Urlop bezpłatny – o czym należy pamiętać, kiedy pracownik wróci do pracy?

Kodeks pracy jasno określa, że urlop bezpłatny jest możliwy do wykorzystania przez pracownika, jeśli ten wystąpi ze stosownym wnioskiem. Jak długo może trwać urlop bezpłatny i o czym należy pamiętać podczas powrotu? Kwestie te wyjaśniamy szerzej w tym artykule.

Urlop bezpłatny – tylko na wniosek?

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Wynika to wprost z artykułu 174 Kodeksu pracy (kp). Co za tym idzie, to pracodawca może zadecydować, czy wyraża zgodę na taką przerwę pracy. Bywa bowiem tak, że pracownik wnioskuje o długi okres urlopu bezpłatnego, tak więc pracodawca, podejmując decyzję, musi brać pod uwagę potrzeby firmy oraz konieczność zapewnienia ciągu pracy w zakładzie.

Pracodawca jest osobą decyzyjną w zakresie udzielania urlopu bezpłatnego. Co więcej – w razie gdyby nie zgodził się na taki urlop, to decyzja ta ma charakter ostateczny, czyli pracownik nie może wnieść odwołania do sądu pracy. Urlop bezpłatny może być także udzielony przez pracodawcę w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy lub dla pracownika młodocianego, któremu udzielany jest urlop bezpłatny w czasie ferii szkolnych. Istnieją też przepisy szczególne, dzięki którym urlop ten może być udzielany w przypadku np.:

• pełnienia funkcji radnego;
• osób wykonujących działalność związkową;
• pełnienia funkcji radnego;
• pełnienia funkcji posła lub senatora.

Czy można odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego?

Urlop bezpłatny nie jest limitowany, czyli nie jest ograniczony. W praktyce może być wydłużany i skracany. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Oznacza to, że jeśli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym przez 3 miesiące, to pracodawca, mając na względzie ważne powody, może go odwołać z tego urlopu. Co ważne, będzie to dla pracownika wiążące i jest on zobligowany stawić się w pracy w terminie wyznaczonym przez pracodawcę. Gdyby tego nie zrobił, wówczas pracodawca może uznać, że nastąpiło ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i może wyciągnąć surowe konsekwencje.

Urlop bezpłatny a staż zatrudnienia

Urlop bezpłatny to swego rodzaju zawieszenie stosunku pracy – pracodawca nie płaci pracownikowi wynagrodzenia, zaś pracownik nie wykonuje pracy. Co ważne, z urlopu bezpłatnego może skorzystać pracownik bez względu na swój staż pracy oraz rodzaj umowy, którą posiada. W teorii wniosek o urlop bezpłatny można złożyć już pierwszego dnia pracy. Wniosek nie musi zawierać argumentacji. Urlop bezpłatny nie jest jednak wliczany do stażu pracy, od którego zależne są uprawnienia pracownicze. Wykonywanie obowiązków wynikających ze stosunku pracy jest bowiem zawieszone, pracodawca wstrzymuje opłacanie składek na ubezpieczenia ZUS. Co za tym idzie, pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym traci takie uprawnienia, jak ubezpieczenie zdrowotne czy świadczenia chorobowe, a także nagrody pracownicze bądź odprawy pieniężne.

Powrót z urlopu bezpłatnego – o czym pamiętać?

Jeśli pracownik wraca z urlopu bezpłatnego, należy zweryfikować kilka ważnych kwestii. Przede wszystkim po zakończeniu urlopu bezpłatnego pracownik ma obowiązek stawić się niezwłocznie w pracy. Pracodawca zaś powinien sprawdzić – w przypadku kiedy urlop bezpłatny trwał ciągiem przynajmniej 30 dni – kwestie takie jak:

• czy pracownik posiada ważne badania lekarskie oraz BHP;
• czy obecne warunki wynagrodzenia są aktualne.

Warto nadmienić, że w sytuacji gdy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym dłużej niż miesiąc, nie jest zasadne wysłanie go na badania kontrolne.

Po stawieniu się pracownika do pracy pracodawca powinien zatrudnić pracownika na stanowisku zajmowanym przed urlopem. Wyjątkiem będzie ogłoszenie przez niego upadłości lub likwidacja firmy, a także zwolnienia grupowe.

Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy

Jeśli pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym przynajmniej miesiąc, to ma to wpływ na wymiar jego urlopu wypoczynkowego. Miesiąc urlopu bezpłatnego w ujęciu przepisów Kodeksu cywilnego to 30 dni. Jak stanowi Kodeks pracy, a konkretnie art. 155(2) § 1, w przypadku kiedy pracownik powraca po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie urlopu bezpłatnego, należy zastosować urlop proporcjonalny. Oznacza to, że wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. Jeśli zaś miesięczny urlop bezpłatny wystąpił na przełomie roku, a ponieważ prawo do urlopu wypoczynkowego ustala się na dany rok kalendarzowy, urlop bezpłatny nie ma wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego. Potwierdza to uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego – (sygn. akt V PZP 2/80, OSNC 1981/4/46): [...] W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w czasie bezpłatnego urlopu udzielonego na podstawie art. 174 § 1 kp, a trwającego dłużej niż miesiąc, pracownikowi niewykonującemu pracy od dnia 1 stycznia z powodu urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego za rok kalendarzowy, w którym ustało zatrudnienie, a zatem i prawo do ekwiwalentu za ten urlop.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony i posiada ponad 10-letni staż pracy. W okresie od 1 czerwca do 31 października 2024 roku przebywa na urlopie bezpłatnym. Przed 1 czerwca br. pracownik wykorzystał 12 dni urlopu wypoczynkowego.

Po powrocie do pracy w listopadzie br. pracodawca obniży przysługujący mu urlop wypoczynkowy za 5 miesięcy korzystania z urlopu bezpłatnego. 

Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi po powrocie do pracy w listopadzie br.: 26 dni – 12 dni (urlop dotychczas wykorzystany) – (5/12 × 26 dni) = 3,17, czyli pozostanie 4 dni.

Przykład 2.

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym od 1 listopada 2023 roku do 2 lutego 2024 roku. Następnie rozwiązano umowę o pracę za porozumieniem stron. Urlop bezpłatny trwał bez przerwy do dnia rozwiązania stosunku pracy. Pracownik nie nabył więc prawa do urlopu wypoczynkowego za 2024 rok.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny udzielany jest wyłącznie na wniosek pracownika. Pracodawca nie może zmusić pracownika do jego wzięcia ani skierować go na taki urlop. Nawet w obliczu problemów finansowych firmy.

Urlop bezpłatny a rozliczenie ZUS DRA

Urlop bezpłatny nie pozostaje bez wpływu na deklaracje rozliczeniowe. Absencje pracownika należy wykazać w ZUS DRA. Kod przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne spowodowane urlopem bezpłatnym to 111. Pracodawca powinien więc wykazać urlop bezpłatny na formularzu RSA, gdzie w bloku III.B. w polu 02. należy wpisać kod świadczenia/przerwy – 111, okres przebywania na urlopie bezpłatnym oraz liczbę dni tego urlopu.

Jeśli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym cały miesiąc, wówczas nie trzeba go ujmować w liczbie ubezpieczonych. W takiej sytuacji nie powinno się także tworzyć za pracownika RCA (chyba że były naliczone składki).

Urlop bezpłatny w świadectwie pracy

Urlop bezpłatny należy wykazać w świadectwie pracy zgodnie ze wzorem podanym w rozporządzeniu. W pkt 6 ust. 2 trzeba wprowadzić okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia. W tym miejscu wpisuje się termin udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy. Wyjątkiem jest urlop bezpłatny przysługujący małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych. Jak wskazuje art. 7 pkt 8 Ustawy z 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z FUS, jest to okres nieskładkowy, który w tym przypadku należy wykazać w pkt 13 ust. 6 świadectwa: Okresami nieskładkowymi są następujące okresy: [...] urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą.

Urlop bezpłatny a PFRON

Jeżeli pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego udzielonego na jego wniosek, czyli w trybie art. 174 § 1 Kodeksu pracy, to wlicza się go do ogólnego stanu zatrudnienia. Nie uwzględnia się w nim jednak:

• osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych;
• osób zatrudnionych niebędących osobami niepełnosprawnymi przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy, np. na podstawie art. 25 ust. 1 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych – przysługuje pracownikowi powołanemu do pełnienia funkcji związkowej poza zakładem pracy lub na podstawie art. 47 ust. 8 Ustawy z dnia 5 grudnia 2008 roku o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi – przysługuje pracownikowi skierowanemu do pracy przy zwalczaniu epidemii.

Tak jak wcześniej wspomniano, wyłączenie osób pełnosprawnych nie obejmuje osób przebywających na urlopach bezpłatnych udzielonych na podstawie art. 174 kp (tzw. urlop fakultatywny).

Urlop bezpłatny – podsumowanie

Urlop bezpłatny pozwala pracownikowi na przerwę w pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. To swego rodzaju zawieszenie pracy nie pozostaje bez wpływu na inne uprawnienia pracownicze. Po powrocie z urlopu bezpłatnego należy zweryfikować sytuację pracownika, czyli aktualność jego badań, szkoleń, sprawdzić stan urlopu wypoczynkowego, jeśli urlop bezpłatny trwał przynajmniej 30 dni, a także odpowiednio wykazać go w raportach sprawozdawczo-rozliczeniowych.