Prowadzisz działalność we własnym domu lub mieszkaniu? Pamiętaj, że musisz oddzielić wydatki prywatne od tych związanych z działalnością. Bowiem tylko wydatki firmowe będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu. Dowiedz się, jak w takiej sytuacji odliczyć podatek VAT od mediów.
Zgłoszenie działalności prowadzonej we własnym mieszkaniu
Przedsiębiorca, który chce prowadzić działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, powinien zgłosić ten fakt we właściwym urzędzie gminy lub miasta. Może się to wiązać z koniecznością zapłacenia wyższego podatku od nieruchomości. Adres ten należy wykazać także w formularz CEIDG-1 (używany do rejestracji działalności gospodarczej).
Należy pamiętać, że podatnik nie musi wykorzystywać całego mieszkania na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca przeznaczy jedynie część lokalu na miejsce swojej firmy, to wszelkie koszty będzie wyliczać w oparciu o udział metrażu części przeznaczonej na działalność gospodarczą w ogólnym metrażu domu.
Przykład 1. Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, którego powierzchnia całkowita wynosi 100 m2. Przedsiębiorca na cele działalności wydzielił jedno pomieszczenie - pokój o powierzchni 25 m2. Jaki będzie współczynnik, na podstawie którego przedsiębiorca ustali wartość kosztu uzyskania przychodów? (25 m2 : 100 m2) x 100% = 25 % Podatnicy zwolnieni z VAT pod uwagę biorą kwotę brutto z faktury, którą później mnożą przez wyliczony współczynnik. Dla czynnych podatników VAT kluczowa jest kwota netto z faktury. |
Należy pamiętać, że nie we wszystkich przypadkach można posłużyć się powyższym współczynnikiem. W zależności od tego, jakie koszty będą stanowiły przedmiot odliczenia można odwołać się do odczytów z liczników lub billingów.
Działalność gospodarcza w mieszkaniu a czynsz i opłaty z ciepłowni
Wydatki poniesione na czynsz mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Do obliczenia podstawy wykorzystuje się współczynnik metrażowego udziału. Jednocześnie warto mieć na uwadze, że jeżeli w mieszkaniu nie ma możliwości wydzielenia przestrzeni wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności prawo do ujęcia wydatku w kosztach może przepaść. Bowiem zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2012 r., w sytuacji gdy wszystkie pomieszczenia pełnią funkcje mieszkalne, nie można oddzielić wydatków o charakterze prywatnym od służbowych. W związku z tym, nawet ich część nie może stanowić kosztu podatkowego.
Podatek VAT a rachunki za prąd, wodę, ścieki, śmieci, gaz
W przypadku opłat za media, stosowanie współczynnika metrażowego użycia jest bezzasadne. Przedsiębiorca może przecież w swojej działalności zużyć o wiele więcej prądu, niż mogłoby to wynikać z proporcjonalnego wykorzystania powierzchni lokalu. W ustaleniu wysokości wydatków na media można zastosować dwa rozwiązania:
zamontowanie osobnych liczników,
korzystanie z samodzielnie ustalonej proporcji, która powinna jak najbardziej precyzyjnie określać rzeczywiste wykorzystanie prądu na cele związane z własną działalnością gospodarczą (ustalenie właściwych wartości leży w gestii podatnika).
Włączenie wydatków na mieszkanie w koszty prowadzonej działalności wymaga sporządzania dodatkowej dokumentacji - tzw. dowodów wewnętrznych.
Podatek VAT a rachunki za telefon i internet
Najprościej sprawa wygląda w przypadku posiadania telefonu na firmę. Comiesięczna faktura na firmę jest podstawą do pełnego odliczenia VAT.
Wątpliwości powstają, gdy w grę wchodzi łączony abonament. W takim przypadku podatnik może odwołać się do bilingów. Przedsiębiorca powinien zaznaczyć, które z połączeń były wykonane w celach związanych z działalnością gospodarczą. Co ważne - do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatku na abonament prywatnego telefonu.
W przypadku opłat za internet można postąpić podobnie, jak w przypadku rachunków za telefon albo założyć osobne łącze na firmę - wówczas istnieje możliwość pełnego odliczenia VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach. W przypadku wspólnego łącza należy oszacować procentowe zużycie w celach firmowych.
Odsetki od prywatnego kredytu hipotecznego na zakup mieszkania a działalność gospodarcza w mieszkaniu
W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w swoim mieszkaniu, na którego zakup wziął kredyt hipoteczny, odsetki od kredytu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że ma on prawo zaliczyć jedynie odsetki, które zostały zapłacone lub skapitalizowane. Ponadto, w sytuacji, gdy właściciel firmy zdecyduje się na wprowadzenie prywatnego mieszkania na środki trwałe firmy, odsetki naliczone do dnia przekazania mieszkania do działalności zwiększają wartość początkową środka trwałego. Dodatkowo stanowią koszty uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne.
Własna działalność w mieszkaniu - NIP nabywcy
W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w domu, zdarza się, że wystawiona faktura nie zawiera NIPu nabywcy. W takim przypadku, aby możliwe było odliczenie VAT od wydatków na media, podatnik powinien poprosić dostawcę o wystawienie faktury korygującej z uwzględnionym NIPem.
Własna działalność w mieszkaniu - podatek VAT - dokumentowanie
Odliczenie VAT - częściowe lub pełne - wymaga posiadania faktury zakupu jasno wskazującej na podatnika, jako na nabywcę usługi. W kontekście jednoosobowej firmy faktura powinna zawierać:
datę jej wystawienia;
numer porządkowy w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem.
Faktura może zostać sporządzona zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.
Księgowanie wydatków związanych z użytkowaniem mieszkania
Koszty związane z użytkowaniem mieszkania w celu prowadzonej działalności gospodarczej należy ująć w kol. 13. KPiR “pozostałe wydatki”. Jak zostało już wspomniane, przedsiębiorca może sporządzać dowody wewnętrzne określające wysokość wydatków. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, a więc faktura VAT wystawiona na podatnika. Do dokumentu wewnętrznego warto podpiąć wytłumaczenie, w jaki sposób przeprowadzono wyliczenia.
Przy odliczaniu kosztów użytkowania prywatnego mieszkania w celach firmowych trzeba dołożyć wszelkich starań, aby wyliczenia były jak najbardziej dokładne. W przypadku kontroli skarbowej to podatnik będzie musiał przekonywać urzędników o słuszności swoich obliczeń. Należy pamiętać, że zawyżanie kosztów prowadzenia firmy może skutkować odpowiedzialnością karno- skarbową.
