Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż i dostawa zamówienia. Wiąże się ono również z kwestiami formalnymi, o których nie można zapomnieć. Oczywiście, jak można się domyślać, najważniejsze elementy to regulamin, uregulowanie kwestii działalności gospodarczej i ochrona danych osobowych (czyli RODO), ale powiedzmy sobie o tym szerzej. Sprawdźmy więc jakich formalności musimy dopełnić, jeśli zależy nam na stworzeniu sklepu internetowego.
Sklep a działalność gospodarcza
Prowadząc sklep internetowy, w większości przypadków trzeba zarejestrować działalność gospodarczą. Można też prowadzić sklep w oparciu o „działalność niezarejestrowaną”, ale tylko w wypadku, gdy przychód w danym miesiącu nie przekroczy połowy wartości minimalnego wynagrodzenia. Aby skorzystać z tej możliwości, trzeba złożyć formularz VAT-R najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie sprzedaży, czyli przed uruchomieniem sklepu. Gdy przychody w danym miesiącu przekroczą wspomnianą kwotę – w ciągu 7 dni trzeba zarejestrować działalność gospodarczą.
Już od jakiegoś czasu możemy też korzystać z „ulgi na start”, czyli zwolnienia z opłacania składki na ubezpieczenie społeczne przez pierwszych sześć miesięcy. RODO i ochrona danych osobowych klientów
RODO i ochrona danych osobowych klientów
Po wejściu w życie rozporządzeń dotyczących ochrony danych osobowych (RODO) – polityka prywatności na stronie sklepu internetowego stała się jeszcze ważniejsza. Dlatego musimy zadbać o to, żeby dane osobowe naszych klientów były bezpieczne, a procedury obchodzenia się z nimi – odpowiednie i jasne. Dotyczy to zarówno osób, które zapisują się na newsletter, jak i klientów, którzy coś kupili w sklepie internetowym.
Przepisy nie zawsze jasno definiują środki, które powinniśmy podjąć w celu ochrony danych osobowych (a przynajmniej nie w przystępny dla większości sposób), ale z pewnością jednym z podstawowych czynników jest korzystanie z protokołu SSL, który szyfruje przesyłane dane.
Ważne jest też poinformowanie użytkowników o tym, jakie dane osobowe i w jakim celu będziemy przechowywać.
Istnieje też coś takiego jak “prawo do bycia zapomnianym”. Każdy użytkownik może zażądać usunięcia swoich danych osobowych z bazy.
Płatności
Tworząc sklep internetowy oraz ustalając jego koncepcję projektową, powinniśmy przyjąć perspektywę klienta - ta zasada ma zastosowanie także w przypadku przyjmowania płatności. Między innymi właśnie dlatego powinniśmy postarać się, aby zaoferować jak najwięcej opcji. Oczywiście należy też uwzględnić nasze możliwości, tak aby nie przysporzyć sobie problemów w trakcie obsługi sklepu. Absolutne minimum to dwie opcje - płatność przelewem i możliwość opłacenia zamówienia przy odbiorze.
Opcje wysyłki
W przypadku wysyłki bez wątpienia powinniśmy zaoferować kilka możliwości. Nie chodzi tu jednak o proponowanie usług wielu firm kurierskich, ale kilku sposobów dostawy. Klienci najczęściej decydują się na 3 formy:
- Dostawę kurierem bezpośrednio do domu lub pod inny podany adres
- Odbiór przesyłki w paczkomacie
- Przesyłkę z odbiorem na poczcie
Przy małej liczbie zamówień organizacją i realizacją wysyłek możemy zająć się samodzielnie, jednak kiedy ich liczba wzrośnie, konieczne może okazać się podpisanie umowy z firmą kurierską. Umożliwi to automatyzacje procesu wysyłkowego. Dzięki temu zaoszczędzimy czas i zmniejszymy ryzyko opóźnień oraz pomyłek.
Bezpieczeństwo sklepu internetowego
W sklepie gromadzimy dane osobowe klientów oraz przyjmujemy ich płatności. W związku z tym powinniśmy zadbać o bezpieczeństwo. Monitorowanie strony, update’y, bezpieczny hosting. Istotny jest też wspomniany wyżej certyfikat SSL, który powinien obejmować szyfrowanie danych dla całej strony, (nie tylko na podstronie z płatnościami). Tworząc stronę sklepu w kreatorze takim jak WebWave SSL otrzymujemy za darmo.
Ogólne kwestie logistyczne
Pozyskiwanie, przechowywanie i wysyłanie produktów to najważniejszy element funkcjonowania sklepu internetowego. Możemy skorzystać tu z wielu modeli, a wybór konkretnego rozwiązania będzie zależał od kilku czynników:
- Rodzaju asortymentu
- Możliwości platformy, w której stworzysz sklep.
- Wielkości sprzedaży
- Zasobów ludzkich
- Możliwości finansowych
Najczęściej dobrym pomysłem okazuje się skorzystanie z kilku możliwych modeli jednocześnie.
Jakie dokumenty powinny znaleźć się na stronie sklepu www?
Niektóre z formalności, jakie musimy spełnić, tyczy się stricte samej działalności lub kwestii technicznych związanych ze stroną, które m.in. podkreślają nasz profesjonalizm lub/i zapewniają bezpieczeństwo nam i konsumentom. Są jednak dokumenty i komunikaty wynikające z obowiązków prawnych, które muszą znaleźć się na stronie i należą do nich:
- Regulamin sklepu internetowego - dokument ten określa zasady dokonywania zakupów w sklepie internetowym, takie jak koszty dostawy, zasady zwrotów, reklamacji czy płatności.
- Polityka prywatności - dokument ten informuje klientów o sposobie przetwarzania i ochrony ich danych osobowych, a także o prawach, jakie przysługują im w związku z ich przetwarzaniem.
- Informacja o prawie odstąpienia od umowy - dokument ten powinien zawierać informacje o terminie i sposobie odstąpienia od umowy, a także o kosztach związanych z odstąpieniem.
- Potwierdzenie zamówienia - dokument ten powinien potwierdzać złożenie zamówienia przez klienta oraz zawierać podstawowe informacje dotyczące transakcji.
- Polityka cookies - dokument ten informuje klientów o wykorzystywaniu plików cookies na stronie internetowej sklepu oraz o sposobie ich wykorzystywania.
- Umowa o świadczenie usług - dokument ten zawiera informacje o umowie między sklepem internetowym a klientem oraz określa zasady świadczenia usług.
Dokumenty te są ważne, ponieważ zapewniają klientom sklepu internetowego jasność i przejrzystość w zakresie zasad dokonywania transakcji oraz przetwarzania ich danych osobowych, a my jako właściciele strony i przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby dokumenty te były dostępne na stronie sklepu internetowego i łatwo dostępne dla klientów.
Formalności związane z zakładaniem sklepu internetowego - podsumowanie najważniejszych kwestii
Zakładanie sklepu internetowego to proces, który wymaga dopilnowania wielu formalności.
Wybór formy prawnej – trzeba zdecydować, czy sklep będzie prowadzony w formie działalności gospodarczej, spółki cywilnej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).
Rejestracja firmy – należy zarejestrować firmę w Urzędzie Skarbowym i ewentualnie w innych instytucjach, np. w ZUS lub GUS.
Wybór i zarejestrowanie domeny – trzeba wybrać odpowiednią nazwę dla sklepu internetowego i zarejestrować ją.
Wybór i zakup hostingu – trzeba wybrać dostawcę hostingu, który zapewni miejsce na serwerze internetowym, na którym będzie działał sklep.
Uzyskanie certyfikatu SSL – trzeba zakupić certyfikat SSL, który zapewni bezpieczeństwo transakcji przeprowadzanych w sklepie.
Opracowanie regulaminu sklepu – trzeba opracować regulamin sklepu internetowego, który określa zasady funkcjonowania sklepu, prawa i obowiązki klientów oraz sprzedawcy.
Oznaczenie cen i opisów produktów – trzeba dokładnie oznaczyć ceny i opisy produktów, tak aby klienci mieli pełną informację o oferowanych towarach.
Dostosowanie sklepu do wymagań prawa – trzeba dopilnować, aby sklep internetowy był zgodny z wymaganiami prawa, np. przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, prawa konsumentów itp.
Zabezpieczenie sklepu przed atakami – trzeba zainstalować odpowiednie oprogramowanie antywirusowe i zabezpieczyć sklep przed atakami hackerów.
Wybór i wdrożenie systemu płatności – trzeba wybrać odpowiedni system płatności, który umożliwi klientom dokonywanie transakcji w sklepie internetowym.
Oprócz wymienionych powyżej formalności warto pamiętać również o dopilnowaniu kwestii związanych z logistyką, takich jak:
- wybór dostawcy
- organizacja wysyłek i zwrotów.
Zakładanie sklepu internetowego to skomplikowany proces, który wymaga dokładnego planowania i przygotowania. Warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy pomogą w dopilnowaniu wszystkich formalności i zapewnią prawidłowe funkcjonowanie sklepu internetowego.
Autor: Webwave
