Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura od niezarejestrowanego podatnika VAT - konsekwencje podatkowe

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca, pomimo chęci zgłoszenia, nie zostanie zarejestrowany do VAT – z różnych względów. Błąd może wynikać z rozmaitych czynników: np. złej komunikacji z biurem rachunkowym odpowiadającym za rozliczenia, nieznajomości przepisów podatkowych, niedopełnienia formalności, błędów we wniosku zgłoszeniowym VAT-R itd. Co jednak należy zrobić w sytuacji, jeżeli przedsiębiorca nie dokona skutecznej rejestracji do VAT, a zachowuje się jak czynny podatnik VAT? Jakie konsekwencje powoduje faktura od niezarejestrowanego podatnika VAT? Sprawdźmy!

Rodzaje zwolnień z VAT – kiedy można zrezygnować ze zwolnienia?

Biorąc pod uwagę przyczynę zwolnienia z VAT, możemy wyróżnić dwa rodzaje zwolnienia z tego podatku.

1.Zwolnienie podmiotowe – ze względu na osiągane w działalności obroty.

Ze zwolnienia podmiotowego z VAT, czyli do limitu sprzedaży 200 000 zł w skali roku, można zrezygnować w dowolnym momencie. Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która dobrowolnie chce zgłosić się do VAT, powinna złożyć w urzędzie skarbowym wniosek rejestracyjny VAT-R, w którym określi termin rejestracji jako czynny podatnik VAT.Art. 113. 1 Ustawy o VAT
„Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku”.

2.Zwolnienie przedmiotowe – ze względu na wykonywanie określonego rodzaju usług bądź sprzedaż pewnych towarów.

Zwolnienia przedmiotowe w obrocie krajowym wyszczególnione zostały w art. 43 ustawy o podatku od towarów i usług. Należą do nich m.in. usługi medyczne, psychologiczne, dentystyczne czy dostawa terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane.

Ze zwolnienia przedmiotowego nie można zrezygnować, a przypadku świadczenia usług bądź sprzedaży towarów podlegających zwolnieniu przedmiotowemu z VAT, przedsiębiorca zobowiązany jest do stosowania tego zwolnienia w odniesieniu do każdorazowej sprzedaży tych usług lub towarów.

Rejestracja do VAT – kiedy jest obowiązkowa?

Przedsiębiorcy podlegający obowiązkowej rejestracji do VAT to osoby wykonujące w ramach działalności ściśle określone usługi bądź sprzedające określone grupy towarów. Zamknięty katalog sprzedaży obligującej osoby prowadzące działalność gospodarczą do zgłoszenia się do VAT zawarty został w art. 113 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług.

Do VAT-u zobowiązani są zarejestrować się m.in. przedsiębiorcy świadczący usługi:

  • prawnicze,
  • jubilerskie,
  • doradcze

oraz sprzedający m.in. następujące towary:

  • wymienione w załączniku nr 12 do ustawy,
  • nowe środki transportu.

Dodatkowo rejestracji jako czynni podatnicy VAT podlegają obowiązkowo przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku podatkowym przekroczyli kwotę obrotu w wysokości 200 000 zł. W przypadku gdy firma zostaje założona w trakcie roku, limit podmiotowego zwolnienia z VAT przeliczamy proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w danym roku podatkowym.

Wystawiona faktura od niezarejestrowanego podatnika – jakie są konsekwencje w VAT?

Ustawa o VAT nakłada na przedsiębiorcę obowiązek rejestracji czynnych podatników VAT poprzez złożenie wniosku rejestracyjnego VAT-R do urzędu skarbowego. Wniosek VAT-R powinien dostarczyć zarówno przedsiębiorca zobligowany do zgłoszenia się jako czynny podatnik VAT, jak i ten, który dobrowolnie rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego. Podmioty korzystające ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego mogą złożyć wniosek VAT-R, w którym potwierdzą fakt stosowania ze zwolnienia, jednak nie jest to dla nich obligatoryjne. Brak złożonego wniosku VAT-R oznacza bowiem domyślne korzystanie ze zwolnienia z podatku VAT.

Czynni podatnicy VAT zobligowani są do opodatkowania dokonanej sprzedaży podatkiem VAT, z wyłączeniem sprzedaży zwolnionej z tego podatku na podstawie odrębnych przepisów (np. zwolnienie przedmiotowe z VAT). 

Co zatem należy zrobić w sytuacji, gdy osoba zobligowana do zgłoszenia do VAT, czyli np. prawnik, nie dopełni formalności rejestracyjnych, a wystawia faktury z naliczonym podatkiem VAT? Organy podatkowe stoją na stanowisku, że niezależnie od tego, czy przedsiębiorca dopełnił formalności rejestracyjnych, czy nie, powinien wykazaną na fakturach sprzedaży kwotę podatku VAT odprowadzić do urzędu skarbowego.Art. 108 ust.1. ustawy o VAT
„W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty”.
Dodatkowo, z uwagi na brak formalnego zgłoszenia do VAT, przedsiębiorca powinien złożyć w urzędzie skarbowym wyjaśnienia związane z zaistniałą sytuacją oraz możliwie najszybciej dopełnić formalności rejestracyjne jako czynny podatnik VAT.

Przykład 1. 

Pan Bartosz świadczący usługi prawne w ramach prowadzonej działalności nie złożył wniosku rejestracyjnego VAT-R, ale mimo to dokumentuje sprzedaż na podstawie faktur, naliczając podatek VAT. Czy z uwagi na brak dopełnienia formalności rejestracyjnych pan Bartosz powinien odprowadzić podatek od towarów i usług do urzędu skarbowego?

Tak, pan Bartosz ma obowiązek zapłacić podatek VAT, ponieważ wystawione zostały faktury, w których wykazano kwotę naliczonego podatku VAT. Dodatkowo przedsiębiorca powinien niezwłocznie dokonać zgłoszenia do VAT.

Może się również zdarzyć, że osoby, które nie dokonały zgłoszenia do VAT i domyślnie korzystają ze zwolnienia podmiotowego z tego podatku, czyli do limitu obrotów w wysokości 200 000 zł w skali roku podatkowego, wystawiają faktury opodatkowane VAT. Przedsiębiorca niezarejestrowany do VAT w razie dokonania sprzedaży, od której naliczył podatek VAT, również w tym przypadku – na podstawie art. 108 ust. 1. ustawy o VAT – powinien odprowadzić podatek od towarów i usług od sprzedaży i skontaktować się z urzędem skarbowym w celu wyjaśnienia.

Faktura od niezarejestrowanego podatnika VAT z punktu widzenia nabywcy

Prawo odliczenia podatku od towarów i usług co do zasady przysługuje nabywcy tylko wówczas, gdy sprzedawca wystawiający fakturę został zarejestrowany do VAT, a tym samym jest uprawniony do naliczania tego podatku przy sprzedaży towarów bądź usług.Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT
„W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.
Organy podatkowe zazwyczaj nie pozwalają na odliczenie podatku od towarów i usług z faktur wystawionych przez podmiot niezarejestrowany. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2017 roku, 0111-KDIB3-2-4012.118.2017.1.ASZ, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, co następuje: „[...] w interesie osób prowadzących działalność gospodarczą leży podjęcie działań, które wyeliminowałyby ryzyko współpracy z nierzetelnymi podmiotami, ponieważ to podatnik ponosi negatywne konsekwencje odliczenia podatku naliczonego z faktury nieodzwierciedlającej rzeczywistej transakcji, tzn. nie chodzi wyłącznie o przedmiot dostawy, ale również o podmiot transakcji”.

Od powyższej reguły braku prawa do odliczenia VAT w razie niedopełnienia formalności rejestracyjnych przez sprzedawcę towaru/usługi są jednak wyjątki, przykładem może być wyrok TSUE z dnia 19 października 2017 roku, C-101/16: „[…] Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem zasada neutralności podatkowej w zakresie VAT wymaga, aby odliczenie podatku naliczonego zostało przyznane, jeżeli zostały spełnione wymogi materialne, nawet wówczas, gdy niektóre wymogi formalne zostały pominięte przez podatników […]. Inaczej może być jednak w przypadku, gdy naruszenie takich wymogów formalnych skutkuje uniemożliwieniem dostarczenia pewnych dowodów na spełnienie wymagań materialnych”.

Co powinien zrobić nabywca w razie odliczenia podatku VAT od faktury wystawionej przez niezarejestrowanego podatnika VAT?

Przedsiębiorca odliczający podatek VAT od danego zakupu ma obowiązek weryfikacji statusu kontrahenta względem VAT. Może się jednak zdarzyć, że – w wyniku błędu lub niedopatrzenia nabywcy – podatek VAT zostanie niesłusznie odliczony i wykazany w deklaracji VAT. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie, należy złożyć korektę deklaracji i pliku JPK_VAT.

W razie gdy w pliku za dany miesiąc ujęta zostanie faktura wystawiona przez podmiot niezarejestrowany do tego podatku, nabywca najprawdopodobniej może spodziewać się komunikatu z systemu Ministerstwa Finansów, informującego o nieprawidłowościach w zakresie odliczenia podatku VAT. W przypadku gdy przedsiębiorca stoi na stanowisku, że przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT, powinien złożyć stosowne wyjaśnienia.

Niezarejestrowanie się do VAT nie zwalnia zatem przedsiębiorców z obowiązków wynikających z ustawy o VAT, a może przyczynić się do wielu nieporozumień. Warto zadbać o dopełnienie formalności przed wystawieniem pierwszej faktury opodatkowanej podatkiem VAT. Dzięki temu oszczędzimy nie tylko czas, ale także unikniemy niepotrzebnych wyjaśnień przed organem podatkowym i kontrahentami.