Przeprowadzenie kontroli w firmie może wynikać z różnych powodów. Najczęściej ma to miejsce, gdy przedsiębiorca jest podejrzewany o popełnienie przestępstwa lub naruszanie innych zasad prawa. Czy możliwa jest kontrola pod nieobecność przedsiębiorcy? Co jeśli kontrola będzie przeprowadzana wbrew woli lub wiedzy przedsiębiorcy?
Kiedy można wszcząć kontrolę przedsiębiorcy?
Celem prowadzenia każdej kontroli w przedsiębiorstwie jest ustalenie, czy w danym przypadku nie doszło do złamania prawa lub obowiązujących zasad uczciwej konkurencji. Kontrole są najczęściej wszczynane na wniosek obecnych lub byłych pracowników, a także kontrahentów danej firmy. Praktycznie w ogóle nie dochodzi do kontroli, które przeprowadzane byłyby z inicjatywy właściciela danego zakładu. Możliwe są również kontrole z urzędu, a więc z woli samego organu sprawdzającego.
Kontrola przedsiębiorcy może dotyczyć różnych aspektów działalności – prawnej, skarbowej lub pracowniczej. Zgodnie z treścią art. 47 ust. 1 i 2 Ustawy – Prawo przedsiębiorców kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Sposób przeprowadzenia analizy określa organ kontroli lub organ nadrzędny. Powyższej reguły nie stosuje się jednak do kontroli:
- w przypadku gdy organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku – w wyniku wykonywania działalności gospodarczej objętej kontrolą;
- działalności przedsiębiorców w zakresie objętym nadzorem bankowym;
- w przypadku gdy jest ona niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu, wykonania decyzji albo postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą, albo do sprawdzenia wykonania wezwania do usunięcia stwierdzonych naruszeń prawa.
Kontrole są wszczynane co do zasady za odpowiednim pisemnym uprzedzeniem, w którym oznacza się dokładną datę pojawienia się urzędników w siedzibie przedsiębiorstwa. Dopuszczalne jest jednak prowadzenie kontroli bez uprzedzenia, gdy ma na to celu przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, a także, gdy trzeba zabezpieczyć dowody popełnienia czynu zabronionego. W takich przypadkach organ kontrolny ma obowiązek powiadomić przedsiębiorcę o przyczynach braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Zwyczajowo jest to dokonywane już po tym, jak pierwsze czynności kontrolne zostały przeprowadzone lub z chwilą ich zainicjowania.
Obecność przedsiębiorcy podczas kontroli w firmie
Zgodnie z treścią art. 50 ust. 1 Prawa przedsiębiorców czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Co do zasady obecność właściciela firmy jest więc wymagana, aby kontrola była uważana za w pełni legalną i wiążącą. Ustawodawca przewidział kilka wyjątków, które pozwalają na przeprowadzenie kontroli pod nieobecność przedsiębiorcy. Jest to możliwe, gdy:
- pozwalają na to ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej;
- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów – dotyczy kontroli, które zostały wszczęte po 10 listopada 2024 roku;
- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów Ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku – Prawo komunikacji elektronicznej w zakresie wykorzystania częstotliwości radiowych;
- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.
Pamiętajmy, że rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej ani jej wielkość nie mają wpływu na kwestię ustalenia, czy przedsiębiorca musi być obecny podczas przeprowadzania kontroli. Liczba zatrudnianych osób również nie jest w tym zakresie istotna.
Przykład 1.
Pan Piotr jest przedsiębiorcą, wobec którego PIP wszczęła niezapowiedzianą kontrolę. Właściciel podczas wykonywania czynności kontrolnych przebywał na urlopie wypoczynkowym i nie miał możliwości wcześniejszego powrotu do firmy ani ustanowienia żadnego pełnomocnika w swoim imieniu. Kontrolerzy stwierdzili, że mieli prawo do przeprowadzenia niezapowiedzianej kontroli także pod nieobecność pana Piotra, ponieważ prowadzi on zakład pracy zatrudniający 250 osób. Czy kontrola była przeprowadzona w prawidłowy sposób?
Nie, ponieważ przedsiębiorca nie był obecny podczas wszczęcia czynności kontrolnych i nie otrzymał on żadnego zawiadomienia w tej sprawie. Powoływanie się przez urzędników na wielkość zatrudnienia w firmie pana Piotra nie ma tutaj znaczenia, ponieważ ta okoliczność nie uprawnia do wszczęcia kontroli bez zapowiedzi i pod nieobecność właściciela.
Przykład 2.
Pani Marlena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Pewnego dnia bez jakiejkolwiek zapowiedzi przeprowadzono u niej kontrolę – jak później wyjaśniono, na podstawie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa. Kobieta nie była obecna podczas dokonywania czynności kontrolnych, dołączyła do urzędników dopiero następnego dnia po tym, jak dowiedziała się o ich obecności od swojego pracownika. Czy kontrola była przeprowadzona w prawidłowy sposób?
Tak, ponieważ obecność przedsiębiorcy podczas kontroli nie jest wymagana, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przez niego czynu zabronionego. W tej sytuacji organy kontrolnie nie mają także obowiązku informowania o tym, kiedy dokładnie podejmą się czynności kontrolnych.
Czy można usprawiedliwić nieobecność przedsiębiorcy podczas kontroli?
Jeśli przedsiębiorca został powiadomiony o dacie wszczęcia wobec niego kontroli, a mimo tego nie może być obecny podczas wizyty urzędników, powinien zadbać o ustanowienie swojego pełnomocnika. Jeżeli mimo skutecznego wezwania przedsiębiorca będzie nieobecny i nie ustanowił swojego zastępcy, to nie będzie można kwestionować przeprowadzonej kontroli. Takie stanowisko zaprezentował m.in. WSA w Łodzi w wyroku z 15 kwietnia 2021 roku (sygn. akt III SA/Łd 58/21), w którym wskazał, że okoliczności (tj. choroba i przebywanie na zwolnieniu lekarskim), nie mogły świadczyć o tym, że w sprawie istniała „nieprzezwyciężalna” przeszkoda do wyznaczenia osoby reprezentującej stronę w czasie jego absencji chorobowej podczas prowadzenia czynności kontrolnych. Każdy podmiot gospodarczy działający z należytą starannością (a więc zapobiegliwie, z rozwagą) powinien tak zorganizować swoją działalność, by w określonej „sytuacji kryzysowej” mogła ona przebiegać w sposób ciągły i bez zakłóceń. Przyjęcie stanowiska przeciwnego mogłoby prowadzić do całkowitego sparaliżowania możliwości przeprowadzenia u danego przedsiębiorcy każdej kontroli w sytuacji, gdy przedsiębiorca za każdym razem w dniu wyznaczonej kontroli przedkładałby zwolnienie lekarskie swoje czy też osoby przez niego wyznaczonej na podstawie art. 50 ust. 3 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców.
Przykład 3.
Pan Michał otrzymał zawiadomienie o wszczęciu wobec niego kontroli, która została pierwotnie zaplanowana na 19 sierpnia 2024 roku. Mężczyzna domyśla się, że chodzi o pewne niedociągnięcia prawne pojawiające się w związku z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Do czasu kontroli nie zdąży wyprostować wszystkich spraw, więc uznał, że 19 sierpnia 2024 roku pójdzie po prostu na zwolnienie lekarskie, a kontrolerzy nie będą mogli przeprowadzić żadnych czynności i wyznaczą nową datę kontroli. W dniu zaplanowanej kontroli urzędnicy wykonali wszystkie swoje zadania pod nieobecność pana Michała. Przedsiębiorca chce zakwestionować wyniki kontroli. Czy może to zrobić, powołując się na swoją nieobecność?
Nie, ponieważ jego nieobecność była celowa i miała przeszkodzić czynnościom kontrolnym. Poza tym pan Michał nie poinformował wcześniej kontrolerów o swoim zwolnieniu lekarskim. Ewentualne odwołanie mężczyzny może nie zostać uwzględnione.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca, który wie, że będzie nieobecny podczas kontroli, powinien wskazać swojego zastępcę. Wyznaczenie pełnomocnika musi jednak zostać dokonane na piśmie, forma ustna będzie nieskuteczna, ponieważ nie można jej udowodnić. Pamiętajmy także, że do czasu trwania kontroli nie wlicza się czasu nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli stanowi to przeszkodę w wykonaniu czynności kontrolnych.
W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika przedsiębiorcy lub osoby zatrudnionej u przedsiębiorcy w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za tzw. osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.
Kontrola pod nieobecność przedsiębiorcy - podsumowanie
Co do zasady przedsiębiorcy powinni być obecni podczas czynności kontrolnych. Ustawodawca wprowadza jednak w tym zakresie kilka wyjątków, m.in. podejrzenie popełnienia czynu zabronionego albo konieczność zebrania materiału dowodowego, które uzasadniają przeprowadzenie kontroli pod nieobecność właściciela firmy. Przedsiębiorcy, którzy wiedzą, że nie będą mogli pojawić się na kontroli, powinni wyznaczyć na piśmie swojego zastępcę.
