Oznaczenia na fakturach wymagane są przez zapisy ustawy o VAT. Artykuł 106e tej ustawy określa co faktura powinna zawierać.
Obowiązkowe oznaczenia na fakturach
Z oznaczeń dodatkowych obligatoryjnych przy danym rodzaju transakcji czy statusie podatnika charakterystyczne są zagadnienia:
1. faktura małego podatnika, który zadeklarował w urzędzie na druku VAT-R metodę kasową, na chwilę obecną musi posiadać informację "metoda kasowa";
2. wystawianie faktury w imieniu sprzedawcy - nabywca towarów lub usług od innego podatnika może sam w jego imieniu wystawić faktury dokumentujące sprzedaż czy też otrzymanie zaliczki, z tym że wówczas takie dokumenty muszą zawierać słowo "samofakturowanie";
3. procedura VAT marża - te dziedziny sprzedaży, które mogą korzystać z procedury VAT marża również powinny zwrócić uwagę na oznaczenia na fakturach:
- dla świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży, faktura powinna zawierać wyrazy "procedura marży dla biur podróży";
- dla dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków - faktura powinna zawierać dodatkowo słowa: "procedura marży – towary używane", "procedura marży – dzieła sztuki" lub "procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki";
4. dostawa z odwrotnym obciążeniem - w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku VAT (lub innego o podobnym charakterze) jest nabywca, dokument powinien zawierać wyrażenie "odwrotne obciążenie" z angielskiego “reverse charge” - zatem zapis ten będzie używany np. w przypadku eksportu usług czy przy krajowej sprzedaży towarów z załącznika nr. 11 do ustawy o VAT;
5. faktury podatników zwolnionych z VAT - przy fakturach, na których stosowana jest stawka "zw" należy dodatkowo podać przepis prawny, na podstawie którego czynność jest zwolniona z VAT (wyjątek stanowi zwolnienie podmiotowe ze względu na limit obrotów);
6. faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego - powinna być oznaczona jako "Faktura VAT RR".
Wyżej wskazane oznaczenia na fakturach są obowiązkowe ale nie przy każdej transakcji. Zawsze należy mieć na uwadze jej charakter na gruncie przepisów.
Oznaczenia na fakturach - co nie jest obowiązkowe?
Na przestrzeni lat przepisy ustawy o VAT jak i rozporządzeń wykonawczych do niej zmieniały się niejednokrotnie. Obecnie niektóre kiedyś wymagane oznaczenia na fakturach dziś nie są już obowiązkowe:
wyrazy "Faktura" czy “Faktura VAT” - kiedyś podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający NIP, wystawiali faktury oznaczone takimi słowami, obecnie nie jest to wymagane, ważne natomiast by nie zabrakło na niej danych, o których mowa w art. 106e;
numer rejestracyjny pojazdu - nie ma już obowiązku zamieszczania go na fakturach za zakup paliwa czy części samochodowych;
słowa “kopia” i “oryginał” również odeszły w niepamięć;
pieczątki choć zwykle każda firma posiada nie są wymagane na wydrukach wystawianych faktur;
podpisy osób wystawiających i przyjmujących fakturę - nie są konieczne, choć wielu z przyzwyczajenia wciąż je stosuje.
Dodatkowe oznaczenia na fakturach, o których mowa wyżej choć nie są już obowiązkowe wciąż mogą być stosowane. Zatem faktury z oznaczeniem “kopia/oryginał” jeżeli posiadają dane o których mowa w art. 106e ustawy o VAT wciąż uznawane są za pełnoprawne dokumenty handlowe i dowody księgowe.
