Poradnik Przedsiębiorcy

Informacje o dodatkowym zatrudnieniu - kiedy trzeba ją podać?

Dane osobowe pracownika podlegają szczególnej ochronie, nie tylko na gruncie przepisów RODO, lecz również z uwagi na treść przepisów Kodeksu pracy (kp). Pracownik ma prawo do zachowania prywatności i nie jest zobowiązany do informowania pracodawcy o swoim życiu osobistym. Pracodawca może żądać od pracownika podania wyłącznie określonego katalogu informacji. Czy do tego katalogu zaliczają się informacje o dodatkowym zatrudnieniu?

Jakich informacji może żądać pracodawca od pracownika?

Zakres informacji, jakich może żądać pracodawca od swoich podwładnych, jest uregulowany przepisem art. 22(1) kp.

Art. 22(1) § 1 i 2 Kodeksu pracy
„§ 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL)”.

Jak wynika z analizy tego przepisu, pracodawca może żądać od pracownika podania danych niezbędnych do nawiązania stosunku pracy, które dotyczą głównie cech identyfikacyjnych pracownika i jego kariery zawodowej. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł żądać od pracownika również numeru rachunku płatniczego, o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracodawca może żądać od pracownika podania również innych danych, jeśli jest to przewidziane odrębnymi przepisami. Przykładowo, jeśli pracownik jest zatrudniony w organie administracji publicznej i charakter jego pracy wymaga dostępu do informacji niejawnych, wówczas pracodawca będzie zobowiązany do uzyskania również innych danych dotyczących pracownika, na przykład danych dotyczących jego karalności.

Co z innymi danymi?

Niezwykle ciekawym zagadnieniem praktycznym jest dopuszczalność żądania przez pracodawcę informacji innych aniżeli wskazane powyżej. Warto zauważyć, iż wyliczenie zawarte w przepisie art. 22(1) kp ma charakter zamknięty, co oznacza, iż wyczerpująco określa zakres danych, których wskazania pracodawca może żądać od pracownika. Aby zapobiec ewentualnym nieprawidłowościom, ustawodawca celowo ograniczył zakres żądanych informacji. Pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika czy od pracownika np. danych o jego światopoglądzie, wyznaniu, orientacji seksualnej, sytuacji rodzinnej czy planach dotyczących posiadania dzieci.

Co ważne, w trakcie trwania procesu rekrutacyjnego pracownik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, jednak oczywiście zgoda ta dotyczy tylko informacji określonych wyczerpująco powyżej. Z punktu widzenia pracodawcy najbardziej istotnymi informacjami są dane dotyczące wykształcenia, zdobytego doświadczenia zawodowego i posiadanych w związku z tym umiejętności. Pracodawca, zgodnie z przywołanym powyżej przepisem, posiada uprawnienie do żądania udostępnienia tych danych. Zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy. Taki pogląd został zawarty w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego, wydanego 1 grudnia 2009 roku (sygn. I OSK 249/09).

Informacje o dodatkowym zatrudnieniu – czy pracodawca ma prawo żądać ich od pracownika?

Na tle podanych powyżej informacji rodzi się pytanie czy pracodawca ma prawo znać informacje o dodatkowym zatrudnieniu wykonywanym przez pracownika w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy. Pracodawca – zgodnie z dyspozycją przepisu art. 22(1) kp, ma możliwość zapytania pracownika o przebieg jego dotychczasowego zatrudnienia, przez które należy rozumieć zatrudnienie w okresie poprzedzającym nawiązanie stosunku pracy z nowym pracodawcą. Przepisy kp nie wspominają jednak nic o zatrudnieniu w okresie konkurującym z nowym stosunkiem pracy, co może rodzić spory i nieporozumienia pomiędzy pracodawcą a jego podwładnym.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego wydanym 11 stycznia 2017 roku (sygn. I PK 25/16), w określonych sytuacjach pracodawca będzie mógł domagać się od pracownika podania informacji o jego dodatkowym zatrudnieniu, w tym o podejmowaniu nowego zatrudnienia, jego zakończeniu, a nawet przyczynach ustania tego zatrudnienia.

Pojęcie dodatkowego zatrudnienia należy rozumieć szeroko – nie tylko w zakresie dotyczącym umów o pracę, lecz również innych stosunków cywilnoprawnych jak np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o współpracy, itp.

Zdaniem Sądu, dopuszczalność żądania przez pracodawcę informacji o dodatkowym zatrudnieniu jest uwarunkowana dwoma przesłankami:

  • informacje o dodatkowym zatrudnieniu pracownika są uzasadnione interesem pracodawcy;

  • pracodawca zawrze w umowie o pracę dodatkowe postanowienie nakładające na pracownika obowiązek poinformowania go o dodatkowym zatrudnieniu.

W określonych sytuacjach pracodawca będzie miał prawo żądać i znać informacje o dodatkowym zatrudnieniu, albowiem może to być istotne z uwagi na jego własne interesy. Z całą pewnością pracodawca nie ma interesu w żądaniu informacji o pozapracowniczej działalności bez ważnego powodu. W jakich przypadkach informacje o dodatkowym zatrudnieniu będą istotne? Zainteresowanie pracodawcy może być podyktowane przede wszystkim jego interesami gospodarczymi, gdyż – jak wynika z orzeczenia Sądu – „pracodawca ma zatem interes w tym aby kontrolować, czy jego osiągnięcia nie „wydostają się” poza obręb zakładu pracy i nie są wykorzystywane przez inne podmioty prowadzące niekoniecznie konkurencyjną, ale choćby podobną działalność w ramach ich działalności gospodarczej”. W różnych sytuacjach interes pracodawcy będzie uzasadniony różnymi przesłankami, zależnymi od konkretnych okoliczności i rodzaju działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo pracodawcy. Jeśli pracownik nie zgodzi się z powodami wskazanymi przez pracodawcę, o tym, czy podany przez pracodawcę powód stanowi ważny interes pracodawcy, rozstrzygnie właściwy sąd.

Pracodawca ma prawo znać informacje o dodatkowym zatrudnieniu pracownika, jeśli jest to podyktowane jego uzasadnionym interesem. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2017 roku (sygn. I PK 25/16) „wprowadzenie postanowienia umownego przewidującego obowiązek poinformowania pracodawcy o podjęciu dodatkowego zatrudnienia w podmiocie prowadzącym podobną do danego pracodawcy działalność może być uzasadnione interesem pracodawcy”.

Z przywołanego orzeczenia Sądu Najwyższego wynika zatem jednoznacznie, iż pracodawca może w treści umowy o pracę nałożyć na pracownika obowiązek poinformowania go o podjęciu dodatkowego zatrudnienia zarówno w postaci kolejnej umowy o pracę, jak i innej umowy cywilnoprawnej. Jeśli pracownik naruszy nałożony na niego w treści umowy obowiązek i nie zawiadomi pracodawcy o kolejnym zatrudnieniu, naraża się na dotkliwe skutki, również w postaci wypowiedzenia umowy o pracę.

Informacje o dodatkowym zatrudnieniu – co mają wspólnego z klauzulą o zakazie dodatkowego zatrudnienia?

Informacje o dodatkowym zatrudnieniu mogą również wpłynąć na możliwość zawarcia w umowie o pracę klauzuli zakazującej pracownikowi podejmowania dodatkowego zatrudnienia, w tym prowadzenia działalności konkurencyjnej względem działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Jak wskazał w swoim orzeczeniu Sąd Najwyższy „konkretyzacja obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy może polegać na umownym ograniczeniu podejmowania przez pracownika dodatkowego zatrudnienia w postaci wprowadzenia odpowiedniego zakazu lub konieczności uzyskania zgody pracodawcy na podjęcie takiego zatrudnienia (działalności). Ograniczenie to nie może zostać wprowadzone, jeśli nie ma uzasadnienia w rzeczywistym interesie zakładu pracy. Wprowadzenie w umowie o pracę zakazu podejmowania dodatkowego zatrudnienia, względnie obowiązku uzyskania na to uprzedniej zgody pracodawcy, które nie spełnia tego wymagania, jest nieważne (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.)”. Takie stanowisko znajdujemy w wyroku wydanym przez Sąd Najwyższy 14 kwietnia 2009 roku (sygn. III PK 60/08). Zakaz dodatkowego zatrudnienia musi zatem być – podobnie jak obowiązek informowania o dodatkowym zatrudnieniu – uzasadniony interesem pracodawcy.

Jeśli pracownik planuje rozpoczęcie dodatkowego zatrudnienia, niezależnie od jego formy, winien w pierwszej kolejności dokładnie zapoznać się z treścią podpisanej przez niego przy zatrudnieniu umowy o pracę. Może bowiem okazać się, iż prawo pracownika do podjęcia dodatkowego zajęcia będzie w istotny sposób ograniczone, a złamanie tego obowiązku będzie oznaczało utratę pracy.