Urlop bezpłatny jest specyficznym rodzajem urlopu pracowniczego, rządzie się zupełnie innymi prawami. Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy, pracodawca ma prawo udzielić tego urlopu pracownikowi tylko na jego pisemny wniosek. Jak urlop bezpłatny ma się do ubezpieczeń ZUS? Czy pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym w razie zwolnienia lekarskiego ma prawo do zasiłku chorobowego? Wyjaśniamy w artykule.
Urlop bezpłatny udzielony pracownikowi przez pracodawcę
Urlop bezpłatny jest udzielany wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Decyzja, co do udzielenia urlopu, należy do pracodawcy, który może odmówić jego udzielenia. Wniosek nie ma jednak charakteru wiążącego, o jego uwzględnieniu lub odrzuceniu decyduje samodzielnie pracodawca, biorąc pod uwagę potrzeby prawidłowej organizacji pracy.
Czas trwania urlopu bezpłatnego, udzielanego na wniosek pracownika, nie jest limitowany. Długość okresu przebywania na urlopie bezpłatnym określa pracownik, a pracodawca ją aprobuje bądź też odrzuca. W przypadku urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące, pracownik i pracodawca mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.
Okres urlopu bezpłatnego jest okresem, który stanowi przerwę w wykonywaniu obowiązków pracowniczych, więc pracodawca nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne za pracownika. Co za tym idzie, okres ten nie jest ani okresem składkowym, ani okresem nieskładkowym według ustawy emerytalnej. Urlop bezpłatny jest przerwą w ubezpieczeniu chorobowym.
Urlop bezpłatny a choroba pracownika
W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, zwolnienie lekarskie nie przerywa urlopu bezpłatnego, udzielonego pracownikowi. Przepisy nie przewidują obowiązku przesunięcia na inny termin części urlopu bezpłatnego, niewykorzystanej z powodu choroby pracownika. Czasu trwania takiej absencji zdrowotnej nie wlicza się do okresu zasiłkowego.
Urlop bezpłatny stanowi nieobecność usprawiedliwioną, za czas której nie przysługuje wynagrodzenie u pracodawcy. Pracownikowi w czasie trwania urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do wynagrodzenia chorobowego (za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym), zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego lub świadczenia rehabilitacyjnego.
W trakcie urlopu bezpłatnego wspomniane świadczenia chorobowe nie przysługują, natomiast należy je wypłacić za okres przypadający po zakończeniu tego urlopu.
Przykład 1.
Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego udzielonego na czas od 1 czerwca do 30 czerwca br. W trakcie urlopu osoba ta stała się niezdolna do pracy z powodu choroby, na potwierdzenie czego przedłożyła pracodawcy zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 26 czerwca do 10 lipca. W tej sytuacji pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe za czas niezdolności do pracy, pokrywający się z urlopem bezpłatnym (26 –30 czerwca). Natomiast powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe po ustaniu przerwy w ubezpieczeniu chorobowym (zakończeniu urlopu bezpłatnego), tj. za okres od 1 do 10 lipca.
Informacje w raportach rozliczeniowych ZUS
Jeżeli niezdolność do pracy nie wykracza poza udzielony pracownikowi urlop bezpłatny, a tym samym pracownik nie uzyska prawa do żadnych świadczeń chorobowych i nie otrzyma żadnych innych wypłat w danym miesiącu, to pracodawca musi go wykazać jedynie w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX oraz kodem przerwy w opłacaniu składek 111 (oznaczający urlop bezpłatny).
Natomiast w sytuacji, gdy nieprzerwana niezdolność do pracy trwa również po zakończeniu urlopu bezpłatnego i pracownik otrzyma za część zwolnienia lekarskiego wynagrodzenie chorobowe lub inne należności ze stosunku pracy, to wtedy trzeba za niego złożyć dwa raporty rozliczeniowe – RSA i RCA.
Rezygnacja z urlopu bezpłatnego
Anulowanie urlopu, który został udzielony, nie zależy od jednostronnej decyzji pracodawcy lub pracownika – wymaga to zgody dwóch stron. Pracownik, jeśli jest tym zainteresowany, powinien złożyć odpowiedni wniosek. Jeżeli taki wniosek nie zostanie złożony przez pracownika, należy uznać, że urlop bezpłatny obowiązuje we wskazanych dniach.
Składając wniosek o urlop bezpłatny, pracownik musi mieć świadomość, że w trakcie urlopu jest zwolniony z obowiązków pracowniczych, tak samo pracodawca zwolniony jest ze swoich obowiązków wobec pracownika, w tym z opłacania składek ubezpieczeniowych lub wypłacania wynagrodzenia chorobowego.
