Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów – dalej „ustawa” – zaimplementowano do polskiego prawodawstwa dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Celem obu tych regulacji jest zapewnienie osobom zgłaszającym naruszenia prawa, nazywanym sygnalistami, ochrony przed działaniami odwetowymi. Istotnymi elementami systemu ochrony sygnalistów są specjalne procedury dokonywania zgłoszeń, mające gwarantować sygnalistom zachowanie poufności. Jak powinna wyglądać procedura zgłoszeń wewnętrznych w zakładzie pracy?
Kto musi wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną w ustawie również procedurą zgłoszeń wewnętrznych, zobowiązany jest wprowadzić podmiot prawny, na którego rzecz według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do liczby tej wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Przez podmiot prawny należy rozumieć:
- podmiot prywatny – osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
- podmioty publiczne – podmiot wskazany w art. 3 Ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 roku o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, do których w szczególności należą jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych.
Wspomniany próg liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie muszą wprowadzać jednostki organizacyjne gminy lub powiatu (jednostki budżetowe oraz zakłady budżetowe) liczące mniej niż 10 000 mieszkańców.
Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna obligatoryjnie określać:
wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej adresem do kontaktu;
bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
Jak wyżej wskazano, w procedurze należy określić w szczególności sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych. Powinny one obejmować co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:
nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie lub
kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy odtwarzającego dokładny jej przebieg.
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub
protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Konsultacje
Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych może nastąpić po konsultacjach z:
zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Polegają na wyrażeniu opinii; podmiot prawny nie musi uzgodnić ze związkami zawodowymi ani z przedstawicielami osób świadczących pracę treści procedury (nie jest związany ich stanowiskiem). Powinien jednak w miarę możliwości uwzględnić uwagi zgłoszone w ramach konsultacji. Następnym krokiem po przeprowadzeniu konsultacji jest wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych w życie.
Przykład 1.
Gminna szkoła podstawowa utworzona w marcu na 1 lipca zatrudniała 57 pracowników. Gmina, na której terenie szkoła działa, liczy ponad 15 000 mieszkańców. W związku z tym szkoła była zobowiązania do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jej projekt został przedstawiony do konsultacji zakładowej organizacji związkowej 5 lipca. Konsultacje trwały do 10 lipca, czyli przez minimalny dopuszczalny okres. W ich wyniku dyrektor szkoły i przewodniczący zakładowej organizacji związkowej podpisali protokół, w którym stwierdzono, że związek zawodowy wniósł 3 propozycje zmian w projekcie procedury. Dyrektor szkoły uwzględnił 2 ze zgłoszonych uwag. W ten sposób obowiązek przeprowadzenia konsultacji został zrealizowany.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – termin wprowadzenia procedury
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Na podstawie przepisów ustawy trudno jest bez wątpliwości ustalić, w jakim terminie podmioty prawne istniejące w dniu wejścia w życie tej ustawy – tj. 25 września 2024 roku – powinny wprowadzić procedury zgłoszeń wewnętrznych. Prezentowane były w tej sprawie konkurujące ze sobą stanowiska, wskazujące, że procedura powinna:
obowiązywać od 25 września 2024 roku;
być ustalona niezwłocznie po 25 września 2024 roku;
być ustalona niezwłocznie po 1 stycznia 2025 roku.
Pierwsze z wymienionych stanowisk było rekomendowane z ostrożności – aby podmiot prawny nie naraził się na zarzut, że nie funkcjonuje u niego procedura zgłoszeń wewnętrznych, chociaż ustawa już obowiązuje. Słabością tego stanowiska było to, że zarówno czynności takie jak wspomniane wyżej konsultacje, jak i ogłoszenie procedury należałoby przeprowadzić jeszcze przed wejściem ustawy w życie, co można by uznać za działania bez podstawy prawnej. Przyjęcie drugiego stanowiska umożliwiałoby przeprowadzenie konsultacji i ogłoszenie procedury już w czasie obowiązywania ustawy. Wydaje się, że za najbardziej trafne ze ściśle prawnego punktu widzenia należałoby uznać trzecie stanowisko głoszące, że procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać ustalona niezwłocznie po 1 stycznia 2025 roku, a konsultacje ze związkami zawodowymi należy przeprowadzić najwcześniej, poczynając od 1 stycznia 2025 roku, ponieważ dopiero od tego dnia wiadomo, czy liczba osób wykonujących pracę zarobkową dla podmiotu prawnego obliguje go do wprowadzenia procedury.
Jednakże, jak się wydaje, znaczna część podmiotów prawnych z ostrożności opowiedziała się za stanowiskiem pierwszym, biorąc pod uwagę ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej w postaci grzywny za nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (art. 58 ustawy) – i wprowadziła omawianą procedurę już z mocą obowiązującą od 25 września 2024 roku.
