Deklaracje kwartalne VAT a korekta faktur sprzedażowych

Możliwość składania kwartalnych deklaracji VAT jest uzależniona od uzyskania statusu małego podatnika, co wymaga nieprzekroczenia określonego limitu sprzedaży w poprzednim roku podatkowym. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy późniejsze korekty faktur sprzedażowych mają wpływ na te wyliczenia i prawo do zmiany metody rozliczeń, dlatego warto dokładnie przeanalizować obowiązujące przepisy.

Jak działają deklaracje kwartalne VAT u małego podatnika?

Stosownie do art. 99 ust. 2 ustawy o VAT mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

W myśl art. 99 ust. 3 pkt 1 ustawy deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 2, mogą, po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego, najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa, składać również mali podatnicy, którzy nie wybrali metody kasowej.

Na mocy art. 99 ust. 5 ustawy mali podatnicy, u których wartość sprzedaży przekroczyła kwotę określoną w art. 2 pkt 25, składają deklaracje podatkowe za okresy miesięczne, począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1. w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;
2. następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Stosownie do art. 103 ust. 2 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3, są obowiązani, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, do obliczania i wpłacania podatku za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 33.

Jak wynika z art. 99 ust. 3 pkt 1 ustawy, jednym z przywilejów małego podatnika jest możliwość składania deklaracji podatkowych za okresy kwartalne. Jest to czynność dobrowolna, a stosowanie tego sposobu rozliczenia następuje w wyniku złożenia stosownego zawiadomienia w tej sprawie – przez co podatnik wyraża wolę korzystania z tej możliwości.

Zatem, aby móc skorzystać z tego prawa, należało uprzednio zgodnie z ww. przepisami zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie to powinno zostać złożone na formularzu VAT-R do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa.

Następnie wyjaśnijmy, w jaki sposób można uzyskać status małego podatnika. Otóż w myśl art. 2 pkt 25 ustawy o VAT, ilekroć w przepisach jest mowa o małym podatniku – rozumie się przez to podatnika podatku od towarów i usług:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro;
• prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro

– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Czy korekta faktur sprzedażowych wpływa na limit małego podatnika VAT?

Na podstawie art. 29a ust. 1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania co do zasady jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Stosownie do art. 29a ust. 10 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o:

1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2. wartość zwróconych towarów i opakowań;
3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W świetle art. 29a ust. 13 ustawy o VAT w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą pod warunkiem, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie ma dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

Z kolei zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy o VAT przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

W kontekście analizowanego zagadnienia warto przywołać fragment interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 24 października 2025 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.718.2025.2.OS):

„Natomiast, odnosząc się do faktu dokonania w marcu 2024 r. przez Państwa korekt faktur sprzedażowych wystawionych w 2023 r., należy wskazać, iż dokonane przez Państwa korekty – jak wynika z opisu sprawy – dotyczyły obniżenia podstawy opodatkowania. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem posiadania dokumentacji określonej w tym przepisie. Zatem, w związku z dokonaniem przez Państwa w marcu 2024 r. korekty podatku wykazanego w fakturach sprzedażowych za rok 2023, wykazana na podstawie pierwotnie wystawionych faktur podstawa opodatkowania, jak również wartość sprzedaży za rok 2023 nie uległa zmianie”.

Reasumując powyższe, należy wskazać, że korekta faktur sprzedażowych nie wpływa na status małego podatnika w poprzednim roku podatkowym, a co za tym idzie, nie pozwala na możliwość zmiany formy składania deklaracji VAT z miesięcznych na kwartalne.