Poradnik Przedsiębiorcy

Jak dokumentować koszty i przychody bankowe?

Obecnie każdy przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązany jest dokumentować koszty i przychody bankowe. Co ważne, przepisy nie określają wprost, że właściciel firmy musi założyć konto bankowe, jednak konieczność jego posiadania wynika z różnych aktów prawnych, jak np. Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT, czy też Ustawa prawo przedsiębiorców. Przykładowo w formie bezgotówkowej zasadniczo muszą odbywać się wszelkie rozliczenia z urzędem skarbowym, czy też Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Posiadanie rachunku bankowego wiąże się z ponoszeniem różnego rodzaju opłat - np. za wykonane przelewy, odsetki od zaciągniętych kredytów, użytkowanie karty bankomatowej, jak również z generowaniem przychodów. Czy takie zdarzenia przedsiębiorca może/powinien ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? Jeżeli tak, to na jakiej podstawie?

Koszty bankowe jako koszty uzyskania przychodu

Na początku rozważań dotyczących wydatków związanych ze współpracą z bankiem jako kosztów uzyskania przychodu należy przypomnieć, co do takich kosztów przedsiębiorca może zaliczyć.

Ważne!

Kosztem podatkowym może być wydatek, który:

  • został faktycznie poniesiony,
  • jest prawidłowo udokumentowany,
  • wiąże się z uzyskanym przez przedsiębiorcę przychodem,
  • nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodu na mocy art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co ważne, koszty bankowe (czyli opłata za prowadzenie rachunku, przelewy, kartę płatniczą, prowizje za wypłaty w bankomatach nienależących do banku, w którym założone jest konto albo wypłaty za granicą, prowizje za transakcje oraz inne) nie zostały wymienione wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że jeżeli spełnione zostaną pozostałe warunki, wspomniane wydatki mogą obniżyć podstawę opodatkowania.

Warto przyjrzeć się dokładnie trzeciemu warunkowi, czyli koniecznością powiązania danego kosztu z osiąganym przychodem. Żadnych wątpliwości nie budzi sytuacja, kiedy to przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności wykorzystuje specjalnie do tego przeznaczony rachunek bankowy. Wówczas wiadomo, że wszystkie koszty z nim związane mają bezpośredni związek z firmą i osiąganym przychodem. Inaczej jest, kiedy przedsiębiorca do rozliczeń firmowych używa swojego prywatnego konta. W takiej sytuacji kosztem musi on dokładnie rozdzielać transakcje dotyczące działalności od tych, które są jego osobistymi przelewami. Do kosztów podatkowych można zaliczyć bowiem prowizje bankowe w części, w jakiej dotyczyły prowadzenia działalności.

Ważne!

Wykorzystując prywatny rachunek bankowy do celów działalności, przedsiębiorca nie może uznać za koszt podatkowy wydatków związanych z prowadzeniem konta, użytkowaniem karty etc. Podstawę opodatkowania mogą obniżyć jedynie prowizje i inne opłaty bezpośrednio związane z transakcjami wykonanymi w ramach prowadzonej działalności.

W rozważaniach na temat wydatków bankowych w działalności podkreślenia wymaga również kwestia zaciąganych kredytów. Otóż do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć wyłącznie płacone z tego tytułu odsetki oraz wydatki związane z jego obsługą. Otrzymany kredyt nie stanowi bowiem przychodu, tym samym sama spłata rat nie może obniżyć podstawy opodatkowania.

Wszystkie koszty bankowe należy ująć w kol. 13 KPiR - “Pozostałe wydatki”.

Przychody bankowe w działalności

Posiadanie konta bankowego niejednokrotnie wiąże się również z zyskiem. Stanie się tak, jeżeli na rachunku zgromadzone zostaną firmowe środki, od których bank naliczy odsetki. Co ważne, stanowią one dla przedsiębiorcy przychód bankowy z prowadzonej działalności, który powinien on opodatkować. Identycznie będą traktowane wpływy z różnego rodzaju programów lojalnościowych czy usług typu money back (cash back).

Przychody bankowe należy ująć w kol. 8 KPiR - “Pozostałe przychody”.

Koszty i przychody bankowe - dokumentowanie

Wiadomo już, że wydatki bankowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a zyski powstałe na koncie należy opodatkować. W jaki sposób tego dokonać, skoro przedsiębiorca nie otrzymuje od banku faktury ani rachunku? Podstawę księgowania w takim wypadku stanowi wyciąg bankowy, na którym wyszczególnione zostały wszystkie przepływy pieniężne na danym koncie. Wynika to wprost z par. 13 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

§ 13 rozporządzenia w sprawie KPiR:

Za dowody księgowe uważa się również:

  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
  3. dowody przesunięć;
  4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

W praktyce księgowej ewidencjonowanie tego typu wydatków często następuje przez wystawienie dowodu wewnętrznego.

Kolejna wątpliwość może dotyczyć daty, w której należy ująć wydatek/koszt bankowy w KPiR. Ogólna zasada mówi, iż za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu. W związku z tym w przypadku metody kasowej (uproszczonej) rozliczania kosztów, prowizje bankowe (i inne koszty) udokumentowane wyciągiem bankowym należy zsumować i ująć w KPiR w jednej kwocie w dacie wystawienia tego wyciągu. W przypadku metody memoriałowej rozliczania kosztów, koszty ujmuje się do okresu, którego dotyczą. Podobnie należy postąpić w odniesieniu do uzyskanych przychodów bankowych.

Podsumowując, opłaty związane z posiadaniem konta bankowego oraz zaciągnięciem firmowego kredytu mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, a zyski na nim osiągnięte wymagają uznania ich za przychód z prowadzonej działalności i opodatkowania. Podstawą do ujęcia wskazanych zdarzeń w KPiR jest wyciąg bankowy.