Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura z niepełnymi danymi a rozliczenie podatku VAT

Szczegółowe regulacje dotyczące zasad wystawiania faktur zostały wymienione wprost w ustawie o VAT. Przepisy określają jednoznacznie czym jest faktura oraz jakie dane powinna zawierać. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy faktura z niepełnymi danymi może zostać ujęta w ewidencji. Sprawdźmy!

Definicja faktury

Pojęcie faktury zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 31 ustawy o VAT. Zgodnie z jego brzmieniem przez fakturę rozumie się "dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Według art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo mały podatnik rozliczający się metodą kasową na fakturach wystawionych przez siebie powinien zawrzeć adnotację “metoda kasowa”.

Natomiast w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, na fakturze powinien zostać wskazany:

  • przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  • przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
  • inna podstawa prawna wskazująca na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Podatnik rozliczający się w systemie marży na swoich fakturach powinien ująć odpowiednie oznaczenia. I tak w przypadku:

  • usług turystyki określenie “procedura marży dla biur podróży”,
  • dostawy towarów używanych określenie “procedura marży - towary używane”,
  • dostawy dzieł sztuki frazę “procedura marży - dzieła sztuki”,
  • dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków określenie “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Pełen katalog danych, które koniecznie muszą znajdować się na fakturze odnaleźć można w art. 106e ustawy o VAT.

Faktura z niepełnymi danymi - kiedy uznana jest za prawidłową?

Ustawodawca określił w art. 106e ust. 4 jakich danych oraz w jakich sytuacjach faktura nie musi zawierać. I tak w przypadku:

1. dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca towaru lub usługobiorca, faktura nie zawiera:

  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

2. osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, niebędących podatnikami, dokonujących okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, faktura nie zawiera:

  • numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,

3. w przypadku gdy podatnik jest obowiązany na żądanie nabywcy towaru lub usługi wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 - faktura nie zawiera:

  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Jakich danych faktura może nie zawierać?

Ponadto ustawodawca w określonych sytuacjach pozwala na pewną dowolność zamieszczania niektórych danych na fakturze:

1. w przypadku podatnika mającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w przypadku ich braku stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności), który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi, a miejscem tej dostawy lub świadczenia jest inne terytorium (Unia Europejska), faktura może nie zawierać:

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

2. w przypadku podatnika mającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w przypadku ich braku stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności), który dokonuje dostawy towarów lub świadczy usługi, a miejscem tej dostawy lub świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (spoza Unii Europejskiej), faktura może nie zawierać:

  • numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

3. w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro - faktura uproszczona może nie zawierać:

  • imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku,
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Podsumowując przedsiębiorca otrzymał w ustawie szczegółowe wytyczne dotyczące kwestii danych jakie są niezbędne, jakich należy nie stosować oraz jakie można pominąć w określonych sytuacjach wystawiając fakturę z niepełnymi danymi traktowaną jako faktura uproszczona.

Faktura z niepełnymi danymi a odliczenie VAT

W przypadku braku jakiegokolwiek z elementów wymaganych przez przepisy w określonych sytuacjach, faktura z niepełnymi danymi nie zawsze zostanie uznana za dokument na podstawie którego możliwe będzie odliczenie podatku VAT.

Przykład 1.

Podatnik otrzymał fakturę dokumentującą dostawę, na której sprzedawca z przyczyn nieokreślonych nie zamieści numeru NIP nabywcy lub swojego identyfikatora. Dokument nie będzie posiadał elementów jakie określa art. 106e ust. 1 pkt. 4 lub 5 ustawy o VAT, zatem nie będzie spełniał podstawowych wymogów narzuconych ustawą.

Co gorsza zdaniem Doradców Podatkowych brak numeru NIP nie jest błędem, który może być korygowany za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej błędy formalne. Brak NIP na fakturze, jest uchybieniem polegającym na niedopełnieniu obowiązku, a nie pomyłką przy wypisywaniu danych.

Jak poradzić sobie z problemem wadliwie wystawionej faktury?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że w myśl art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7–11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1. W większości sytuacji jest on więc determinowany samym zdarzeniem a nie formalnym aktem wystawienia faktury (z zastrzeżeniem art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4).

Dostawca zatem niezależnie czy wystawił fakturę, czy też nie - musi wykazać zdarzenie w celu opodatkowania go podatkiem od towarów i usług. Dokument, który dostawca wystawił wadliwie, w myśl ustawy nie będzie fakturą.

Tak więc nic nie stoi na przeszkodzie by nabywca zwrócił się kolejny raz o wystawienie faktury zawierającej wszystkie niezbędne dane.