Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi

Przesłanką konieczną dla zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak aby móc potrącić koszty, podatnik musi zgromadzić odpowiednie dowody ich poniesienia. Co do zasady będą to faktury, jednakże ustawodawca przewidział również dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi.

Dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi w praktyce

Zapisy w KPiR są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR). Jednocześnie § 14 rozporządzenia w sprawie KPiR wskazuje, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty:

  • opatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne),

  • określające:

    • przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

    • a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:

  1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

  2. zakupu od ludności sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

  3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

  4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

  5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

  6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

  7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

  8. opłat sądowych i notarialnych;

  9. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.;

  10. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Poniżej prezentujemy najczęściej występujące problemy związane z dokumentowaniem dowodów wewnętrznych. 

Dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi a działalność w mieszkaniu

Wykorzystywanie przez podatnika do celów prowadzonej działalności własnego lokalu mieszkalnego, przez wyłączenie jego części lub całości z funkcji mieszkalnej, jest podstawą do zaliczenia w koszty tej działalności wydatków związanych z utrzymaniem tego lokalu.

Wydatki związane z opłatami za czynsz, prąd, wodę, gaz, telefon i ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą powinny być udokumentowane dowodem wewnętrznym. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe. Każdy dowód wewnętrzny powinien posiadać datę, podpis osoby, która dokonała wydatków, nazwę zakupionego towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, zaś w sytuacji innej niż zakup towaru – przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu.

Potwierdzenie takiego stanowiska można znaleźć w postanowieniu Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty (nr I USB I-2/415-31/06) wydanym 28 marca 2006 r., w którym czytamy:

(...) wydatki związane z eksploatacją lokalu, o których mowa w omawianym przypadku w tej części, w której przypadają na działalność gospodarczą, stanowią koszt uzyskania przychodów. Na udokumentowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących niektórych (kosztów) wydatków mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Wspomniane dowody mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Reasumując, jeśli wydatki związane z eksploatacją lokalu w części przypadającej na działalność gospodarczą stanowią 10 proc. kwoty obejmującej całość opłat eksploatacyjnych za ten lokal, to stanowią one w tej części koszty uzyskania przychodów (…).

Przykład 1.

Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą polegającą na tworzeniu strony internetowych. Na swoje miejsce pracy zaadaptował jeden z pokoi w mieszkaniu. Po wyliczeniu okazało się, że na cele działalności wykorzystywane jest 50% mieszkania. Opłaty eksploatacyjne za użytkowanie mieszkania wynoszą 500 zł. W takiej sytuacji pan Jan powinien sporządzić dowód wewnętrzny na część opłat przypadającą na działalność gospodarczą, czyli 250 zł.

Zakup płodów rolnych a dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi

Jak wskazano, dowody wewnętrzne mogą być sporządzone m.in. na udokumentowanie zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i ich obróbce poubojowej.

W przypadku zakupów od rolników najczęściej nabywca powinien sporządzić tzw. fakturę VAT RR dokumentującą zakup. Jednak niezwykle często zdarza się, że rolnik nie udostępnia danych osobowych umożliwiających prawidłowe wystawienie faktury VAT RR, prawidłowe będzie ujęcie kosztu zakupu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów wewnętrznych.

W takiej sytuacji podatnik prowadzący KPiR może udokumentować zakup produktów rolnych od rolnika dowodem wewnętrznym.

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 2 kwietnia 2009 r. sygn.  ITPB1/415- -56a/09/AK, gdzie możemy przeczytać:

(…) dopuszczalnym jest jednak sporządzanie dowodów wewnętrznych dotyczących zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt. Jednakże dowód taki winien spełniać wymogi określone w ww. przepisach rozporządzenia (…).

Dowód wewnętrzny wystawiany jest przez nabywcę. Nie musi on zawierać danych rolnika-sprzedawcy, ale – co podkreślają organy podatkowe – musi zawierać dane wymagane przez rozporządzenie w sprawie KPiR (§ 14 ust. 1 rozporządzenia). 

Wzór dowodu wewnętrznego

 dokumentowanie wydatków dowodami wewnętrznymi