Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczanie VAT - błędy początkujących przedsiębiorców

Zakładanie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu różnych obowiązków, z tym związanych z prowadzeniem księgowości. Jest to szczególnie problematyczna sprawa, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje, że zajmie się nią osobiście. Ponieważ dla wielu świeżych biznesmenów zagadnienie to jest czymś zupełnie obcym, bardzo często popełniają oni błędy. Okazuje się, że najtrudniejsze jest rozliczanie VAT - podatku od towarów i usług. Jeżeli rozpoczynasz właśnie działalność, przeczytaj ten artykuł i sprawdź, na co musisz zwrócić szczególną uwagę w rozliczaniu VAT!

Rozliczanie VAT a brak dopełnienia obowiązku rejestracji

Wielość nowych obowiązków sprawia, że w momencie, gdy pojawia się pierwszy klient, przedsiębiorca myśli wyłącznie o realizacji pierwszej w życiu transakcji. Zapomina wówczas o wielu kwestiach formalnych, jak choćby prawo do wystawienia faktury.

W tym miejscu warto przypomnieć, że co do zasady przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, mogą skorzystać z prawa do zwolnienia z VAT na mocy art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług. Zwolnienie z podatku przysługuje ze względu na limit obrotów nieprzekraczający 200 tys. zł (lub proporcjonalnej części tej kwoty, jeżeli działalność została zarejestrowana w trakcie roku). Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca nie dokona zgłoszenia rejestracyjnego na druku VAT-R, to automatycznie uznaje się, że korzysta on z wskazanego wyżej zwolnienia.

W takiej sytuacji, aby udokumentować sprzedaż na rzecz firm, przedsiębiorca musi wystawić fakturę, ale bez naliczonego VAT. A co w przypadku, gdy właściciel firmy przez pomyłkę wyda odbiorcy dokument sprzedażowy z naliczonym podatkiem od towarów i usług? Wówczas naliczenie VAT skutkuje koniecznością odprowadzenia daniny do urzędu skarbowego. Co ważne, podatnik nie składa z tego tytułu żadnej deklaracji, ale dokonuje wyłącznie zapłaty podatku do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Kolejna istotna kwestia w tej sytuacji to brak prawa do odliczenia VAT od zakupów - przywilej ten przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom, którzy dopełnią obowiązków formalnych związanych z rejestracją. Jednak VAT naliczony można odzyskać po dokonaniu rejestracji, jeżeli nastąpi ona w miesiącu otrzymania faktur kosztowych lub w trzech kolejnych okresach (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub w dwóch kolejnych okresach (w przypadku rozliczeń kwartałach).

A co w tej sytuacji z nabywcą? W jaki sposób powinien dokonać rozliczenia VAT z takiej niewłaściwie wystawionej faktury? Podkreślenia wymaga fakt, iż przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT z faktury dokumentującej sprzedaż zwolnioną z podatku VAT. Oznacza to, że sprzedawca, czyli nasz początkujący przedsiębiorca, już na starcie będzie postawiony w złym świetle.

Wysyłka pliku JPK_V7 po terminie a rozliczanie VAT

Rejestracja do VAT wiąże się z koniecznością dopełnienia dodatkowych obowiązków związanych z naliczeniem podatku od towarów i usług oraz sporządzeniem pliku JPK_V7M (jeżeli podatnik wybierze rozliczenia miesięczne) lub JPK_V7K (jeżeli będzie rozliczał się kwartalnie). Przedsiębiorca ma na to czas do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym.

Brak sprzedaży w danym okresie nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wysyłki pliku JPk_V7 za dany okres rozliczeniowy. Plik JPK_V7 zastąpił od rozliczenia za październik 2020 deklarację VAT oraz plik JPK_VAT.
Co istotne, wskazany wyżej termin jest nieprzekraczalny. Za opóźnienia w rozliczaniu VAT w wyznaczonej dacie może grozić kara grzywny. Co ważne, jak wynika z art. 112b ustawy ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego może nałożyć z tego tytułu dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego albo kwoty zawyżenia zwrotu różnicy podatku, zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku do obniżenia podatku należnego za następne okresy rozliczeniowe. Dla przedsiębiorcy każdy nieprzewidziany wydatek (w dodatku niestanowiący kosztu podatkowego) ma ogromne znaczenie.

Właściciel firmy może jednak uniknąć negatywnych konsekwencji opóźnienia w rozliczaniu VAT dzięki instytucji tzw. czynnego żalu, którą należy złożyć wraz z opóźnionym plikiem JPK_V7.

Czynny żal można złożyć w formie elektronicznej co zostało szczegółowo omówione w artykule: Elektroniczny czynny żal - jakie elementy powinien zawierać?

Rozliczanie VAT a opóźnienie w zapłacie podatku

Regularna wysyłka pliku JPK_V7M lub JPK_V7K w terminie to nie jedyny cykliczny obowiązek przedsiębiorcy. Powinien on również wpłacić podatek na konto właściwego urzędu skarbowego (w tym samym terminie, w którym wysyła JPK_V7). Przekroczenie 25. dnia miesiąca wiąże się z koniecznością naliczenia odsetek od zaległości podatkowych. Wylicza się je od dnia następującego po terminie zapłaty do dnia dokonania płatności.

Co istotne, przedsiębiorca powinien samodzielnie naliczyć i opłacić odsetki wraz z należnością główną. Należy jednak pamiętać, że odsetki, które nie przekroczyły kwoty 8,70 zł nie podlegają wpłacie do urzędu.

Podatek VAT należy wpłacać na indywidualny numer mikrorachunku podatkowego. Numer ten jest stały i nie zmienia się nawet w przypadku zmianie miejsca zamieszkania podatnika a tym samym zmianie właściwego urzędu skarbowego: Indywidualny mikrorachunek podatkowy w przykładach!

Rozliczanie VAT od wydatków o charakterze osobistym

Wielu początkujących przedsiębiorców ma problem z właściwym określeniem, czy dany wydatek może stanowić koszt podatkowy i podstawę do odliczenia VAT, czy też nie. Niejednokrotnie kierują się oni zasłyszanymi opowieściami na temat tego, od których wydatków ich znajomy odliczył podatek.

Należy jednak pamiętać, że w jednym przypadku rozliczanie VAT od danego wydatku będzie poprawne, natomiast nie oznacza, że będzie to działanie poprawne również w innych firmach. Przykładem może być zakup ekspresu do kawy do siedziby przedsiębiorstwa, które zatrudnia pracowników. W tym wypadku zarówno wydatek dotyczący samego sprzętu, jak i kawy oraz herbaty będzie uzasadniony. Jeżeli jednak na zakup taki zdecyduje się przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność w swoim mieszkaniu, wówczas wydatek taki może zostać określony przez organy podatkowe jako noszący znamiona prywatnego.

Należy przy tym pamiętać, iż wydatki na dentystę, okulary korekcyjne, fitness czy basen - mimo że można znaleźć ich związek z działalnością - w większości przypadków nie będą stanowić podstawy do odliczenia VAT.

Rozliczanie VAT z faktur nie dających prawa do odliczenia

Trzeba pamiętać również o grupie wydatków, które można uznać za koszt w podatku dochodowym, ale wobec których rozliczanie VAT nie jest możliwe. Wśród nich znajdują się faktury za:

  • usługi gastronomiczne,

  • usługi noclegowe - jeżeli na fakturze oprócz usługi hotelowej znajdują się również inne wydatki, np. parking, to brak możliwości odliczenia VAT dotyczy tylko kwoty za nocleg. Wyjątkiem jest sytuacja gdy usługa noclegowa nabywana jest w celu jej dalszej odprzedaży.

Błędna stawka VAT na fakturze sprzedaży a rozliczanie VAT

Jedną z dość częstych pomyłek popełnianych w rozliczaniu VAT przez przedsiębiorców jest zastosowanie błędnej stawki tego podatku. Zdarzają się sytuacje, kiedy opodatkowana zostaje czynność, która nie podlega VAT lub korzysta ze zwolnienia z podatku, jak również zastosowanie zaniżonej stawki.

Drugi ze wspomnianych wyżej przypadków jest dość częstym problemem w przypadku firm świadczących usługi budowlane. Ustawa o VAT wskazuje bowiem na prawo do korzystania z preferencyjnej stawki 8% w przypadku budowy, remontu, modernizacji obiektów budowlanych zaliczonych do budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym. Tymczasem często zdarza się, że przedsiębiorcy stosują obniżoną stawkę dla usługi związanej z infrastrukturą towarzyszącą budownictwu mieszkaniowemu - np. wykonania śmietników czy parkingów, do których zastosowanie ma podstawowa stawka VAT - 23%.

Rozliczanie VAT a niepoprawna kwota nadwyżki podatku przeniesiona na następny okres

Przedsiębiorca, który w początkowych etapach prowadzenia własnego biznesu ponosi sporo wydatków, może nie być zobowiązany do opłacania VAT. Jeżeli w JPK_V7 wykazuje nadwyżkę podatku naliczonego (od zakupów) nad należnym (od sprzedaży), ma kilka możliwości m. in. może wnioskować o jej zwrot lub przenieść do rozliczenia na kolejny okres.

W drugim z ww. przypadków wartość nadwyżki należy wykazać w kolejnym pliku JPK_V7. Jak się okazuje, również w tym przypadku przedsiębiorcy popełniają błędy, wykazując kwoty wyższe niż wskazane w poprzedniej części deklaracyjnej pliku. W takim wypadku konieczne będzie złożenie korekty części deklaracyjnej JPK_V7.

Rozliczanie VAT a błędy rachunkowe w części deklaracyjnej JPK_V7

Kolejnym błędem popełnianym przez początkujących przedsiębiorców w rozliczaniu VAT są złe wyliczenia w pliku JPK_V7, wynikające m.in. z nieprawidłowego podsumowania wartości.

Co ciekawe, błędy rachunkowe często dotyczą pól: Nabycie towarów i usług pozostałych. Wartość podatku VAT nie może być wyższa niż kwota podstawy opodatkowania pomnożona przez najwyższą stawkę VAT 23%. Wyższa wartość podatku sugeruje błąd ze strony podatnika. Niższa kwota będzie natomiast akceptowana ze względu na występujące obniżone stawki VAT 5% i 8%, oczywiście w przy założeniu, że została poprawnie zastosowana do sprzedaży opodatkowanej obniżoną stawką VAT.

Przedsiębiorca, który rozkręca własny biznes i jednocześnie decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, staje przed wyzwaniem związanym z zapoznaniem się z prawem podatkowym i zawiłościami w przepisach. W celu poprawnego rozliczania VAT wystarczy świadomość czekających obowiązków (jak terminy płatności i wysyłki pliku JPK_V7) oraz umiejętność oddzielenia wydatków prywatnych od firmowych. Od błędów rachunkowych może natomiast uchronić program do samodzielnego prowadzenia księgowości wfirma.pl. Podatnicy korzystający z systemu na podstawie danych w nim zawartych: wystawionych faktur sprzedaży oraz zaksięgowanych wydatków, wygenerują plik JPK_V7, bez konieczności ręcznego uzupełniania - automatycznie. Wystarczy przejść do zakładki START » PODATKI » JEDNOLITY PLIK KONTROLNY » DODAJ » DODAJ JPK V7.

Rozliczanie VAT a JPK_V7