Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura zbiorcza – czy jest zgodna z przepisami?

Przedsiębiorca w momencie wykonania usługi lub sprzedaży towaru na rzecz kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą zobowiązany jest wystawić fakturę. Czy jeżeli w ramach jednego miesiąca dochodzi do kilku dostaw towarów lub świadczenia usług dla tego samego kontrahenta, konieczne jest wystawienie osobnych faktur dla każdej transakcji? Czy zastosowanie w takim przypadku może mieć faktura zbiorcza! Odpowiadamy w artykule!

Czym jest faktura zbiorcza?

Faktura zbiorcza sprzedaży charakteryzuje się tym, że na jednej fakturze umieszcza się kilka pozycji dotyczących dostaw towarów lub świadczonych usług w obrębie jednego miesiąca dla jednego kontrahenta. W przepisach nie ma szczególnych warunków co do tego, co powinna zawierać i jak powinna być rozliczana. Wystawiając fakturę zbiorczą, podatnik powinien kierować się ogólnymi zasadami wystawiania faktur i rozliczania podatku VAT oraz podatku dochodowego.

Co powinna zawierać faktura zbiorcza?

Faktura zbiorcza powinna zawierać te same elementy, co zwykła faktura. Elementy te zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT i są to m.in.:

  • data wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • NIP sprzedawcy i nabywcy,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę usługi lub towaru,

  • cenę jednostkową bez podatku,

  • wartość netto;

  • stawkę i kwotę podatku;

  • wartość brutto.

Zgodnie z ww. przepisami ustawy o VAT na fakturze powinna być zawarta data dokonania lub zakończenia dostawy. W sytuacji, gdy podatnik wystawia fakturę zbiorczą, zobowiązany jest umieścić na niej wszystkie daty dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług wykonanych w ciągu miesiąca dla danego kontrahenta. 

Takie stanowisko przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 1 lipca 2014 r. o sygn. ILPP1/443-241/14-4/AW:

„(...) Wnioskodawca będzie zobowiązany do podania na fakturze, dokumentującej szereg usług budowlanych lub budowlano-montażowych wykonanych w ciągu 30 dni, daty dla każdego świadczenia odrębnie, za wyjątkiem sytuacji określonej w art. 106i ust. 1 pkt 6 ustawy, tj. o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

(...) właściwym miejscem na podanie daty wykonania ww. usług będzie przykładowo pole faktury »Uwagi«”.Na fakturze zbiorczej powinny zostać wymienione wszystkie daty dostaw towarów bądź daty świadczenia usług dokonane w danym miesiącu dla tego samego kontrahenta.

Faktura zbiorcza a zasady wystawiania faktur

Zasady wystawiania faktur zostały szczegółowo omówione w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 106i fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym odbyła się dostawa towarów lub świadczenie usług. Jeżeli wcześniej miała miejsce zapłata części lub całości należności, to fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. 

Ustawodawca wyróżnił również szczególne przypadki wystawiania faktur. Mianowicie podatnik powinien wystawić fakturę:

  • 30. dnia od dnia wykonania usług w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych;

  • 60. dnia od dnia wydania towarów w przypadku dostawy książek drukowanych – z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych;

  • 90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek – z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów oraz importu usług zgodnie z art. 28b;

  • z upływem terminu płatności – w przypadku np. dostaw energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych czy stałej obsługi prawnej i biurowej.

Przepisy określają, że dokonując dostawy towarów lub świadczenia usług, podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Jeśli w danym miesiącu na rzecz tego samego kontrahenta zostało dokonanych kilka dostaw towarów lub wyświadczonych kilka usług, to możliwe jest wystawienie faktury zbiorczej do 15. dnia miesiąca następnego, zawierając jednak wszystkie daty sprzedaży towarów lub świadczonych usług w ramach tego miesiąca. 

Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 sierpnia 2014 r. o sygn. IPTPP4/443-467/14-2/OS:

Mając zatem na uwadze powołane przepisy wskazać należy, że w przypadku dostaw dokonywanych na rzecz podatników, Wnioskodawca będzie miał prawo do dokumentowania sprzedaży kilku dostaw w ramach jednego okresu rozliczeniowego, zrealizowanych w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy, poprzez wystawienie jednej faktury w ostatnim dniu tego miesiąca (dokumentującej sprzedaż z całego miesiąca) najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów”.Zasady wystawiania faktur zbiorczych dotyczą również faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.Przykład 1.

Firma X wykonała trzy odrębne usługi dla firmy ABC: 1, 12 i 30 marca. Czy w takim przypadku możliwe jest wystawienie jednej zbiorczej faktury dla wszystkich wykonanych usług w danym miesiącu?

Tak, przedsiębiorca może ująć na jednej zbiorczej fakturze wszystkie wykonane usługi w okresie jednego miesiąca dla tego samego kontrahenta. Firma X musi jednak pamiętać, aby każda ze świadczonych usług była wyodrębniona jako osobna pozycja na fakturze oraz aby w opisie zawarta była informacja o dacie sprzedaży usług.

Przykład 2. 

Pan Stefan odebrał cztery dostawy towarów w ciągu miesiąca od tego samego dostawcy. 15. dnia następnego miesiąca otrzymał jedną fakturę dokumentującą dostawy za poprzedni miesiąc. Czy pan Stefan może uznać taką fakturę za prawidłową?

Tak, w przypadku gdy na fakturze wyodrębniono wszystkie dostawy towarów wykonane w danym miesiącu dla pana Stefana, to można uznać ją za prawidłową. 

Faktura zbiorcza a VAT

Na gruncie podatku VAT zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, chyba że otrzymano wcześniej część lub całość zapłaty. Jednak w przypadku niektórych dostaw towarów lub wykonywanych usług wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy moment powstania przychodu powstaje w momencie wystawienia faktury. Do takich transakcji zaliczamy m.in.:

  • świadczenie usług budowlanych lub budowlano-montażowych,

  • dostawę energii elektrycznej,

  • świadczenie usług telekomunikacyjnych. 

Biorąc powyższe pod uwagę, gdy transakcja nie dotyczy przypadków wyjątkowych, to podatek VAT należy rozliczyć w dacie rzeczywistej dostawy towarów lub świadczonych usług, czyli dla każdej pozycji osobno.

Przykład 3.

Pani Jolanta w marcu zleciła do kontrahenta 5 dostaw towarów. Każda z nich była osobną transakcją. Na koniec miesiąca wystawiła odbiorcy jedną fakturę zbiorczą za dostawy, z wyodrębnionymi dostawami i ich datami. W jakiej dacie powinna rozliczyć podatek VAT?

W przypadku, gdy pani Jolanta dokonała w ciągu miesiąca 5 transakcji dotyczących sprzedaży towarów, to podatek VAT powinna rozliczyć osobno dla każdej z tych transakcji.

Reasumując, jeżeli podatnik dokonuje kilku dostaw towarów lub sprzedaje usługi w ramach jednego miesiąca na rzecz tego samego podmiotu, ma możliwość wystawienia faktury zbiorczej, niemniej jednak taka faktura powinna zawierać wymagane przez przepisy elementy.