Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumenty fiskalne - zasady przechowywania

W sytuacji, gdy przedsiębiorca dokonuje sprzedaży, która podlega ewidencji przy pomocy kasy fiskalnej, ma on obowiązek sporządzania raportów fiskalnych - dobowych i miesięcznych. Co ważne, powinien on przechowywać je we właściwy sposób przez określony w przepisach czas.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Przepisy podatkowe w jasny sposób precyzują, które dokumenty przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać. Do najważniejszych z nich zaliczamy:

  • księgę przychodów i rozchodów - stanowi ona podstawę do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy; należy regularnie ją drukować - do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni;

  • faktury sprzedażowe i kosztowe - z początkiem 2014 roku wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiać faktury;

  • potwierdzenia zapłaty - w niektórych sytuacjach do prawidłowego udokumentowania poniesionych wydatków wystarczy np. potwierdzenie przelewu (wyciąg bankowy) czy paragony;

  • dokumenty związane z rejestrowaniem operacji za pomocą kasy fiskalnej - np. raport z kasy fiskalnej;

  • deklaracje i rejestry VAT - obowiązkiem płatnika VAT jest sporządzanie, przechowywanie oraz przesyłanie deklaracji związanych z podatkiem VAT;

  • ewidencje środków trwałych oraz wyposażenia.

Jak długo należy przechowywać dokumenty fiskalne?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży za pomocy kasy fiskalnej, mają obowiązek przechowywać kopie dokumentów fiskalnych przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (jest to termin przedawnienia zobowiązania podatkowego). Oznacza to, że np. dokumenty, które posłużyły do wypełnienia zeznania PIT za rok 2014 należy przechowywać do końca 2019 roku.

Kiedy nie trzeba tworzyć dokumentów fiskalnych?

Brak takiej sprzedaży, która powinna zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej w konkretnym okresie oznacza, że obrót i kwota VAT należnego wynoszą zero. W takim wypadku przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzania raportu dobowego (lub miesięcznego).

Gdzie przechowywać dokumenty fiskalne?

Przedsiębiorcy, stosujący kasy stacjonarne, mają obowiązek przechowywać książki kas, a także programy do ich obsługiwania w miejscu ich użytkowania. W większości przypadków jest to siedziba firmy. Przepisy dopuszczają jednak możliwość archiwizowania dokumentów fiskalnych poza jednostką. Jest to możliwe, gdy zostaną one przekazane jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów - np. biuru rachunkowemu lub firmie zajmującej się archiwizowaniem dokumentów.

Zasady przechowywania dokumentów fiskalnych

Przechowywane dokumenty fiskalne należy przede wszystkim zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Co więcej, trzeba chronić je przed nieupoważnionym rozpowszechnieniem. Najlepszym sposobem na archiwizację jest podział dokumentów na kolejne okresy rozliczeniowe tak, by  łatwo i szybko można było je odnaleźć w razie kontroli.

W przepisach nie znajdziemy informacji na temat tego, jak postępować z dokumentami fiskalnymi po upływie wspomnianych 5 lat. Przedsiębiorca może wówczas podjąć decyzję o likwidacji dokumentacji oraz sposobie jej zniszczenia. Należy przy tym pamiętać, by wraz z rozpoczęciem procesu likwidacji sporządzić odpowiedni protokół zawierający szczegółowy opis niszczonych dokumentów fiskalnych wraz z podpisem osób odpowiedzialnych za ich niszczenie.