Przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą towarów musi posiadać odpowiednie dokumenty, które przedstawiają fakt ich pojawienia się w firmie a także ich zbycie. W sytuacji, gdy towary handlowe zostaną zakupione przez przedsiębiorcę przed formalnym założeniem działalności mogą zostać do niej wniesione remanentem początkowym, jednakże musi to być odpowiednio udokumentowane. Najczęściej zakup towarów handlowych odbywa się na podstawie faktury VAT, bądź w przypadku zakupu od osoby prywatnej na podstawie umowy kupna-sprzedaży. Z nabyciem oraz rozchodem towarów wiążą się nieodłącznie takie pojęcia jak marża handlowa, strata czy remanent. W artykule wyjaśniamy ich znaczenie.
Towary a marża handlowa
W praktyce definicja marży występuje najczęściej jako różnica między ceną zakupu a ceną sprzedaży towaru. Pobierana jest praktycznie na każdym etapie obrotu towarami, zarówno hurtowym jak i detalicznym. Należy jednak pamiętać, iż marża pokrywa wszystkie koszty własne działalności przedsiębiorstwa, zarówno bezpośrednie (koszty zakupu towarów i materiałów), jak i pośrednie (koszty sprzedaży, koszty ogólnego zarządu). Innymi słowami, marża to kwota pobierana przez przedsiębiorców za świadczone na rzecz sprzedawcy usługi, które związane są z obrotem towarowym. Marża handlowa ma bowiem na celu pokrycie kosztów handlowych oraz osiągnięcie zysku.
Strata w towarach
Prowadzenie działalności gospodarczej często obciążone jest możliwością powstania straty w towarach. Zdarza się, że towary handlowe ulegają zniszczeniu, zaginięciu, przeterminowaniu bądź zostają skradzione. W takich przypadkach mówi się o stracie w towarach. Aby uznać stratę za rzeczywiście poniesioną, konieczne jest jej rzetelne i wiarygodne udokumentowanie. Zazwyczaj w tej sytuacji sporządza się protokół straty, a w przypadku kradzieży dowodem może być zgłoszenie szkody policji.
Powstała strata w towarach handlowych nie została wymieniona w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 23 ustawy o PIT. Jednakże aby strata w towarach mogła być uznana za koszt podatkowy muszą być spełnione pewne wymogi:
- strata nie powstała na skutek celowego zawinienia przedsiębiorcy, lecz z powodu zdarzeń losowych lub takich których nie było możliwości uniknąć,
- przedsiębiorca powinien wykazać podjęcie działań zabezpieczających przed powstaniem straty,
- starta została prawidłowo udokumentowana.
W KPiR powstałe straty w towarach należy wyksięgować je z kolumny 10, gdzie ewidencjonuje się zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz przenieść do kolumny 13 - pozostałe wydatki.
Towary handlowe w remanencie
Podatnicy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów mają obowiązek sporządzenia dwóch remanentów w ciągu roku - początkowego oraz końcowego, które będą odzwierciedlać rzeczywisty stan (ilość) rzeczy nim objętych.
Remanent początkowy to wykaz towarów handlowych i materiałów podstawowych posiadanych na stanie na dzień sporządzenia spisu. Spis ten sporządzany jest na na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej oraz na początku każdego roku podatkowego. Remanent stanowi pierwszy wpis do KPiR. Do wartości remanentu początkowego sporządzanego podczas rozpoczęcia prowadzenia działalności należy zaliczyć wszystkie towary handlowe i materiały podstawowe, które przedsiębiorca kupił jeszcze przed jej rozpoczęciem i które może właściwie udokumentować. Wartość remanentu początkowego bierze się pod uwagę przy ustalaniu osiągniętego dochodu oraz podatku dochodowego.
Remanent powinien zawierać:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę “Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób sporządzających spis,
- podpis właściciela zakładu (wspólników).
Towary handlowe i materiały wycenia się w remanencie według cen zakupu, cen nabycia lub według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeśli nie są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Spis sporządzany jest w kwotach brutto, a w przypadku gdy przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, wartości podaje się w kwocie netto.
Na koniec roku podatkowego przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzenia remanentu końcowego. Powinien on zawierać te same elementy co remanent początkowy. Remanent końcowy bieżącego roku obrotowego jest jednocześnie remanentem początkowym roku następnego. Wartość remanentu ma wpływ na ostateczną wartość dochodu za cały rok. Nie warto dokonywać zbyt dużych zakupów na końcu roku, ponieważ niesprzedane pozycje należy ująć w remanencie końcowym, co ostatecznie będzie to skutkowało zwiększeniem dochodu do opodatkowania.
Wartość końcowego spisu z natury porównuje się na koniec roku z wartością spisu początkowego. Jeśli wartość remanentu początkowego jest wyższa niż wartość remanentu końcowego to powstała różnica będzie zwiększać wysokość kosztów (a więc pomniejszać dochód do opodatkowania). W odwrotnej sytuacji, kiedy wartość remanentu końcowego okaże się większa od początkowego, to różnica będzie pomniejszać wysokość kosztów uzyskania przychodu (czyli powiększać kwotę dochodu do opodatkowania).
