Nowe zasady opłacania składek dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wchodzą 1 stycznia 2018 r. Niewątpliwie będzie to ogromne ułatwienie dla przedsiębiorców i innych podmiotów, którzy dotychczas byli zobowiązani płacić składki, wykonując kilka przelewów miesięcznie, na różne konta. Teraz będzie jeden przelew do ZUS.
Od 1 stycznia 2018 r. przedsiębiorcy będą opłacać składki na ubezpieczenie społeczne (składka emerytalna, rentowa, chorobowa i wypadkowa), składki na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz składki na Fundusz Emerytur Pomostowych jednym przelewem na zindywidualizowany numer konta.
Jak wykonać przelew do ZUS?
W celu dokonania opłat składkowych przedsiębiorcy, konsumenci i inne podmioty będą zobowiązani do wypełnienia tylko jednego zwykłego przelewu, w którym nie ma już obowiązku wskazywania numeru NIP, numeru REGON, numeru PESEL. Należy jednak pamiętać, aby poprawnie wypełnić w przelewie indywidualny numer rachunku składkowego (NRS).
Proste informacje, jakie od 1 stycznia 2018 r. przedsiębiorcy, konsumenci i inne podmioty, będą zobowiązani wpisać na przelewie, to kwota składki, nadawca i odbiorca płatności oraz indywidualny numer rachunku składkowego.
Składki opłacane jednym przelewem w formie standardowego komunikatu ELIXIR 11n, będą identyfikowane i zapisywane na indywidualnym koncie przedsiębiorcy w ZUS.
Warto wskazać, że przejście z dotychczas stosowanego w rozliczeniach z Zakładem komunikatu 12n na komunikat 11n zgodny ze standardem SEPA spowoduje, że konsumenci, przedsiębiorcy i inne podmioty będą mogły dokonywać bezgotówkowych rozliczeń również w walucie euro na terenie Unii Europejskiej zarówno transgraniczne, jak i w granicach państw członkowskich, według takich samych zasad i na takich samych warunkach” (por. uzasadnienie do projektu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12291352/12385924/12385925/dokument251313.pdf).
Warto dodać, że należności z tytułu składek płatnik składek opłaca przy użyciu:
- dokumentów płatniczych składanych za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych według wzorów określonych przez dostawcę usług płatniczych,
- dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnianego płatnikom składek przez dostawcę usług płatniczych (nowe brzmienie art. 47 ust. 4a ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2017 poz. 1027)).
Ponadto informacje zawarte w dokumentach płatniczych przekazywane są jako zlecenie płatnicze dla Zakładu poprzez międzybankowy system elektroniczny lub poprzez system elektronicznych rozrachunków wewnątrzbankowych banku obsługującego rachunek bankowy Zakładu, w ramach którego są prowadzone rachunki składkowe. Zlecenie to powinno w szczególności zawierać numer rachunku składkowego oraz datę obciążenia rachunku bankowego płatnika, jeżeli wpłata jest dokonana w formie polecenia przelewu, lub datę dokonania wpłaty, jeżeli wpłata jest dokonana w formie gotówkowej.
Jeszcze raz należy podkreślić, iż dokument płatniczy musi zawierać w szczególności numer rachunku składkowego.
Warto pamiętać, iż brak możliwości identyfikacji wpłaty płatnika składek lub błędne oznaczenie numeru rachunku składkowego nie obciąża Zakładu (ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2017 poz. 1027)). Dlatego w szczególności należy dokładnie sprawdzić swój indywidualny numer konta składkowego.
Warto przypomnieć, iż zgodnie z brzmieniem art. 46 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.2017 poz. 1778 t.j. z dnia 2017.09.25)
1. płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy”. (…) 3. Deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej.
Natomiast zgodnie z brzmieniem art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2017 poz. 1778 t.j. z dnia 2017.09.25) płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2a i 2b, nie później niż:
1) do 10 dnia następnego miesiąca - dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie;
2) do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
3) do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników.
Poprawność danych płatnika
Przed dokonaniem pierwszego przelewu w 2018 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaleca przedsiębiorcom dokładne sprawdzenie swojego nowego numeru konta składkowego, który przedsiębiorca otrzyma w liście wysyłanym przez ZUS. Warto zwrócić uwagę na 10 ostatnich cyfr numer rachunku składkowego ZUS, który powinien zawierać numer NIP oraz numer identyfikacyjny 60000002, natomiast całość tworzy 26 cyfr.
Zatem struktura numeru rachunku składkowego (NRS) wygląda następująco: 2 pierwsze cyfry określają bank, 11 kolejnych cyfr generuje ZUS i 13 ostatnich cyfr określa płatnika.
ZUS może nadać dwa numery rachunków składkowych, w przypadku gdy płatnik składek oddzielnie rozlicza składki na dwóch zakresach, wtedy składki należy opłacać osobno z każdego zakresu (np. osobno z prowadzenia działalności gospodarczej i osobno z tytułu zatrudniania niani).
Warto pamiętać, że w przypadku pomyłki w przelewie związanej np. ze źle wpisanym numerem rachunku składkowego, ZUS naliczy odsetki za zwłokę.
Jeden przelew do ZUS a proporcjonalny podział na składki i zaległości
Wpłata dokonana jednym przelewem będzie rozdzielana przez ZUS proporcjonalnie na podstawie składek za ostatni miesiąc, które zostały wpisane do deklaracji rozliczeniowej bądź wskazane przez ZUS, jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z przekazywania powyższej deklaracji.
Warto podkreślić, iż płatności dokonywane przez przedsiębiorcę na konto ZUS będą w pierwszej kolejności pokrywały zaległości wraz z odsetkami, a dopiero potem trafią na poczet aktualnych składek. Przedsiębiorca nie będzie mógł wskazać, iż przelew do ZUS dokonany jest w celu pokrycia tylko bieżących składek bez opłacenia wcześniejszych zaległości.
ZUS pomoże stworzyć plan ratalny
Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie miał możliwość utworzenia planu ratalnego dla przedsiębiorcy, który będzie miał zaległości i długi składkowe. Poprzez obustronne porozumienie w sprawie planu ratalnego pomiędzy ZUS-em a przedsiębiorcą, zaległe składki będą rozłożone na raty i będą regulowane systematycznie według wymagalności oraz zapłaty bieżących składek. Dzięki powyższemu rozwiązaniu przedsiębiorca zachowa prawo do świadczeń i ubezpieczenia.
Konkludując, nadanie indywidualnych rachunków składkowych pozwoli przedsiębiorcom, konsumentom i innym podmiotom w prosty sposób dokonywać płatności na składki ZUS. Składki przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników i zleceniobiorców trafią również na jedno konto w ZUS-ie. Jednak niezwykle istotne będzie sprawdzenie poprawności numeru rachunku składkowego, by płatności trafiły niezwłocznie na indywidualne konto ZUS i nie powstały zaległości, za które będą pobierane odsetki.
