Poradnik Przedsiębiorcy

Jednolity Plik Kontrolny - czym jest i kto ma obowiązek go składać?

Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy, nawet najmniejsi przedsiębiorcy, muszą składać różne struktury JPK. Jest to Jednolity Plik Kontrolny w różnych odsłonach przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Niektóre ze struktur JPK należy składać co miesiąc, a część z nich dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT. Poznajmy struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny jest polską wersją SAF-T (Standard Audit File for Tax), rozwiązania informatycznego opracowanego przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. Celem tej instytucji jest usprawnienie funkcjonowania organów podatkowych, przyspieszenie dokonywania rozliczeń i zapobieganie nieprawidłowościom w rozliczaniu podatków. Jednolity Plik Kontrolny dokumentuje sprzedaż towarów lub usług przedsiębiorcy oraz dokonywane przez niego zakupy, tak, aby rozliczenie podatku vat było proste i nieskomplikowane. Wszyscy zarejestrowani podatnicy od towarów i usług, mają obowiązek składania JPK. Od października 2021 roku plik JPK_VAT który został wprowadzony jako pierwszy został zastąpiony nową bardziej rozbudowaną strukturą JPK tzw. JPK_V7 lub nazywany JPK_VAT z deklaracją. Nazewnictwo to związane jest z tym, że plik JPK_V7 zastąpił zarówno plik JPK_VAT w pierwotnej strukturze jak i deklaracje VAT-7 i deklaracje VAT-7K.

Jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego i nie jest zobligowany do uiszczania podatku vat, nie musi wysyłać JPK_V7.

Jak wysłać JPK?

Znaczna część przedsiębiorców w swojej codziennej działalności korzysta z pomocy księgowych oraz biur rachunkowych i te podmioty wyręczają swoich klientów w wysyłaniu JPK. Jeśli przedsiębiorca rozlicza się samodzielnie, może wygenerować i wysyłać JPK różnymi sposobami:

  • za pomocą aplikacji e-mikrofirma;

  • za pomocą programu Klient JPK 2.0;

  • za pomocą innego programu księgowego, który obsługuje wysyłkę JPK np. wFirma.pl;

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej mogą skorzystać z aplikacji e-mikroforma. Aplikacja pozwala na wystawianie faktur vat, księgowanie faktur oraz przygotowywanie rozliczeń vat. Aplikacja generuje i wysyła również JPK.

Co istotne, wysłanie JPK wymaga uwierzytelnienia tożsamości przedsiębiorcy. Przedsiębiorca może to uczynić poprzez:

  • profil zaufany ePUAP;

  • kwalifikowany podpis elektroniczny;

  • wykorzystanie danych autoryzujących m.in. kwoty przychodu.

Różne rodzaje plików JPK

Obecnie obowiązuje osiem różnych rodzajów (struktur) JPK:

  1. JPK_KR: dotyczy ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, również w zakresie podatku dochodowego;

  2. JPK_WB: wyciąg bankowy dokumentujący transakcje dokonywane na rachunku przedsiębiorcy;

  3. JPK_MAG: ewidencja magazynowa, prezentująca ruch towarów na magazynie, ich wydania oraz przyjęcia;

  4. JPK_V7: ewidencja dokonywanych przez przedsiębiorcę zakupów oraz sprzedaży towarów i usług;

  5. JPK_PKPiR: podatkowa księga przychodów i rozchodów;

  6. JPK_EWP: ewidencja przychodów przeznaczona dla podatników rozliczających się ryczałtem;

  7. JPK_FA: ewidencja obrazująca faktury sprzedaży, zawierająca dokładne określenie każdej dokonywanej transakcji;

  8. JPK_FA_RR: ewidencja obejmująca faktury VAT RR.

Przedsiębiorca wysyła JPK_V7 do 25-go dnia każdego miesiąca. Jest to jedyny obowiązkowy plik JPK. Jeśli termin wysyłki przypada w sobotę lub święto, wówczas JPK należy złożyć następnego dnia roboczego. Nawet, jeśli przedsiębiorca rozlicza się kwartalnie, musi wysyłać JPK każdego miesiąca.

Przedsiębiorca ma obowiązek wysłania JPK_V7 bez wezwania organów podatkowych - to przedsiębiorca musi zatem pamiętać o dochowaniu ustawowych terminów.

Jeśli przedsiębiorca zawiesi działalność, nie będzie miał obowiązku wysyłania JPK_V7. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której przedsiębiorca musi uzupełnić ewidencję vat (np. z uwagi na zakup towarów w trakcie zawieszenia działalności albo zawieszenie działalności w środku okresu rozliczeniowego) - w takim przypadku podatnik ma obowiązek złożenia JPK_V7.

Pozostałe struktury plików JPK przekazywane są do urzędu wyłącznie na żądanie urzędu. Nie ma potrzeby generowania ich co miesiąc bądź wysyłania ich dobrowolnie do urzędu.

Przedsiębiorca otrzyma wiadomość o nieprawidłowościach w pliku

Organy podatkowe na bieżąco kontrolują prawidłowość składanych przez przedsiębiorców JPK_V7. Oprogramowanie to automatycznie porównuje składane przez podatników JPK i analizuje niezgodności (np. rozbieżności co do kwot w JPK kontrahentów) w nadesłanych danych.

Jeżeli w JPK_V7 pojawią się niezgodności, przedsiębiorca otrzyma wiadomość e-mail z adresu lub wiadomość sms na podany przez siebie w zgłoszeniu identyfikacyjnym numer telefonu.

Jeśli w pliku JPK_V7 występują nieprawidłowości, przedsiębiorca otrzyma automatyczne powiadomienie mailowe lub za pomocą wiadomości sms. Wiadomość będzie zawierała wyłącznie powiadomienie o tym, iż w przesłanym pliku zostały wykryte nieprawidłowości. W takim przypadku przedsiębiorca będzie musiał złożyć korektę JPK_V7 albo ewentualnie skontaktować się z urzędem skarbowym celem ustalenia, co jest źródłem niezgodności. Jeśli podatnik nie dokona korekty i nie podejmie czynności w celu wyjaśnienia sprawy, naraża się na konieczność uiszczenia odsetek za zwłokę w zapłacie podatku i podjęcia przez urząd skarbowy czynności sprawdzających.

Nieuważnemu przedsiębiorcy grozi grzywna

Niezłożenie JPK może spowodować dla przedsiębiorcy pociągnięcie do odpowiedzialności karnoskarbowej. W przypadku uszczuplenia należnego podatku o kwotę niższą niż 10.000,00 zł niewypełnienie tego obowiązku będzie stanowiło wykroczenie, powyżej tej kwoty czyn ten będzie przestępstwem. Zgodnie z art. 61a ustawy Kodeks karny skarbowy:

§ 1. Kto wbrew obowiązkowi nie przesyła księgi właściwemu organowi podatkowemu albo przesyła ją nierzetelną, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

§ 2. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto księgę przesyła po terminie lub wadliwą.

Wysokość grzywny podyktowana jest zarówno ustawowymi limitami, jak i sytuacją życiową i majątkową sprawcy czynu. Warto pamiętać, iż odpowiedzialnością karno-skarbową może skutkować nie tylko nie złożenie JPK, ale również podanie w pliku nieprawdziwych informacji albo uchybienie terminowi do wysłania JPK, a także zaniechanie przedstawienia JPK na żądanie organów podatkowych.

Jeżeli plik JPK_V7 zostanie złożony po terminie należy złożyć w urzędzie tzw. czynny żal aby uchronić się przed ewentualnymi sankcjami za niewywiązanie się z obowiązków sprawozdawczych w terminie.