W ostatnim czasie rynek e-commerce rozwija się bardzo dynamicznie. Również w Polsce zakupy przez internet stają się coraz bardziej popularne ze względu na ich wygodny i nieskomplikowany charakter, a także oszczędność czasu, a niekiedy i pieniędzy. Taka sytuacja prowadzi do tego, że coraz więcej osób decyduje się na handel online i zakłada sklepy internetowe. Jak się okazuje, nie jest to jednak najtańsza z możliwości prowadzenia własnego biznesu, a na pierwsze zyski z reguły trzeba trochę poczekać. Jak założyć sklep internetowy, na jakie aspekty należy zwrócić przy tym uwagę i ile to faktycznie kosztuje?
Jak założyć sklep internetowy – czyli jak ważny jest pomysł?
Sklep internetowy to jedna z możliwości założenia własnego biznesu. W dzisiejszych czasach wiele osób rezygnuje z pracy na etacie na rzecz własnej działalności. Chcąc wziąć sprawy w swoje ręce, otwierają własny sklep internetowy. Aby jednak założyć swój e-sklep trzeba mieć pomysł. Zdecydowanie wymaga to głębszej analizy rynku; tego, co internauci najczęściej kupują, co wzbudza największe zainteresowanie, a co za tym idzie; co sprzedaje się najlepiej i w końcu – na czym można zarobić. Jak wynika z badań Gemius – E-commerce w Polsce 2019 najpopularniejszymi produktami roku są: odzież, różnego rodzaju akcesoria i dodatki, obuwie, kosmetyki, perfumy, książki, filmy i płyty. Otwierając własny sklep internetowy, można zatem posiłkować się powyższą wstępną analizą.
Zakup towaru – jakie zaopatrzenie na początek?
Po podjęciu decyzji dotyczącej oferowanych we własnym sklepie internetowym produktów, należy zadbać o ich zakup. W zależności od tego, jaki produkt wybierze przedsiębiorca – koszty mogą być różne. W przypadku niedrogich towarów zaopatrzenie może kosztować kilkaset złotych, natomiast produktów niszowych kilka, a nawet kilkadziesiąt tysięcy. Niemniej jednak niezależnie od rodzaju sprzedawanych produktów początkujący przedsiębiorca powinien dokonać zakupu niewielkiej ilości towarów i przetestować, jak dany towar się sprzedaje oraz jakie jest zainteresowanie produktem.
Minimalizacja kosztów prowadzenia magazynu a model dropshippingu
Wydatków związanych z otwarciem sklepu internetowego zdecydowanie nie brakuje. Dlatego w niektórych kwestiach warto pracować nad ich ograniczeniem, przynajmniej na początku, gdy firma dopiero się rozwija. Wynajem magazynu to koszt od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych – co oznacza stosunkowo duże wydatki. Jedną z możliwości zaoszczędzenia środków może być więc prowadzenie magazynu w swoim domu, garażu czy piwnicy lub skorzystanie z modelu dropshippingu – gdzie koszty magazynowania oraz wysyłki towaru leżą po stronie faktycznych sprzedawców (np. hurtowni).
Jak założyć sklep internetowy – czyli jaką platformę wybrać? A może stworzyć własną?
Osoby zakładające własny sklep internetowy powinny dobrze przemyśleć wybór odpowiedniej platformy. Jest ona ważna z uwagi na fakt, że to właśnie z niej potencjalni klienci będą korzystać i dokonywać za jej pośrednictwem zakupów. Platforma musi więc spełniać określone wymagania, a także być wygodna i intuicyjna. Co ważne, przed jej wyborem konieczne jest również określenie, na czym zależy twórcy sklepu oraz jakie są potrzeby początkowe, a jakie będą w przyszłości.
Platformy abonamentowe
Dla przedsiębiorców, prowadzących stosunkowo niewielkie sklepy o niedużej liczbie produktów, proponuje się korzystanie z platformy w modelu SaaS. Użytkownik otrzymuje możliwość korzystania z oprogramowania po uiszczeniu opłaty abonamentowej, a wraz z tym ma możliwość dostosowania wyglądu i funkcji do swoich upodobań (oczywiście w ramach tych, udostępnionych w ramach oprogramowania). Z reguły użytkownik nie musi się również martwić o hosting i domenę, ponieważ jest ona wliczona już w cenę pakietu. Dodatkowo tego typu platformy są stale aktualizowane i udoskonalane. Cena takiego oprogramowania to koszt średnio kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Niektóre serwisy proponują cenę promocyjną dla początkujących użytkowników lub nawet czasowo darmowe użytkowanie.
Darmowe platformy
Możliwe jest również pobranie darmowego oprogramowania i stworzenie sklepu samodzielnie. W takim przypadku należy jednak pamiętać, że niektóre rozszerzenia mogą być dodatkowo płatne. W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości bądź problemów użytkownik może kontaktować się z użytkownikami na facebookowych forach. Warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie powoduje dodatkowe koszty za hosting i domenę. Nawet więc jeśli jest to stosunkowo niedrogie rozwiązanie, to mimo wszystko może okazać się czasochłonne.
Indywidualne sklepy
Zlecenie stworzenia sklepu „szytego na miarę” to już zdecydowanie wyższe koszty i choć takie rozwiązanie w pełni odpowiadać może wymyślonej wizji sklepu internetowego jego założyciela, to praca programistów i specjalistów z tego zakresu wyceniana może być od kilku do nawet kilkuset tysięcy złotych. Takie rozwiązanie polecane jest użytkownikom, którzy na stworzenie sklepu przeznaczyli dużą sumę środków, dysponują dużą ilością czasu na stworzenie sklepu, a co najważniejsze – mają ciekawy pomysł i wizję.
Regulamin sklepu i RODO
Bardzo ważną formalną kwestią przy zakładaniu sklepu internetowego jest stworzenie regulaminu. Ci, którzy nie chcą przeznaczać na ten cel zbyt dużej sumy, mogą znaleźć przykładowy wzór regulaminu w internecie. Taki wzór można pobrać po kliknięciu w link: Regulamin sklepu internetowego - wzór z omówieniem. Niemniej jednak warto zlecić kancelarii prawnej stworzenie indywidualnego regulaminu dopasowanego do tego konkretnego e-sklepu. Należy pamiętać, że regulamin powinien zawierać informacje dotyczące przede wszystkim płatności, terminów wysyłki, zwrotów czy reklamacji, ponieważ regulamin jest formą zdalnej umowy, którą zawiera się z nabywcą towaru. Koszt wykonania takiej usługi przez kancelarię prawną może wynosić 100-500 zł.
Kasa fiskalna – czy można uniknąć kolejnego wydatku?
Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do zakupu kasy fiskalnej i rejestrowania na niej sprzedaży. Sprzedaż w systemie wysyłkowym może skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Wystarczy jedynie spełnić pewne warunki.
„Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)”.
Jeżeli więc podmiot otrzymuje zapłatę za dostarczony towar za pośrednictwem banku lub poczty, a z prowadzonej dokumentacji i potwierdzeń zapłaty jednoznacznie wynika kogo i czego ona dotyczyła, wówczas kasa fiskalna nie jest konieczna, a przedsiębiorca oszczędza nawet 3000 zł (w zależności od kasy lub drukarki fiskalnej). Warto jednak pamiętać, aby dokładnie przeanalizować czy skorzystanie ze zwolnienia jest możliwe, ponieważ niektóre działalności bezwzględnie nie mogą korzystać ze zwolnień z kasy fiskalnej. Są to m.in. sprzedaż nośników danych cyfrowych i analogowych, sprzedaż perfum i wód toaletowych oraz niektórych sprzętów fotograficznych. Pełną listę towarów i usług, które nie mogą korzystać ze zwolnień, zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jak założyć sklep internetowy i prowadzić działania marketingowe
Założenie sklepu internetowego, dobranie produktu i platformy to połowa sukcesu. Przed przyszłym właścicielem sklepu jeszcze kilka ważnych kwestii. Aby sklep był widoczny dla klientów, trzeba zadbać o jego pozycjonowanie i dobry marketing. Opiekę nad SEO można zlecić zewnętrznej firmie lub zadbać samemu. Należy jednak uważać, bo jest to bardzo ważne. Czasami niewielkie działania mogą spowodować spadek lub wzrost pozycji w wyszukiwarce. Rozpoznawalność marki zwiększą działania w social mediach, tj. w serwisach takich jak np. Facebook, LinkedIn czy Instagram. Można również zastanowić się nad reklamami Google AdWords, e-mail marketingiem czy content marketingiem.
Treści sprzedawanych produktów na stronie sklepu
Profesjonalnie zredagowane opisy produktów i oferty przyczyniają się do wzrostu osiąganych przychodów. Dlatego tak ważne jest, aby były rzetelnie napisane. Szczególnie że mają one również wpływ na pozycjonowanie sklepu w wyszukiwarce. Powinny być więc napisane samodzielnie – nie należy ich kopiować, ponieważ zostaną uznane za plagiat, co negatywnie wpłynie na pozycje sklepu. Koszt sporządzenia opisu produktu przez wyspecjalizowaną firmę to kilka złotych za opis. Można jednak zaoszczędzić i redagować je samodzielnie. Trzeba jednak zachować unikalność treści.
Zdjęcia, które sprzedają produkt
Zakupy internetowe, mimo że są wygodne, to nie dają możliwości dotknięcia i obejrzenia produktu, dlatego tak ważna w działalności e-commerce jest kwestia odpowiedniego doboru zdjęć towarów. Odgrywają one szczególną rolę w sprzedaży produktu i mogą być najsilniejszym motywatorem do dokonania zakupu. Dlatego powinny być starannie wykonane – najlepiej profesjonalnym sprzętem. Należy jednak pamiętać, by oddawały przy tym faktyczny stan produktu. Sesje można zlecić firmie fotograficznej, czego koszt sięga z reguły kilkudziesięciu złotych za produkt lub zorganizować sesję we własnym zakresie. Dysponując odpowiednimi umiejętnościami, wcale nie musi ona szczególnie odbiegać jakością od tej profesjonalnej.
Koszty założenia działalności, księgowości i podatków
Sklep internetowy może być prowadzony w dowolnej formie tj. jednoosobowej działalności, spółki cywilnej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki jawnej, akcyjnej lub spółki z o.o. W zależności od wybranej formy kwestie dotyczące rejestracji mogą się różnić, nawet jeżeli chodzi o te stricte finansowe.
Rejestracja działalności
W przypadku jednoosobowej działalności i spółki cywilnej rejestracja będzie wolna od opłat. Wniosek CEIDG-1 o rozpoczęcie działalności należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy. W przypadku spółek handlowych rejestracji dokonuje się w KRS i tutaj opłaty mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych. Rejestracji do Krajowego Rejestru Sądowego dokonuje się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku – w zależności od rodzaju zakładanej działalności – w formie papierowej lub elektronicznej.
Wybór biura rachunkowego lub systemu do prowadzenia księgowości
Prowadzenie ksiąg i rozliczeń powinno odbywać się w sposób rzetelny i niewadliwy. O poprawności jej prowadzenia może zadbać biuro rachunkowe lub sam przedsiębiorca. Biuro rachunkowe będzie wygodniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy czas poświęcony na ewentualne prowadzenie księgowości chcą przeznaczyć na rozwój firmy. Koszty mogą być jednak wyższe – ceny usług biura rachunkowego rozpoczynają się od 200-250 zł. Decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości, przedsiębiorca powinien zadbać o wybór takiego systemu, który maksymalnie usprawni pracę w obszarze księgowości oraz zapewni wszelkie integracje m.in. z Ministerstwem Finansów, ZUS, Allegro czy e-Bankowością i bezpieczeństwo danych. Takim programem jest bez wątpienia system do samodzielnego prowadzenia księgowości online wFirma.pl. Koszty zakupu oprogramowania wahają się w okolicach 34-70 zł za miesiąc.
Podpis elektroniczny lub podpis zaufany
Decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości, przedsiębiorca powinien liczyć się z kosztami za stworzenie własnego podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. System wFirma umożliwia użytkownikom podpisanie deklaracji bez konieczności posiadania własnego podpisu. Niemniej jednak posiadanie go może okazać się wygodne i ograniczyć konieczność pojawiania się w urzędzie skarbowym czy ZUS do minimum. Założenie Profilu zaufanego jest bezpłatne, natomiast koszt podpisu kwalifikowanego to ok. 250 zł.
Ile wynoszą składki ZUS?
Otwierając własną działalność gospodarczą, podatnik powinien liczyć się również z zapłatą podatków. O ile na samym początku zyski mogą być niewielkie, a podatek dochodowy i podatek VAT bliskie zeru, tak już w przypadku składek ZUS konieczne będzie ich opłacanie od pierwszego dnia. Początkujący przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z ulgi na start i wówczas opłaca tylko składkę zdrowotną w wysokości 362,34 zł (w roku 2020). Taka ulga może trwać przez pierwsze 6 miesięcy. Następnie przez kolejne 2 lata przedsiębiorca może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które dla 2020 roku wynoszą 609,14 zł lub 590,03 zł jeśli nie zdecyduje się na opłacanie składki chorobowej. Po upływie tego terminu mogą wynieść już nawet 1431,48 zł.
Więcej informacji o składkach ZUS można znaleźć w artykule: Składki ZUS w przypadku początkujących przedsiębiorców
Podatek dochodowy – wybór odpowiedniej formy opodatkowania
Wybór formy opodatkowania może być niezwykle istotny, gdy chodzi o finanse przyszłego przedsiębiorcy. Dlatego warto się nad tym zastanowić i porównać, co będzie dla nas bardziej opłacalne.
Wyróżniamy następujące formy opodatkowania:
- podatek progresywny (skala podatkowa, zasady ogólne) – domyślna stawka podatku, którą opodatkowuje się dochód (przychód – koszt) od 2020 roku wynosi 17%, a po przekroczeniu obrotu w wysokości 85 528 zł – 32% liczone od nadwyżki. Zatem przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają działalność i są w stanie przewidzieć, że początkowo zyski nie będą zbyt duże, mogą brać pod uwagę tę formę opodatkowania. Dodatkowo przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych mają możliwość korzystania z ulg podatkowych, co jest niewątpliwie dużą zaletą tej formy.
- podatek liniowy – stawka podatku do 19% – jest ona opłacalna dla przedsiębiorców, którzy osiągają wysokie dochody (przekraczające 82 582 zł). Nie mają oni jednak prawa do większości ulg i wspólnego rozliczania się z małżonkiem w zeznaniu rocznym. Dla początkującego przedsiębiorcy, który dopiero rozkręca swój biznes, ta forma może być zatem nieopłacalna.
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – zgodnie z art. 12 ust 5 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne stawka ryczałtu w zakresie handlu wynosi 3%. Podatnik nie ma jednak możliwości pomniejszania osiąganych przychodów o poniesione koszty. Niemniej jednak stawka jest stosunkowo niska, więc jest to także jedna z proponowanych form dla przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność.
Rejestracja jako czynny podatnik VAT – czy się opłaca?
Podatnicy rozpoczynający działalność co do zasady mają możliwość wyboru czy chcą być czynnymi podatnikami VAT, czy podatnikami zwolnionymi. Niektóre działalności nie mogą skorzystać ze zwolnienia (np. obrót towarami objętymi akcyzą). Jeżeli jednak podmiot spełnia warunki do skorzystania ze zwolnienia, to może być to opłacalna opcja. Bycie nievatowcem jest korzystne dla podatników, którzy mają małe koszty, przez co podatek naliczony, który podlegałby odliczeniu, byłby niski oraz gdy oferta sprzedaży skierowana jest do osób nieprowadzących działalności. Wówczas ceny sprzedaży mogą być niższe niż ceny czynnego podatnika VAT, przez co konsumenci będą chętniej dokonywać zakupów.
W pozostałych wypadkach, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zdecydowanie ciekawszą opcją będzie rejestracja jako czynny podatnik VAT, ponieważ daje ona możliwość pomniejszenia należnego podatku od sprzedaży o podatek naliczony z otrzymanych faktur zakupu.
Firmowy rachunek bankowy
Posiadanie firmowego rachunku bankowego nie jest obowiązkowe. Nie mniej jednak z uwagi na wejście w życie przepisów dotyczących białej listy oraz split payment kontrahenci mogą wymagać podania na fakturze firmowego, a nie prywatnego rachunku bankowego. Warto zatem rozważyć jego założenie. Koszty utrzymania rachunku firmowego wahają się w granicach kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Przykładowe porównanie:
| Podsumowanie kosztów sklepu internetowego (przy założeniu jak najniższych kosztów) | Podsumowanie kosztów sklepu internetowego (przy założeniu wysokich kosztów) | |
| Powierzchnia magazynowa | Magazynowanie towaru we własnym mieszkaniu lub dropshipping – 0 zł | Wynajęcie powierzchni magazynowej – ok. 2000 zł |
| Platforma e-commerce | Opłacenie abonamentu za korzystanie z platformy sklepowej – w pierwszych okresach 0 zł | Zlecenie stworzenia strony sklepu specjalistom – 20 000 zł |
| Regulamin sklepu | Samodzielne stworzenie regulaminu na podstawie wzoru – 0 zł | Zlecenie stworzenia indywidualnego regulaminu kancelarii prawnej – do 500 zł |
| Kasa fiskalna | Skorzystanie ze zwolnienia – 0 zł | Zakup kasy fiskalnej – do 3000 zł |
| Prowadzenie księgowości | Samodzielnie w systemie wFirma.pl – możliwość skorzystania z programu aktywizacja – 0 zł; | Usługa prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe – min. 200 zł miesięcznie |
| Podpis kwalifikowany | Profil zaufany – 0 zł | Podpis kwalifikowany ok. 250 zł |
| Podatki i ZUS | Podatek dochodowy i podatek VAT w zależności od sprzedaży, ulga na start, czyli ZUS wynoszący 342,32 zł | Podatek dochodowy i podatek VAT w zależności od sprzedaży, pełny ZUS 1316,97 zł |
| Firmowy rachunek bankowy | Korzystanie z prywatnego rachunku – 0 zł | Korzystanie z firmowego rachunku bankowego – ok. 25 zł miesięcznie + ewentualne prowizje za przelewy |
| Podsumowanie kosztów w przybliżeniu | 342,32 zł (+ zakup towaru i ewentualne opłaty za platformę e-commerce i program do księgowości) | 27 291,97 zł (+ zakup towaru i ewentualne prowizje za przelewy) |
Powyższa tabela przedstawia przykładowe porównanie kosztów związanych z założeniem sklepu. Są to przykładowe kwoty, które mogą się różnić w zależności od obszaru prowadzenia działalności, ale także wyborów dokonanych przez przedsiębiorców. Mają one zatem charakter przybliżony. Porównanie nie zawiera kosztów związanych z zakupem towaru, ponieważ katalog towarów jest bardzo obszerny, a co za tym idzie, ceny mogą być bardzo różne.
Odpowiadając zatem na pytanie: „Jak założyć sklep internetowy i ile to kosztuje?” – to zależy od budżetu i posiadanej ilości czasu, którą dysponuje przyszły właściciel sklepu. Wiele kwestii można załatwić we własnym zakresie, przez co koszty będą zdecydowanie niższe. Na starcie można również skorzystać z wielu promocji i ofert dla początkujących przedsiębiorców. Dzięki temu oszczędzimy spore środki, które można wykorzystać w innych miejscach. Jeżeli jednak dysponujemy dużym budżetem, własnym pomysłem i wizją sklepu – koszty mogą być naprawdę duże. Nie zawsze jednak idzie to w parze z jakością. W obu przypadkach można postarać się o najwyższą jakość, co będzie przekładało się na wysokie zyski – jeśli nie od razu, to na pewno w przyszłości.
