Jak założyć lokal gastronomiczny - praktyczne porady

Interesujesz się gastronomią i chciałbyś założyć własną restaurację, jednak nie wiesz od czego zacząć? Przeczytaj, jak krok po kroku założyć własny lokal gastronomiczny!

Ogólna charakterystyka lokalu gastronomicznego

Założenie własnego lokalu gastronomicznego wymaga sporych nakładów finansowych, dlatego warto zwrócić się po dotacje unijne na rozwój działalności. Pierwszym krokiem, jaki powinien poczynić przyszły przedsiębiorca, jest znalezienie odpowiedniego lokalu do wynajęcia.

Ponadto właściciel lokalu gastronomicznego musi pamiętać o tym, że podlega ścisłym regulacjom prawnym, związanym z żywnością, stanem technicznym budynków, jakością wody czy stosowanymi urządzeniami i wyposażeniem lokalu.

Aby założyć własny lokal gastronomiczny, początkujący przedsiębiorca nie musi spełniać specjalnych wymagań. Wszystkie zezwolenia może zdobyć w trakcie prowadzenia działalności.

Przedsiębiorca musi pamiętać o rejestracji działalności w CEIDG lub KRS i złożeniu stosownych wniosków w Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej, czyli w Sanepidzie. Zgłoszenie rozpoczęcia działalności we wniosku do CEIDG należy wykonać nie wcześniej niż na dzień złożenia wniosku CEIDG-1, jednak dla komfortu przedsiębiorcy, że wszystkie dokumenty zostały poprawnie przetworzone to może on złożyć wniosek np. na dwa tygodnie przed planowanym terminem rozpoczęcia działalności.

Dopuszczalne formy prowadzenia lokalu gastronomicznego

• jednoosobowej działalności,

• spółki cywilnej,

• spółki osobowej (z wyłączeniem spółki partnerskiej),

• spółki kapitałowej,

• spółdzielni.

Najczęściej wybieraną formą jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Zaletą tej formy działalności gospodarczej jest szybsza rejestracja i mniejsze koszty. W przypadku prowadzenia działalności z większym obrotem i większą liczbą współpracowników należy rozważyć założenie działalności w formie spółki cywilnej lub kapitałowej. Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie działalności innej niż spółka cywilna i jednoosobowa działalność, musimy liczyć się z bardziej skomplikowanymi formami prowadzenia dokumentacji księgowej oraz procesem rejestracyjnym nowego podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jak założyć lokal gastronomiczny

Lokal gastronomiczny - jednoosobowa działalność gospodarcza

Zakładając lokal gastronomiczny w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, należy zarejestrować firmę w urzędzie miasta lub gminy. Ten rodzaj działalności, w przeciwieństwie do spółek, wykonuje się samodzielnie. Jednoosobowa działalność oznacza, że firma posiada tylko jednego właściciela, ale nie jest to ograniczenie, jeśli chodzi o możliwość zatrudniania pracowników. Nie wymaga się od przedsiębiorcy kapitału założycielskiego, nie musi on też prowadzić pełnej księgowości. Dla małych przedsiębiorstw przewidziano możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej do chwili, gdy obroty nie przekroczą 2 000 000 euro, co w przeliczeniu na PLN, w roku 2020 daje kwotę 8 746 800 zł.

Warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą z powodu możliwości korzystania z ulg i dotacji. Początkujący właściciel restauracji może np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy lub też skorzystać z unijnej pomocy de minimis.

Lokal gastronomiczny - spółka cywilna

Spółka cywilna charakteryzuje się tym, że nie posiada osobowości ani zdolności prawnej i działa w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego. Jest to dobry wybór dla małych firm i tych prowadzonych przez rodzinę.

Ten rodzaj spółki mogą założyć co najmniej 2 osoby fizyczne bądź prawne. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wspólnicy muszą natomiast pamiętać o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Za spółkę odpowiada swoim majątkiem osobistym każdy ze wspólników. Do rejestracji spółki cywilnej nie jest wymagany kapitał.

Lokal gastronomiczny - spółka handlowa

Wszystkie rodzaje spółek handlowych i kapitałowych, czyli spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, wymagają wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. Wymagane formularze dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości oraz bezpośrednio w sądach.

Określenie PKD dla usług związanych z prowadzeniem lokalu gastronomicznego

Przy rejestracji działalności gospodarczej należy wpisać nr PKD 56.10.A (Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne) - dotyczy przygotowywania i podawania posiłków gościom siedzącym przy stołach lub gościom dokonującym własnego wyboru potraw z wystawionego menu, bez względu na to czy spożywają oni przygotowywane posiłki na miejscu, biorą je na wynos czy są im dostarczane.

Dodatkowymi wpisami PKD (jako działalność dodatkowa) mogą być m.in.:

• PKD 56.21.Z Przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering);

• PKD 56.29.Z Pozostała usługowa działalność gastronomiczna;

• PKD 56.30.Z Przygotowywanie i podawanie napojów;

• PKD 56.10.B Ruchome placówki gastronomiczne.

Najlepsza forma opodatkowania lokalu gastronomicznego

Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest podstawową formą opodatkowania dochodów. Przy dochodzie niższym niż 85 528 zł właściciel lokalu gastronomicznego będzie miał obowiązek opłacać podatek w wysokości 17% dochodu, w przypadku gdy dochód będzie wyższy - podatek wyniesie już 32%. Jakie zalety ma opodatkowanie na zasadach ogólnych? Restaurator będzie mógł przede wszystkim korzystać z ulg podatkowych. Po zdecydowaniu się na ten rodzaj rozliczania działalności, przyszły właściciel lokalu gastronomicznego będzie zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Opodatkowanie podatkiem liniowym

Wybierając tę formę opodatkowania, przedsiębiorca decyduje się na zastosowanie jednolitej stawki podatkowej - 19%. Wybór podatku liniowego wymaga złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego do dnia 20 stycznia roku podatkowego pisemnego oświadczenia o wyborze tego sposobu opodatkowania, a jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego - do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności. Minusem opodatkowania w tej formie jest brak możliwości korzystania z ulg podatkowych i brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.

Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych 

Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczenia i jest możliwy, gdy roczny dochód działalności z zakresu świadczenia usług gastronomicznych nie przekracza 250 tys. euro. Wysokość podatku zależy od wysokości przychodów, dlatego też przedsiębiorcy nie będą mogli w takim wypadku odliczać kosztów firmowych, poza składkami ZUS.

Stawki ryczałtu dla usług gastronomicznych wynoszą:

• 8,5% w zakresie przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powy­żej 1,5 proc. alkoholu

• 3% objęte są wszystkie przychody z działalności gastronomicznych, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5 proc. alkoholu,

Opodatkowanie kartą podatkową

Karta podatkowa jest najprostszą formą opodatkowania działalności - podatek ustalany jest według stałych miesięcznych składek pomniejszonych o składkę zdrowotną. Nie wymaga się w tym przypadku prowadzenia KPiR. Wybranie tej formy opodatkowania jest możliwe wyłącznie, gdy przedsiębiorca nie prowadzi sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%. Wysokość stawki podatku w przypadku karty podatkowej zależy od:

• rodzaju i zakresu prowadzonej działalności,

• liczby zatrudnionych pracowników,

• liczby mieszkańców miejscowości, w której prowadzona jest działalność gospodarcza.

Objaśnienia:

1. Stawki oznaczone w rubryce 3: –

„0” dotyczą działalności prowadzonej bez zatrudnienia pracowników,

„1” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 1 pracownika,

„2” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 2 pracowników,

„3” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 3 pracowników,

„4” dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 4 pracowników.

2. Za pracownika uważa się również pełnoletniego członka rodziny, z wyjątkiem małżonka.

Lokal gastronomiczny z VAT czy bez VAT

Podatek VAT jest wliczony w cenę towaru lub usługi przez sprzedawcę, który jest płatnikiem podatku VAT. Dla restauratora zostanie podatnikiem VAT oznacza odprowadzanie należnego podatku VAT, związanego ze sprzedażą towarów lub usług, jak również uzyskiwanie jego zwrotu związanego z dokonywanymi zakupami. 

Obowiązek rejestracji VAT powstanie po przekroczeniu wartości sprzedaży w poprzednim roku podatkowym sumy 200 000 zł netto, a dla podatników, rozpoczynających działalność gospodarczą w danym roku podatkowym, proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. 

Podatnik w celu zgłoszenia dokonuje rejestracji na druku VAT-R w urzędzie skarbowym.

Kiedy warto być zwolnionym z podatku VAT:

• w przypadku, gdy naszymi klientami będą osoby fizyczne,

• w przypadku, gdy cena towaru zawiera mało kosztów,

• w przypadku, gdy dostawcami lokalu gastronomicznego są podmioty niebędące płatnikami VAT. 

Właściciel lokalu gastronomicznego, który zamierza wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub planuje osiągnąć wysokie obroty z działalności gospodarczej, powinien zdecydować się na zarejestrowanie siebie jako czynnego podatnika VAT. Bycie vatowcem w takim przypadku łączy się z korzyściami w postaci możliwości odliczenia VAT od wystawionych faktur.

Kasa fiskalna w gastronomii

Od lipca 2020 roku, przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w branży gastronomicznej, będą zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej online, a dotyczy to działalności, polegającej na stałym lub sezonowym świadczeniu usług, związanych z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne. Termin ten ma ulec przesunięciu na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - na jego mocy obowiązek ten ma powstać dopiero w 31 grudnia 2020 roku.

Składki ZUS właściciela lokalu gastronomicznego

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Przedsiębiorca zgłasza na początku swoją działalność na druku CEIDG-1, który jest zarówno zgłoszeniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Mimo to przedsiębiorca musi sam dodatkowo zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na zgłoszenia się do ubezpieczeń właściciel lokalu gastronomicznego ma 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Aby tego dokonać, wypełnia formularz:

• ZUS ZUA - jeśli prowadzący lokal gastronomiczny podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• ZUS ZZA - jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (ubezpieczenie społeczne jest pokrywane z pracy na etacie czy z prowadzenia innej działalności).

Ubezpieczenie chorobowe jest dla przedsiębiorcy dobrowolne. ZUS obejmuje go tym świadczeniem na jego wniosek. Składa się go na formularzu ZUS ZUA, wraz ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ulga na start

Dzięki uldze na start podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą ma możliwość nie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Jednak, aby móc skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

• być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółek cywilnych)
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia
• nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności
• nie podlega ubezpieczeniu w KRUS

Jeśli osoba rozpoczynająca działalność spełni dane warunki i skorzysta z ulgi na start to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Preferencyjne składki ZUS

Właściciel żłobka lub klubu dziecięcego rozpoczynający działalność lub minął mu okres 6 miesięcy ulgi na start, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasad wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Ułatwienie w zarządzaniu lokalem gastronomicznym

Każda nowo powstała firma, w tym także lokal gastronomiczny to wyzwanie dla przedsiębiorcy decydującego się na prowadzenie biznesu. Duże znaczenie ma właściwe jej prowadzenie, a szereg obowiązków z tym związanych może zapewnić prawidłowe funkcjonowanie. 

Osoba decydująca się na założenie restauracji musi zdawać sobie sprawę z wielości obowiązków jakie pojawią się na jej drodze. Od uzyskania koniecznych pozwoleń na prowadzenie lokalu, przez znalezienie odpowiednich pracowników, aż po sprawne i bezbłędne rozliczanie, by zachować płynność finansową i pozycję na rynku. 

Pomocne w tym przypadku okazują się dedykowane programy ułatwiające prowadzenie firmy, które umożliwiają wygodne i prawidłowe prowadzenie księgowości w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. Jednym z bardziej znanych na rynku jest system wFirma.pl, który zawiera pakiet niezbędnych narzędzi dla restauratora, między innymi:

• program do fakturowania,

• moduł magazynowy,

• system CRM z funkcją terminarza do sprawnego zarządzania rezerwacjami oraz relacjami z kontrahentami,

• integrację z e-ZUS i Ministerstwem Finansów - co umożliwia bezpośrednią wysyłkę e-deklaracji i raportów JPK,

• integrację z e-bankowością,

• możliwość rozliczania pracowników i prowadzenia ewidencji ich czasu pracy

Jednym z największych atutów systemu wFirma.pl jest możliwość skorzystania ze wsparcia technicznego oraz porad specjalistów z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego, prawa pracy i ubezpieczeń.

Konto firmowe dla lokalu gastronomicznego

Właściciel lokalu gastronomicznego nie ma obowiązku zakładania odrębnego konta firmowego. Może używać do celów działalności prywatnego rachunku. Jednak musi pamiętać, że konto musi mieć jednego właściciela (małżeństwa, posiadające wspólne konto, nie mogą przeznaczyć go również na cele firmowe).

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno zostać przeprowadzone za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Lokal gastronomiczny - wymagania

Wymogi sanitarne dotyczące lokalu, pomieszczenia, w którym odbywa się produkcja lub obrót środkami spożywczymi czy kontaktu z żywnością, reguluje ustawa z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. 

Co najmniej 14 dni przed planowanym rozpoczęciem działalności należy złożyć wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli sanitarnej do państwowego (powiatowego lub granicznego) inspektora sanitarnego, który jest odpowiedni ze względu na siedzibę zakładu lub miejsce prowadzenia działalności przez zakład. Ponadto trzeba uzyskać zgodę Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego na prowadzenie w danym lokalu punktu gastronomicznego (np. restauracji).

Procedura zgłoszenia lokalu obejmuje:

• złożenie wniosku,

• przeprowadzenie inwentaryzacji wraz z opisem technologicznym,

• przedstawienie planów architektonicznych pomieszczenia i jego danych.

Aby lokal był zatwierdzony przez Sanepid, musi zostać wcześniej dokonany odbiór sanitarny po urządzeniu lokalu na 2 tygodnie przed rozpoczęciem pracy restauracji. Przedsiębiorca musi przygotować następujące dokumenty:

• projekt budowlany, projekty branżowe i technologiczne uzgodnione z rzeczoznawcami, odstępstwo w przypadku zaniżonej wysokości lokalu, braku oświetlenia naturalnego na stanowisku pracy lub zagłębienia pomieszczeń, oświadczenie kierownika nadzoru budowlanego lub firmy budowlanej, że prace związane z budową, przebudową lub adaptacją zostały wykonane zgodnie z zaopiniowaną dokumentacją projektową, a użyte materiały posiadają wymagane certyfikaty, protokół ze sprawdzenia wentylacji obiektu, dokumentacja działalności gospodarczej,  badanie wody wykonane przez Sanepid,

• w przypadku nowego lokalu - pozwolenie na budowę, zaakceptowany przez gminę plan lokalizacji, umowa na wywóz nieczystości stałych i pokonsumpcyjnych.

• w przypadku adaptacji lub przebudowy lokalu - pozwolenie gminy lub dzielnicy wydziału architektury na zmianę sposobu użytkowania lub na przebudowę, dodatkowo załącza się sporządzone projekty technologiczne

Lokal gastronomiczny - koncesja na alkohol

Aby móc sprzedawać w kawiarni alkohol, trzeba uzyskać specjalne zezwolenie. Szczegółowe wymagania kto i kiedy może sprzedawać napoje alkoholowe precyzuje ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Przedsiębiorca może sprzedawać alkohol po uzyskaniu zezwolenia wydanego przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Lokal gastronomiczny - opłaty za publiczne odtwarzanie muzyki

Jeżeli właściciel lokalu gastronomicznego planuje w restauracji odtwarzać publicznie muzykę, musi uzyskać licencję. Udzielana jest na poszczególne formy wykorzystania utworów chronionych prawami autorskimi, np. na publiczne odtworzenia i wykonania utworów. W przypadku, gdy restaurator nie jest pewny, czy potrzebuje licencji, dobrym pomysłem jest skontaktowanie się z organizacją zbiorowego zarządzania.

RODO w lokalu gastronomicznym

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę budowlaną, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Lokal gastronomiczny - marketing

 Po pierwsze warto przemyśleć, kto będzie klientem naszej restauracji - będą to osoby prywatne czy będzie to miejsce do spotkań biznesowych? Następnie należy ocenić sytuację na rynku, konkurencję i bliskość firm znajdujących się wokół naszego punktu gastronomicznego.

 Aby zaplanować skuteczną strategię marketingową, należy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania:

1. Do kogo kieruję swoją ofertę?

2. Jakie cele chcę osiągnąć?

3. Co mnie wyróżnia na tle innych firm?

4. W czym moja firma jest najlepsza?

 Następnie po analizie odpowiedzi przejść do opracowania planu reklamy swojej firmy.

 W pierwszej kolejności można skorzystać z bezpłatnych portali internetowych, jak np. Taelo.pl  Daje on zarówno możliwość reklamowania swoich usług, jak i umożliwia szereg ciekawych rozwiązań. Jednym z nich jest możliwość prowadzenia bloga firmowego, na którym właściciel restauracji  może publikować artykuły (ciekawe przepisy) czy zdjęcia (z wydarzeń organizowanych w lokalu). Działania te z całą pewnością przełożą się na budowanie odpowiedniego wizerunku restauracji.  

 W miarę upływu czasu i rozwoju biznesu, warto pomyśleć również o profesjonalnej stronie internetowej.