Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych co do zasady wiąże się z koniecznością ewidencjonowania transakcji przy wykorzystaniu kasy rejestrującej, a także wystawiania paragonów dla nabywców towarów lub usług. Wyjaśniamy, kiedy sprzedawca nie musi wystawiać paragonu.
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy wykorzystaniu kas fiskalnych wyznacza zatem status nabywcy towarów lub usług będących przedmiotem transakcji. Jeżeli nabywcami są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej lub rolnicy ryczałtowi, dokonana sprzedaż co do zasady powinna zostać zewidencjonowana na kasie fiskalnej.
Obowiązujące w Polsce przepisy przewidują jednak szereg zwolnień z prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej, z których można skorzystać po spełnieniu odpowiednich warunków. Poszczególne rodzaje zwolnień z kas rejestrujących i warunki konieczne do spełnienia przez podatników w celu ich zastosowania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Limit obrotów – kiedy sprzedawca nie musi wystawiać paragonu?
Regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidują zwolnienie podmiotowe z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ze względu na wysokość obrotu, czyli do określonej wysokości obrotów. Zwolnienie z kasy fiskalnej w danym roku podatkowym, obowiązujące nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2024 roku ze względu na limit obrotów, dotyczy:
- podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł, oraz
- podatników rozpoczynających po 31 grudnia 2021 roku dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.
Limit obrotów na kasę fiskalną – zasady ustalania
Trzeba jednak mieć na uwadze, że zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ze względu na limit obrotów nie może być stosowane w przypadku:
- dostaw towarów wymienionych w art. 4 ust. 1 pkt 1 oraz
- świadczenia usług wyszczególnionych w art. 4 ust. 1 pkt 2
– rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Sprzedaż towarów lub usług wyłączonych ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na limit obrotów powoduje, że podatnik ma obowiązek zakupu i instalacji kasy rejestrującej przed dokonaniem pierwszej transakcji sprzedaży.
Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej ze względu na limit obrotów nie wystawia zatem paragonów fiskalnych dla nabywców. Trzeba jednak mieć na uwadze, że przy zwolnieniu z kasy rejestrującej ewidencjonowanie sprzedaży w dalszym ciągu jest obowiązkowe. Przedsiębiorca może wówczas ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych prowadząc ewidencję sprzedaży bezrachunkowej lub wystawiając imienne faktury.
Kiedy sprzedawca nie musi wystawiać paragonu przy sprzedaży internetowej?
Na podstawie art. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2023 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Jest to zwolnienie przedmiotowe, czyli dotyczące konkretnych czynności. W załączniku do rozporządzenia wyszczególniono szereg czynności podlegających zwolnieniu z ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej (pozycja 36 załącznika do rozporządzenia), podlega w szczególności dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Oznacza to, że sprzedawca dokonujący dostawy towarów w systemie wysyłkowym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a więc nie musi również wystawiać paragonów, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
- zapłata za towar musi być dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem),
- z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana,
- przedmiotem dostawy nie są towary wymienione w art. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.344.2019.2.JM) z 7 sierpnia 2019 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczącej zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży internetowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Fragment uzasadnienia interpretacji:
„Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy prawa, wskazać należy, że w przedmiotowej sprawie zostaną spełnione łącznie wszystkie warunki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej sprzedaży przez Wnioskodawcę towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 36 załącznika do rozporządzenia, a mianowicie:
- Wnioskodawca otrzymuje/będzie otrzymywał w całości zapłatę za dostawę towarów realizowaną w systemie wysyłkowym za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy Wnioskodawcy) w każdym wymienionym przypadku otrzymywania zapłaty,
- Wnioskodawca może powiązać otrzymaną na rachunek bankowy wpłatę ze sprzedażą oznaczonych towarów na rzecz konkretnego Klienta,
- towary sprzedawane w Sklepie Internetowym nie stanowią towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.
W konsekwencji, Wnioskodawca będzie miał prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na podstawie § 2 ust. 1 w zw. z poz. 36 załącznika do rozporządzenia.
Tym samym należy stwierdzić, że Wnioskodawca będzie miał możliwość rezygnacji z ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz zaprzestania dokumentowania sprzedaży paragonami fiskalnymi”.
Przykład 1.
Pan Aleksander prowadzi sklep internetowy, w systemie wysyłkowym sprzedaje perfumy i wody toaletowe. Płatności przyjmowane są wyłącznie na rachunek bankowy przedsiębiorcy, a z dokonanych wpłat jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczy zapłata i na czyją rzecz została dokonana. Czy pan Aleksander może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej?
Regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidują w szczególności zwolnienie przedmiotowe z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży wysyłkowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W pozycji 36 załącznika do rozporządzenia, stanowiącym wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wskazano, że zwolnieniu podlega „dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)”.
Pomimo jednak spełnienia warunku wpłat realizowanych za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy oraz powiązania dokonanych wpłat z konkretnymi czynnościami i osobami, pan Aleksander nie może stosować zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej. Dostawa perfum i wód toaletowych wskazana została bowiem w art. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w którym zawarto katalog czynności, do których nie mają zastosowania zwolnienia z kasy fiskalnej.
Analogicznemu zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej podlega świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła (pozycja 36 załącznika do rozporządzenia).
