Czy urlop bezpłatny wlicza się do okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze?

W odróżnieniu od innych urlopów – wypoczynkowego, macierzyńskiego, rodzicielskiego itp. – urlop bezpłatny występuje w wielu wariantach, określonych w Kodeksie pracy i w przepisach szczególnych. Różnią się one m.in. sposobem, w jaki uregulowano w nich kwestię wliczania czasu urlopu do okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze.

Urlop bezpłatny w art. 174 Kodeksu pracy

W myśl art. 174 § 1 Kodeksu pracy na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.

Udzielenie urlopu bezpłatnego pozostawione jest swobodnej decyzji pracodawcy – pracownik nie ma prawa do tego urlopu i otrzymać go może tylko wtedy, gdy pracodawca zechce pozytywnie odnieść się do złożonego przez pracownika wniosku. W czasie korzystania z urlopu pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Udzielenie urlopu bezpłatnego z inicjatywy pracodawcy, bez wniosku złożonego przez pracownika, jest niezgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy i nie wywołuje skutków prawnych.

Kodeks pracy nie ogranicza długości trwania urlopu bezpłatnego, pozostawiając jej ustalenie zgodnej decyzji pracownika i pracodawcy. W art. 174 § 3 KP przewidziano natomiast możliwość postanowienia przez strony, przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące, że dopuszczalne będzie odwołanie pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Okresu urlopu bezpłatnego, o którym mowa w art. 174 § 1 Kodeksu pracy, nie wlicza się do czasu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze oraz prawa do świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego pracowników (art. 174 § 2 Kodeksu pracy; por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 27 listopada 1996 roku, III AUa 888/96).

Przykład 1.

30 listopada 2019 roku staż pracy pracownika wyniósł 9 lat. Od 2 stycznia do 31 grudnia 2020 roku pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego. W związku z tym 1 stycznia 2021 roku pracownik nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni, do czego wymagany jest staż pracy wynoszący 10 lat (por. art. 154 § 2 Kodeksu pracy), gdyż rok 2020, jako czas urlopu bezpłatnego, nie został pracownikowi wliczony do stażu pracy.

Urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy – art. 1741 Kodeksu pracy

Za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami (art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy).

Okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy wlicza się do czasu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy (art. 174¹ § 2 Kodeksu pracy).

Przykład 2.

Pracodawca A zawarł porozumienie z pracodawcą B, w myśl którego w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2021 roku pracownik pracodawcy A będzie wykonywał pracę u pracodawcy B, na co wspomniany pracownik wyraził zgodę na piśmie. W następstwie zawartych porozumień (pracodawcy A z pracodawcą B oraz pracodawcy A z pracownikiem) 1 lipca 2021 roku pracownik rozpoczął urlop bezpłatny u pracodawcy A i w tym samym dniu nawiązał stosunek pracy (zawarł umowę o pracę) z pracodawcą B. Okres pracy u pracodawcy B zostanie zaliczony do stażu pracy (okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze) pracownika u pracodawcy A.

Urlopy bezpłatne udzielane na podstawie przepisów szczególnych

W art. 174 Kodeksu pracy regulującym ogólne zasady udzielania urlopu bezpłatnego nie wskazano celu (celów), któremu (którym) taki urlop może służyć. Oznacza to, że jeśli tylko dojdzie do konsensusu między pracownikiem a pracodawcą, cel udzielenia urlopu bezpłatnego może być dowolny. W odróżnieniu od tej regulacji omówiony art. 174¹ Kodeksu pracy, jak i przedstawione niżej unormowania szczególne, przewidują możliwość korzystania z urlopu bezpłatnego w celach ściśle określonych.

1. Zgodnie z art. 205 § 4 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy. Okres tego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
2. Cechę urlopu bezpłatnego (brak prawa do wynagrodzenia) ma również urlop wychowawczy, udzielany pracownikowi na podstawie art. 186 Kodeksu pracy, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Zgodnie z art. 1865 KP okres urlopu wychowawczego, w dniu jego zakończenia, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
3. Kolejnym przepisem wprowadzającym obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego jest art. 25 ust. 1 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, zgodnie z którym pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli z wyboru wynika obowiązek wykonywania tej funkcji w charakterze pracownika, przysługuje – na wniosek organizacji związkowej – prawo do urlopu bezpłatnego. W tym przypadku procedurę udzielania urlopu uregulowano szczegółowo w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2018 roku w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy oraz sposobu postępowania w przypadku wygaśnięcia mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego. Ustalono w nim m.in. termin złożenia wniosku przez organizację związkową (co najmniej 14 dni przed proponowanym terminem rozpoczęcia urlopu bezpłatnego), jego treść oraz wymagane załączniki, a także 7-dniowy termin rozpatrzenia dokumentu. Pracownikowi, który po upływie urlopu bezpłatnego lub wygaśnięciu mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej stawi się do pracy, okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
4. Jak stanowi art. 124 Ustawy z dnia 21 listopada 1967 roku o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych, pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie urlopu bezpłatnego na okres ich trwania. W czasie urlopu bezpłatnego pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia.
5. Art. 30 Ustawy z dnia 9 maja 1996 roku o wykonywaniu mandatu posła i senatora wprowadza zakaz świadczenia przez posłów i senatorów pracy na podstawie stosunku pracy w okresie realizowania mandatu: w Kancelarii Sejmu, w Kancelarii Senatu, w Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, w Kancelarii Trybunału Konstytucyjnego, w Biurze Służby Prawnej Trybunału Konstytucyjnego, w Najwyższej Izbie Kontroli, w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, w Biurze Rzecznika Praw Dziecka, w Biurze Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji, w Krajowym Biurze Wyborczym, w Państwowej Inspekcji Pracy, w administracji rządowej i samorządu terytorialnego – z wyjątkiem stosunku pracy z wyboru – oraz w charakterze sędziego, asesora sądowego i prokuratora, pracownika administracyjnego sądu i prokuratury, a także pełnienia zawodowej służby wojskowej. Na czas wykonywania mandatu oraz 3 miesięcy po jego wygaśnięciu posłom i senatorom udzielany jest w tych instytucjach z urzędu urlop bezpłatny. Natomiast zgodnie z art. 29 ustawy poseł lub senator pozostający w stosunku pracy z pracodawcami innymi niż wyżej wymienieni otrzymuje urlop bezpłatny na swój wniosek. Ustawa nie wspomina wprost o zaliczeniu okresu urlopu bezpłatnego do stażu pracy, jednak w myśl art. 28 ust. 1 ustawy okres pobierania uposażenia przez posła i senatora jest traktowany jak okres zatrudnienia. Czas ten zalicza się również do stażu pracy, od którego zależą wszelkie uprawnienia pracownicze, w tym także uprawnienia szczególne, uzależnione od zatrudnienia w określonym zawodzie, branży lub zakładzie pracy.
6. Zgodnie z art. 8 Ustawy z dnia 29 grudnia 1992 roku o radiofonii i telewizji pracodawca zatrudniający członka Krajowej Rady udziela mu, na jego wniosek, urlopu bezpłatnego na czas sprawowania funkcji. Okres urlopu wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia wynikające ze stosunku pracy.
7. W myśl art. 146 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Prawo bankowe członkowi zarządu komisarycznego, na jego wniosek, udziela się urlopu bezpłatnego na czas pełnienia tej funkcji. Okres urlopu bezpłatnego jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
8. Art. 47 ust. 8 Ustawy z dnia 5 grudnia 2008 roku o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi wprowadza obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego przez dotychczasowego pracodawcę osobie skierowanej do pracy przy zwalczaniu epidemii. Okres urlopu bezpłatnego zalicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u tego pracodawcy.

Przedstawione wyżej urlopy bezpłatne, uregulowane w przepisach szczególnych, łączą trzy cechy odróżniające je od urlopu udzielanego na zasadach ogólnych na podstawie art. 174 Kodeksu pracy:

• ściśle określony cel urlopu;
• obowiązek udzielenia urlopu (udzielenie następuje z urzędu albo na wniosek);
• zasada wliczenia czasu urlopu do okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze.

Instytucja urlopu bezpłatnego służy umożliwieniu pracownikowi, na pewien czas, zaprzestania wykonywania pracy bez rozwiązania stosunku pracy. Okresu korzystania z urlopu udzielanego na zasadach ogólnych nie wlicza się do stażu pracy pracownika, natomiast urlopy udzielane w konkretnym celu, wskazanym w przepisach szczególnych, z reguły podlegają zaliczeniu do okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze.