Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć biuro podróży - wszystko co chciałbyś wiedzieć!

Przedsiębiorcy, którym marzy się założenie biura podróży, powinni zastanowić się, jakie usługi chcą konkretnie prowadzić. Do wyboru mają:

  • organizację turystyki (organizację imprez turystycznych, czyli przygotowywanie i planowanie wycieczek),

  • pośrednictwo turystyki (wykonywanie na zlecenie klienta czynności faktycznych i prawnych związanych z zawieraniem umów o świadczenie usług turystycznych - podpisywanie za niego umów o wynajem hotelu, rezerwacji przelotu samolotem, itp),

  • agencję turystyczną (stałe pośredniczenie w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych na rzecz organizatorów turystyki posiadających zezwolenia w kraju lub na rzecz innych usługodawców posiadających siedzibę w kraju).

Jeżeli przedsiębiorca chce, może prowadzić szeroką działalność z usługami w zakresie każdej z wymienionych wyżej dziedzin. Jednak najczęściej wybieranym profilem działalności biura podróży to świadczenie usług agenta turystycznego. Głównie dlatego, że ten rodzaj działalności nie wymaga wpisu do rejestru organizatorów turystyki, a także gwarancji bankowych oraz ubezpieczenia. Agenta turystycznego nie ma także obowiązku prowadzenia wykazu umów czy też regulowania wpłat do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Sprawdź w artykule, jak założyć biuro podróży.

Wymagania wstępne związane z prowadzeniem biura podróży

Rozpoczynając działalność w ramach pośrednika turystycznego i organizatora wycieczek, przedsiębiorca zobowiązany jest do posiadania odpowiedniego ubezpieczenia lub gwarancji bankowej. Te działalności podlegają także wpisowi do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych prowadzonego przez właściwego ze względu na lokalizację siedziby albo oddziału, marszałka województwa. 

Dopuszczalne formy prowadzenia biura podróży

Otwierając biuro podróży, przedsiębiorca może wybrać dowolny rodzaj prowadzenia działalności (po spełnieniu odpowiednich warunków) oprócz spółki partnerskiej (dotyczy ona tylko wolnych zawodów).

Jak założyć biuro podróży?

Działalność gospodarczą w Polsce można prowadzić w formie jednoosobowej działalności, spółki cywilnej czy spółek handlowych (szczegółowo uregulowanych przepisami kodeksu spółek handlowych).

Spółki handlowe można podzielić na spółki osobowe oraz kapitałowe. Decydując się na założenie tychże spółek, należy dokonać rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki.

Natomiast jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną należy zarejestrować poprzez CEIDG.

Określenie PKD dla biura podróży

Jak już wcześniej wspomniano, z prowadzeniem biura podróży łączą się różne działalności. Dlatego PKD będzie wynosiło:

  • 79.11.A dla działalności agentów turystycznych,

  • 79.11.B dla działalności pośredników turystycznych,

  • 79.12.Z dla działalności organizatorów turystyki.

Najlepsza forma opodatkowania dla biura podróży

Wybranie odpowiedniej formy opodatkowania zależy od wielu czynników, między innymi od formy prowadzenia działalności oraz od planowanej wysokości przychodów oraz kosztów.

Biuro podróży a opodatkowanie na zasadach ogólnych

Zasady ogólne to najprostsza i najpopularniejsza forma opodatkowania dochodów. Pozwala podatnikowi na płacenie:

  • 18% podatku (po obniżeniu o kwotę zmniejszającą podatek) lub

  • 32% (15 395,04 zł plus nadwyżka ponad 85.528 zł podstawy opodatkowania).

Rozliczając się na zasadach ogólnych, podatnik może obniżyć kwotę podatku o przewidziane w ustawie ulgi i odliczenia (np. ulga na dzieci czy ulga na internet).

Przy opodatkowaniu działalności skalą podatkową należy zwrócić uwagę na kwotę zmniejszającą podatek. Bowiem od 2017 roku nastąpiła zmiana przepisów dotyczących kwoty zmniejszającej podatek i obecnie jej wysokość zależna jest od osiągniętego dochodu.

Jeśli dochody podatnika nie przekroczą kwoty 85 528 zł to kwota zmniejszająca podatek wynosić będzie 556,02 zł w skali roku. Natomiast, gdy dochody podatnika przekroczą kwotę 85 528 zł (drugi próg podatkowy) to zaliczek na podatek dochodowy nie pomniejsza się już o kwotę zmniejszającą podatek. Przy czym ostateczna wysokość kwoty zmniejszającej podatek będzie ustalana dopiero przy sporządzaniu zeznania rocznego.

Biuro podróży a podatek liniowy

Niezależnie od wysokości dochodów, rozliczając biuro podróży, przedsiębiorca zapłaci 19% podatku. Podatek liniowy jest zdecydowanie bardziej opłacalny dla podatników, którzy uzyskują wysokie dochody (nie niższe niż 100 tys. zł). Co ważne, przy opodatkowaniu podatkiem liniowym nie można rozliczać się z małżonkiem czy korzystać z ulg podatkowych.

Biuro podróży a ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W opodatkowaniu ryczałtem, przedsiębiorca prowadzący biuro podróży odprowadza podatek od kwoty przychodu (bez pomniejszania ich o koszty uzyskania przychodu). Stawka ryczałtu dla biur podróży wynosi 17%. Wybierając opodatkowanie ryczałtem, podatnik musi wiedzieć, że tym samym traci prawo do rozliczenia się z małżonkiem oraz do ulgi na dzieci.

Biuro podróży a karta podatkowa

W przypadku prowadzenia usług w zakresie agenta turystycznego, pośrednika turystycznego czy organizatora turystyki, nie można opodatkować swojej działalności kartą podatkową.

Księgowość online dla biura podróży

Prowadząc działalność rozliczaną w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Ewidencję Przychodów przedsiębiorcy mogą skorzystać z księgowości online przeznaczonej do samodzielnego prowadzenia księgowości. Przykładową platformą do samodzielnego prowadzenia księgowości może być wFirma.pl. Jest to opcja znacznie tańsza niż tradycyjne biuro rachunkowe. Obsługa księgowości firmy przez biuro rachunkowe to koszt około 150 zł miesięcznie. W porównaniu do standardowej ceny za dostęp do aplikacji do e-księgowości, która wynosi średnio 33 PLN netto za miesiąc, poprzednie rozwiązanie wypada zdecydowanie niekorzystnie.

Biuro podróży - krok po kroku

Dzięki platformie, właściciel biura podróży, może realizować kompleksowe zarządzanie własnym biznesem, poprzez m.in.:

Biuro podróży - z VAT czy bez VAT?

Prowadząc biuro podróży, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia VAT, jeżeli jego obroty w ciągu roku podatkowego nie przekroczą 200 000 złotych bez podatku VAT. Jeśli działalność jest założona w ciągu roku to limit ten należy obliczyć według proporcji. W innym przypadku, usługi świadczone przez biuro podróży są obłożone podatkiem VAT liczonym wg stawki 23%. Jednak od tej zasady istnieje wyjątek. Mówi o nim art. 119 ust. 8 Ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług:

 art. 119 ust. 8. Ustawy o podatku od towarów i usług:
Jeżeli usługi nabywane od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty są świadczone zarówno na terytorium Unii Europejskiej, jak i poza nim, to usługi turystyki podlegają opodatkowaniu stawką podatku w wysokości 0% tylko w części, która dotyczy usług świadczonych poza terytorium Unii Europejskiej.
Co ważne usługi turystyczne mogą być rozliczane w ramach tzw. procedury VAT marża.

Świadcząc w biurze podróży usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przy przekroczeniu obrotu na poziomie 20 000 złotych należy zakupić kasę fiskalną. Przy zakupie kasy fiskalnej podatnik ma możliwość skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Składki ZUS dla biura podróży

Najpóźniej 7 dni po założeniu działalności, przedsiębiorca musi się zgłosić do ubezpieczeń w ZUS. Robi to na druku ZUS ZUA, jeżeli biuro podróży jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń lub na ZUS ZZA, jeżeli pracuje również w innym miejscu.

Ulga na start

Dzięki uldze na start podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą ma możliwość nie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) przez 6 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania działalności. Jednak, aby móc skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:

  • być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółek cywilnych)
  • podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia
  • nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności
  • nie podlega ubezpieczeniu w KRUS


Jeśli osoba rozpoczynająca działalność spełni dane warunki i skorzysta z ulgi na stat to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Preferencyjne składki ZUS

Przedsiębiorca, który rozpoczyna działalność lub minął mu okres 6 miesięcy ulgi na start, może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Wysokość składek ZUS zależy od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób, które opłacają składki społeczne na preferencyjnych zasadach, wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Konto firmowe dla biura podróży

Przepisy nie określają jednoznacznie, czy przedsiębiorca musi zakładać osobne konto firmowe. Jednak w przypadku prowadzenia biura podróży prowadzenie osobnego konta firmowego wydaje się być konieczne, biorąc pod uwagę ruch na koncie - wpłaty od kontrahentów, zaliczki od klientów itd.

Konto firmowe można założyć w wybranym przez siebie banku - większość posiada specjalne oferty kont firmowych dla przedsiębiorców. Warto się z nimi zapoznać i wybrać tę najbardziej korzystną.

Warunki lokalowe dla biura podróży

Nie wszystkie formy prowadzenia działalności gospodarczej wymagają dysponowania odpowiednim budynkiem lub lokalem. Można do nich zaliczyć biuro podróży, jednak wszystko zależy od skali firmy i miejsca jego prowadzenia. W przypadku prowadzenia franczyzy dużego biura podróży, trzeba raczej pomyśleć o miejscu w dużej galerii handlowej czy centrum miasta. Natomiast w mniejszych miejscowościach turystycznych można się spotkać z biurami podróży, które dzielą okienko z kantorem.

Istnieją także jeszcze tańsze alternatywy, czyli wirtualne biura podróży. Oczywiście, wbrew pozorom, dobre pozycjonowanie strony i reklama w internecie nie jest najtańsza, jednak przedsiębiorcy odpadną wszystkie dodatkowe koszty związane z wynajmem lokalu. Jednak prowadzenie wirtualnego biura wiąże się z pewnym ryzykiem - musi on bowiem długo pracować na ruch wystarczający do prowadzenia zyskownego biznesu.

Biuro podróży a RODO

Przyszły przedsiębiorca prowadzący biuro podróży, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

  1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
  2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
  3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
  4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Marketing w biurze podróży

Prowadzenie  biura podróży tak jak każdej innej branży usługowej, jest dosyć żmudnym procesem. Najpierw przedsiębiorca musi zainwestować sporo czasu, nerwów i pieniędzy w reklamę, aby powoli to się zwracało. Jak już wcześniej wspomniano, wszystko zależy od miejsca prowadzenia biura podróży.

Marketing biura podróży prowadzonego w dużym mieście

Konkurencja jest naprawdę ogromna. Biura podróży rządzą się swoją specyfiką i zazwyczaj największej ilości klientów należy się spodziewać w sezonie letnio - jesiennym. Dodatkowo, ludzie wybierają się do biur podróży, kiedy sami tego potrzebują, więc ogłaszanie się w gazetach czy na billboardach nie ma większego sensu. Oczywiście najlepszym pomysłem będzie internet oraz jak najlepsza lokalizacja biura.

Marketing biura podróży prowadzonego w małym mieście

Pomimo tego, że mniejsze miejscowości turystyczne mogą się wydawać spokojniejsze, walka o klienta jest nie raz bardziej zacięta niż w dużych aglomeracjach. Biura podróży możemy spotkać na każdym kroku, jak więc się przebić i utrzymać?

Na pewno ważna jest oferta i promocje - dla rodzin z dziećmi, dla większych grup. Warto nawiązać współpracę z jak największą ilością hoteli czy pensjonatów, gdzie będzie można zostawić wizytówki czy ulotki biura podróży. To samo tyczy się taksówkarzy czy kawiarni.

Warto również skorzystać z możliwości jakie dają portale internetowe, jak np. Taelo.pl. W miejscu tym przedsiębiorca może bezpłatnie założyć wizytówkę swojej firmy, zawierającą najważniejsze informację takie jak: adres biura podróży czy godziny otwarcia. Dodatkowym benefitem jest także możliwość prowadzenia bloga firmowego. Właściciel biura podróży może go wykorzystać do opisywania najciekawszych miejsc na świecie, które sprawdził i poleca.

Biuro podróży - sposób na biznes

Jednak jak w przypadku każdej działalności usługowej, należy postawić na jak najwyższą jakość oferowanych usług. Zawierać kontrakty ze sprawdzonymi hotelami i przewoźnikami i dbać, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Tym sposobem, zadowoleni turyści polecą nasze usługi dalej, rodzinie i znajomym i bardzo możliwe, że za rok sami wrócą.