W przypadku gdy lokal jest wykorzystywany przez więcej niż jeden podmiot gospodarczy, pojawia się pytanie o to jak wygląda rozliczenie kosztów utrzymania przy współdzieleniu lokalu. W niniejszym artykule przeanalizujemy to zagadnienie pod kątem przepisów stanowiących o kosztach uzyskania przychodów w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.
Wydatki na lokal jako koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- być właściwie udokumentowany.
W art. 23 ust. 1 ustawy PIT nie ograniczono w żaden sposób możliwości ujmowania w kosztach wydatków na lokal wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej.
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie ich źródła.
Przy czym związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła.
Dla ujęcia wydatku w kosztach konieczne jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę jego przeznaczenie (celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika.
Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z eksploatacją lokalu spełniają zarówno kryterium celowości, jak i kryterium związania wydatków z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Proporcjonalne rozliczenie kosztów utrzymania przy współdzieleniu lokalu
Na mocy art. 22c pkt 2 ustawy PIT nie podlegają amortyzacji budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy.
Powyższe wyłączenie od amortyzacji nie wyklucza natomiast możliwości zaliczania do kosztów wydatków związanych z utrzymaniem lokalu mieszkalnego, np. wydatków na rachunki za media.
W sytuacji gdy tylko część lokalu mieszkalnego jest wykorzystywana na potrzeby firmowe, należy zastosować kryterium proporcjonalnej powierzchni.
Wprawdzie żaden przepis ustawy nie wskazuje wprost na konieczność stosowania klucza proporcjonalności, jednakże takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach.
W interpretacji Dyrektor KIS z 1 grudnia 2022 roku, nr 0112-KDIL2-2.4011.757.2022.3.MC, czytamy, że „w sytuacji wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej części nieruchomości (budynku mieszkalnego) stwierdzam, że między wydatkami związanymi z jej używaniem i eksploatacją (prąd, gaz, ogrzewanie, podatek od nieruchomości, abonament za internet stacjonarny) a prowadzoną działalnością istnieje związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa wyżej. Wydatki te mogą zatem – pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania – stanowić koszty uzyskania przychodów w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię biura zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej do całej powierzchni nieruchomości”.
Dlatego też w ocenie fiskusa podatnik może zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności wydatki na prąd, gaz (ogrzewanie), podatek od nieruchomości, abonament za internet stacjonarny w proporcji powierzchni biura do całej powierzchni nieruchomości, czyli z uwzględnieniem również części technicznej oraz poddasza.
Przykład
Podatnik będący właścicielem lokalu mieszkalnego o powierzchni 100 m2 prowadzi działalność w jednym pomieszczeniu o 25 m2. To oznacza, że w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej może odliczyć 25% wydatków za media z tytułu otrzymanych dokumentów.
Jak wygląda rozliczenie kosztów utrzymania przy współdzieleniu lokalu?
Analogiczne wnioski należy wyprowadzić w sytuacji współdzielenia lokalu. W tym jednak przypadku pojawia się pytanie o sposób dokumentowania wydatków.
Przedsiębiorca powinien dysponować dowodami, z których w sposób niebudzący żadnych wątpliwości będzie wynikało przede wszystkim to, na jaki cel został poniesiony dany wydatek, kto i kiedy go poniósł oraz na czyją rzecz, a także jaka jest jego kwota.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 11 stycznia 2019 roku, nr 0112-KDIL3-3.4011.387.2018.2.MC, koszty utrzymania lokalu, które w całości dotyczą lokalu podatnika, powinny być udokumentowane fakturą bądź rachunkiem od dostawcy.
W przypadku natomiast kosztów utrzymania lokalu, w sytuacji gdy zbiorcza faktura wystawiona przez dostawcę zewnętrznego dotyczy kilku odrębnych lokali – w tym częściowo kosztów wygenerowanych w lokalach podatnika, powinien on dysponować oryginałem lub uwierzytelnioną kopią zbiorczej faktury lub rachunku od dostawcy oraz dokumentami, z których wynika podział kosztów wody i ogrzewania gazowego na poszczególne lokale. Na tej podstawie powinien ustalić wysokość wydatków związanych z opłatami za wodę i gaz do ogrzewania, w części przypadającej na jego lokale.
W przypadku kosztów utrzymania lokalu, które w całości dotyczą lokalu podatnika, powinny one być udokumentowane fakturą bądź rachunkiem od dostawcy.
Przechodząc zatem do podsumowania, możemy wskazać, że rozliczenie kosztów utrzymania przy współdzieleniu lokalu odbywa się poprzez stosowane przez podatnika rozliczenie proporcjonalne wykorzystywanej powierzchni w celach prowadzenia działalności do całkowitej powierzchni lokalu.
