Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola podatkowa - co warto o niej wiedzieć?

Zarówno kontrola podatkowa jak i sama jej wizja u każdego przedsiębiorcy wzbudza przerażenie. Jak w popularnym przysłowiu, strach ma wielkie oczy. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, czego może się spodziewać w przypadku otrzymania zawiadomienia o planowanej kontroli tak, aby odpowiednio się do niej przygotować.

Czym jest kontrola podatkowa?

Podstawą przeprowadzenia kontroli podatkowej jest przepis art. 282 i n. ustawy Ordynacja podatkowa.

Przepis art. 281 Ordynacji podatkowej
"§ 1. Organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem § 3, przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych, zwanych dalej „kontrolowanymi”.
§ 2. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego."

Kontrola podatkowa może dotyczyć każdego przedsiębiorcy. Nie w każdym przypadku kontrola jest podyktowana podejrzeniem nieprawidłowości w rozliczeniu podatków –  celem kontroli jest bowiem uszczelnienie systemu podatkowego. Co do zasady jednocześnie u tego samego przedsiębiorcy może być przeprowadzana tylko jedna kontrola.

Kontrola podatkowa zawsze wszczynana jest z urzędu, a nie na wniosek. Kontrola podatkowa jest przeprowadzana przez organy podatkowe I Instancji, którymi są:

  • naczelnik urzędu skarbowego,

  • naczelnik urzędu celnego,

  • wójt/ burmistrz/ prezydent miasta, starosta, marszałek województwa,

  • dyrektor izby skarbowej,

  • dyrektor izby celnej.

Czas trwania kontroli jest ograniczony. Zgodnie z treścią przepisu art. 55 ustawy Prawo przedsiębiorców mającej zastosowanie do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

  1. mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,

  2. małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,

  3. średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,

  4. pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Czy kontrola podatkowa musi być zapowiedziana?

Przedsiębiorca musi wiedzieć, iż czas na rozpoczęcie kontroli jest ograniczony. Zgodnie z treścią przepisu art. 282 b ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy jest zobowiązany zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli na minimalnie 7 dni przed jej rozpoczęciem. Szybsza kontrola podatkowa wymaga zgody przedsiębiorcy. Organ podatkowy może wszcząć kontrolę nie później niż 30 dni po doręczeniu zawiadomienia. Jeśli organ przekroczy ten termin, wówczas konieczne będzie dokonanie ponownego zawiadomienia.

 

kontrola podatkowa

 

W niektórych przypadkach, wskazanych wyczerpująco w treści ustawy, organ podatkowy może przeprowadzić kontrolę bez uprzedniego zawiadamiania przedsiębiorcy. Kontrola podatkowa może zostać przeprowadzona bez zawiadomienia na przykład w razie:

  • kontroli działalności gospodarczej, która nie została zgłoszona do opodatkowania;

  • kontroli dotyczącej zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w przypadku podatku VAT;

  • wszczęcia postępowania przygotowawczego w sprawie o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe;

  • kontroli przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych przez przedsiębiorcę źródłach;

  • kontroli ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej;

  • kontroli działalności gospodarczej, która została zawieszona.

Jakie prawa ma kontroler?

Zarówno na podmiocie przeprowadzającym kontrolę, jak i na kontrolowanym przedsiębiorcy ciążą określone prawa i obowiązki. W szczególności, jak wskazano powyżej, organ podatkowy musi zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Do innych ważnych obowiązków organu podatkowego przeprowadzającego kontrolę należy zaliczyć obowiązek działania na podstawie i w granicach określonych przez przepisy prawa, a także zapewnienie kontrolowanemu przedsiębiorcy prawa do czynnego udziału na każdym etapie postępowania. Osoba przeprowadzająca kontrolę ma obowiązek okazania upoważnienia do dokonania kontroli, za wyjątkiem przypadków, w których istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego – w takich wypadkach wystarczające jest okazanie legitymacji służbowej, a upoważnienie dostarcza się niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni. Przepis art. 283 § 2 Ordynacji Podatkowej wskazuje dokładnie, jakie informacje muszą zostać zawarte w treści upoważnienia (np. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego podmiotu). Co ważne zakres czynności kontrolnych wskazanych w upoważnieniu musi pokrywać się z zakresem czynności kontrolnych wskazanych w zawiadomieniu o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Na kontrolerze ciąży również obowiązek dokonania stosownego wpisu o przeprowadzanej kontroli w książce kontroli okazanej przez przedsiębiorcę.

Uwaga!
Organ podatkowy przeprowadzający kontrolę jest związany zakresem czynności kontrolnych wskazanych w treści upoważnienia oraz w treści zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolujący może rozszerzyć kontrolę o inne okresy rozliczeniowe i nie musi zawiadamiać o tym zamiarze kontrolowanego przedsiębiorcy, ale nie może rozszerzyć kontroli o kontrolę w przedmiocie np. innych obowiązków podatkowych.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest ustalenie, co dokładnie może zrobić kontroler w trakcie prowadzonej kontroli:

  • żądać udostępnienia mu akt, ksiąg i wszystkich dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem, a także sporządzać ich odpisy, kopie oraz notatki z treści udostępnionych dokumentów;

  • wchodzić na teren nieruchomości oraz do budynków i lokali zajmowanych przez kontrolowanego przedsiębiorcę;

  • żądać przedstawienia majątku kontrolowanego przedsiębiorcy;

  • zbierać materiały konieczne do przeprowadzenia kontroli, w tym przesłuchiwać świadków (np. osoby zatrudnione przez przedsiębiorcę), zasięgać opinii biegłych oraz zabezpieczyć pozyskane w toku kontroli dowody.

Jakie prawa ma przedsiębiorca?

Podczas kontroli podatkowej przedsiębiorca ma prawo do:

  • przygotowania dokumentów i ksiąg podatkowych w okresie pomiędzy otrzymaniem zawiadomienia a faktycznym wszczęciem kontroli (w tym czasie przedsiębiorca może dokonać stosownych korekt deklaracji podatkowych – korekta może być złożona do dnia rozpoczęcia kontroli);

  • wyznaczenia pełnomocnika, który reprezentuje przedsiębiorcę w trakcie kontroli oraz w kontaktach z organem podatkowym (jeśli przedsiębiorca jest nieobecny w toku przeprowadzenia kontroli, ustanowienie pełnomocnika jest obligatoryjne);

  • udziału we wszystkich czynnościach przeprowadzanych w toku kontroli (np. prawo do obecności w trakcie przesłuchania świadków czy w trakcie przeprowadzanych oględzin);

  • składania wniosków dowodowych (np. o przeprowadzenie dowodu z określonych dokumentów czy z przesłuchania określonych świadków);

  • dostępu do akt sprawy;

  • wniesienia sprzeciwu.

Oczywistym jest, iż prawom kontrolowanego przedsiębiorcy odpowiadają obowiązki organu kontrolującego i odwrotnie. Przykładowo, skoro kontrolującemu przysługuje prawo wstępu do lokalu przedsiębiorcy, obowiązkiem przedsiębiorcy jest umożliwienie pracownikowi organu podatkowego wstępu do tego lokalu.

Protokół z kontroli – czy można się od niego odwołać?

Po przeprowadzeniu kontroli podatkowej sporządzany jest protokół. Przepis art. 292 § 2 Ordynacji Podatkowej wskazuje dokładnie, jakie informacje muszą zostać zawarte w jego treści. Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, a jeden z nich jest doręczany kontrolowanemu przedsiębiorcy. Kontrola podatkowa zostaje zakończona po doręczeniu protokołu.

Uwaga!
Protokół sam w sobie nie stanowi decyzji o wymiarze podatku. Decyzja w tym przedmiocie wydawana jest po przeprowadzeniu postępowania podatkowego. Protokół z kontroli podatkowej stanowi dowód w sprawie.

Jeśli przedsiębiorca po zapoznaniu się z protokołem nie zgadza się z jego treścią, ma prawo do wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień, a także kolejnych wniosków dowodowych. Co ważne przedsiębiorca ma tylko 14 dni na dokonanie tej czynności. W takim samym terminie organ podatkowy musi odpowiedzieć na zarzuty zgłoszone przez przedsiębiorcę.

Kontrola podatkowa jest pierwszym etapem postępowania. Organ podatkowy ma co do zasady 6 miesięcy na wszczęcie postępowania podatkowego. Termin ten liczony jest od dnia zakończenia kontroli.

Przedsiębiorca musi pamiętać, iż jeśli w toku kontroli kontrolujący stwierdzi nieprawidłowości w postępowaniu kontrolowanego podmiotu, może to spowodować zabezpieczenie na majątku przedsiębiorcy – w takim przypadku przedsiębiorca zostanie wezwany do złożenia oświadczenia o nieruchomościach lub ruchomościach stanowiących jego własność, a następnie urząd skarbowy wyda decyzję o przybliżonym wymiarze zobowiązania. Wykonanie zabezpieczenia następuje z wykorzystaniem środków przewidzianych w przepisach dot. postępowania egzekucyjnego w administracji. Zabezpieczenie wygasa w chwili doręczenia decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego.