Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest samozatrudnienie i jakie obowiązki ma samozatrudniony?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem różnych praw i obowiązków. Ich poznanie, zwłaszcza na początku biznesowej drogi, jest niezwykle ważne – samozatrudniony musi wiedzieć m.in. kiedy i na jakich zasadach dokonywać czynności z odpowiednimi urzędami, a także w jaki sposób zaoszczędzić możliwie jak największą sumę pieniężną. Jakie wady i zalety ma samozatrudnienie? Wyjaśniamy w artykule!

Czym jest samozatrudnienie?

Samozatrudnienie to wykonywanie pracy na własną rzecz i we własnym imieniu. Oficjalnie określamy je jako prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Oczywiście z czasem taka działalność może być rozszerzona i związana z zatrudnianiem innych osób.

Własna firma wymaga jednak sporego zaangażowania, szczególnie jeśli jest zakładana po raz pierwszy. Mowa tu przede wszystkim o licznych obowiązkach formalnych, które są nakładane przez państwo na każdego przedsiębiorcę.

Co ciekawe, samozatrudnienie pojawia się dosyć często w przypadku tzw. relacji biznesowych oraz umów B2B. Dotyczy to sytuacji, w których dana osoba wykonuje określone czynności na rzecz swojego kontrahenta, w zamian za co otrzymuje stosowne wynagrodzenie. Omijamy w ten sposób umowy o pracę, a także umowy cywilnoprawne – przedsiębiorca wystawia faktury i jednocześnie zyskuje wyższą pensję niż w przypadku wykonywania tej samej pracy na podstawie innej umowy.

Prawa samozatrudnionego

Podstawowym prawem każdej osoby, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jest możliwość decydowania o własnej firmie oraz kierunku jej rozwoju. To przedsiębiorca ustala, jaka będzie nazwa jego działalności, zakres oferowanych usług, liczba kontrahentów, a także forma rozliczania podatkowego z urzędem skarbowym. Jest własnym szefem i samodzielnie ustala zakres swoich obowiązków, a także terminowość ich realizacji. Warto więc pamiętać o samodyscyplinie w tym zakresie oraz terminowości wykonywania wszystkich obowiązków.

Przechodząc do zagadnienia konkretnych praw samozatrudnionego, to:

  • w chwili zakładania działalności gospodarczej ma on prawo do wyboru formy swojego opodatkowania – ryczałt 19%, ryczałt ewidencjonowany, opodatkowanie na zasadach ogólnych stawką 18, 30 lub 40%;
  • ma pełną dowolność wyboru nazwy swojej działalności, pod warunkiem, że będzie ona zawierała co najmniej imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • może samodzielnie prowadzić księgowość związaną z prowadzeniem firmy – dotyczy to także wszelkich spraw formalno-prawnych;
  • sam decyduje o wydatkach oraz inwestycjach swojego biznesu, przy czym dotyczy to także możliwości zatrudniania osób trzecich (w ramach jakiejkolwiek prawnie dopuszczalnej formy – umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, kontrakt B2B);
  • prawo do korzystania z dofinansowań do zakładanej lub prowadzonej już działalności w ramach funduszy unijnych lub funduszy Powiatowych Urzędów Pracy;
  • możliwość korzystania z płatnych urlopów na zasadach obowiązujących pracowników – pod warunkiem opłacania przez odpowiedni okres składek na właściwe ubezpieczenia społeczne;
  • możliwość skorzystania z tzw. ulgi na start – zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia nowej działalności gospodarczej, a następnie możliwość skorzystania z tzw. małego ZUS-u przez okres 2 kolejnych lat;
  • możliwość dokonywania odliczeń podatkowych związanych z zakupem praw, przedmiotów i usług na rzecz swojej działalności – jeśli koszty te będą związane z prowadzeniem swojej firmy, przedsiębiorca ma pełne prawo do ich odliczenia i tym samym pomniejszenia swojego podatku dochodowego.

Obowiązki samozatrudnionego

Mimo że przedsiębiorca ma prawo do korzystania z udogodnień związanych z prowadzeniem własnej działalności, ciążą na nim także rozliczne obowiązki prawno-podatkowe:

  • przedsiębiorca musi dokonać prawidłowej rejestracji swojej działalności w CEIDG – można to zrobić za pośrednictwem oficjalnej strony internetowej, pod warunkiem posiadania profilu zaufanego ePUAP lub certyfikowanego podpisu kwalifikowanego (w innym przypadku założenie działalności jest możliwe tylko w siedzibie właściwego urzędu miasta lub gminy);
  • samozatrudniony musi dbać o regularne przelewy nie tylko na rzecz swoich kontrahentów, lecz także przede wszystkim na rzecz ZUS oraz urzędu skarbowego – dotyczy to oczywiście składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz opłacania podatków (w tym zaliczek na podatek dochodowy, które pojawiają się w formie miesięcznej lub kwartalnej);
  • każda działalność wymaga prowadzenia odpowiedniego rodzaju księgowości, dokumentowania przychodów, wystawiania faktur, przechowywania szeroko rozumianej dokumentacji (także tej pracowniczej, jeśli decydujemy się na zatrudnianie osób trzecich).

Pamiętajmy, że wszelkie obowiązki prawne nakładane na przedsiębiorcę wymagają od niego pełnego zaangażowania i posiadania stosownej wiedzy. Innymi słowy, stosowne urzędy nie będą przypominały o nadchodzących terminach płatności, wymaganych dokumentach potrzebnych do wysyłki czy konieczności załatwienia innych formalności. Niedopełnienie któregoś z obowiązków firmowych będzie oczywiście zauważone – wtedy urząd informuje o brakach i wzywa do ich uzupełnienia (często jednak nie podaje, jak powinna wyglądać dana czynność).

Korzyści samozatrudnienia

Niewątpliwą korzyścią prowadzenia własnej działalności gospodarczej jest uzyskiwanie wyższych dochodów niż ma to miejsce w przypadku wykonywania tych samych czynności na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej (przynajmniej przez okres pierwszych 6 miesięcy lub 2 lat takiej działalności).

Samozatrudniony jest także własnym szefem – to on decyduje o dniach wolnych od pracy, kontaktach z klientami, liczbie nowych zobowiązań i zawieranych umów, wysokości swoich miesięcznych dochodów.

Jakie wady ma samozatrudnienie?

Prowadzenie własnej firmy to niestety także i pewne niedogodności – dotyczy to przede wszystkim obowiązków formalnych i kosztów wykonywanej działalności. O ile przez okres pierwszych 2 lat nie stanowi to większego kłopotu, o tyle po przejściu na tzw. normalny ZUS przedsiębiorcy zaczynają odczuwać różne niedogodności.

Jeśli firma nie przynosi planowanych zysków, duży ZUS, który jest obowiązkowo płatny co miesiąc w kwocie ok. 1500 zł, może być sporym utrudnieniem. Dosyć często jest to przesłanka decydująca o zamknięciu danej działalności.

Kolejnym mankamentem są koszty obsługi prawnej i księgowej danej firmy. Jeśli przedsiębiorca nie posiada stosownej wiedzy i doświadczenia, liczba dokumentów oraz terminów, które musi dotrzymać, może być dla niego co najmniej kłopotliwa. Im większa działalność, tym większe koszty będzie ona generowała. Na szczęście na rynku istnieją intuicyjne programy księgowe, które są oferowane za niewygórowaną cenę.

Niewątpliwą wadą samozatrudnienia jest także utrata uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy. Dotyczy to przede wszystkim okresu wypowiedzenia umowy o pracę, odpłatności nadgodzin czy wreszcie płatnych urlopów wypoczynkowych. Z jednej strony przedsiębiorca nie podlega więc pod przełożonego, z drugiej jednak traci uprawnienia gwarantowane prawem pracy.

Największym zagrożeniem własnej działalności gospodarczej jest jednak brak stabilności zatrudnienia. W przypadku niepowodzenia przedsięwzięcia to przedsiębiorca ponosi jego wszelkie koszty. Dodatkowo dochodzi do tego czas poświęcony na rozwój nowej firmy, którego zazwyczaj brakuje większości początkującym przedsiębiorcom.

Samozatrudnienie – czy warto?

Uprawnienia i obowiązki samozatrudnionego są w zasadzie rozłożone równomiernie. Zarówno liczba korzyści, jak i wad wynikających z prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, także jest taka sama. Z jednej strony przedsiębiorca zyskuje wolność pracowniczą, której nie znajdziemy na etacie, z drugiej zaś zawsze istnieje ryzyko braku klientów. Uprawnienia pozwalające na wybór formy opodatkowania oraz korzystania z dofinansowania równoważone są kosztami księgowości oraz utratą czasu prywatnego na rozwój firmy.

Odpowiedź na pytanie, czy warto podejmować samozatrudnienie, nie jest prosta, wiele zależy w tej kwestii od rodzaju planowanej działalności, a także możliwości finansowych i organizacyjnych danej osoby. W przypadku niewielkich biznesów warto pomyśleć o rozpoczęciu działalności przez okres pierwszych 2 lat, a więc wtedy, gdy koszty firmowe związane z ZUS i podatkiem dochodowym nie są jeszcze tak duże. W przypadku niepowodzenia można zamknąć lub zawiesić daną działalność bez większych strat.