Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura z niepełnymi danymi a rozliczenie podatku VAT

Szczegółowe regulacje dotyczące zasad wystawiania faktur zostały wymienione wprost w ustawie o VAT. Przepisy określają jednoznacznie czym jest faktura oraz jakie dane powinna zawierać. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy faktura z niepełnymi danymi może zostać ujęta w ewidencji. Sprawdźmy!

Definicja faktury

Pojęcie faktury zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 31 ustawy o VAT. Zgodnie z jego brzmieniem przez fakturę rozumie się "dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Jakie dane powinna zawierać faktura?

Według art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo mały podatnik rozliczający się metodą kasową na fakturach wystawionych przez siebie powinien zawrzeć adnotację “metoda kasowa”.

Natomiast w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, art. 43 ust. 1 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, na fakturze powinien zostać wskazany:

  • przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
  • przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
  • inna podstawa prawna wskazująca na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Podatnik rozliczający się w systemie marży na swoich fakturach powinien ująć odpowiednie oznaczenia. I tak w przypadku:

  • usług turystyki określenie “procedura marży dla biur podróży”,
  • dostawy towarów używanych określenie “procedura marży - towary używane”,
  • dostawy dzieł sztuki frazę “procedura marży - dzieła sztuki”,
  • dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków określenie “procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Pełen katalog danych, które koniecznie muszą znajdować się na fakturze odnaleźć można w art. 106e ustawy o VAT.

Faktura z niepełnymi danymi - kiedy uznana jest za prawidłową?

Ustawodawca określił w art. 106e ust. 4 jakich danych oraz w jakich sytuacjach faktura nie musi zawierać. I tak w przypadku:

1. dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca towaru lub usługobiorca, faktura nie zawiera:

  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

2. osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, niebędących podatnikami, dokonujących okazjonalnie wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, faktura nie zawiera:

  • numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,

3. w przypadku gdy podatnik jest obowiązany na żądanie nabywcy towaru lub usługi wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 - faktura nie zawiera:

  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.