Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Co pracodawca powinien wiedzieć o podróżach służbowych? Jak rozlicza się podróże służbowe? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.
Podróże służbowe i należności z tytułu ich odbywania
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 roku („Rozporządzenie o należnościach z tytułu podróży służbowej”) określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień umożliwiających obliczenie należności za odbyte podróże służbowe, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów powyższego rozporządzenia.
Podróże służbowe a należności określone w rozporządzeniu
Rozporządzenie o należnościach z tytułu podróży służbowej określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi za podróże służbowe odbyte:
- na obszarze kraju,
- poza granicami kraju.
Podróże służbowe krajowe oraz podróże służbowe zagraniczne, odbywane w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, wiążą się z poniesieniem dodatkowych kosztów przez pracownika, dlatego pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów przejazdów;
- zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
- zwrot kosztów noclegów;
- zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Przykład 1.
Czy pracownik może zdecydować o podróży samochodem zamiast transportem publicznym? W takim wypadku pracownik powinien zawnioskować o taką możliwość do pracodawcy. Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej zamiast transportem publicznym – samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym.
W przypadku transportu publicznego pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Podróże służbowe mogą obejmować opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Podróże służbowe zgodnie z rozporządzeniem o należnościach z tytułu podróży służbowej - jak rozliczyć koszty?
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Krajowe podróże służbowe zgodnie z rozporządzeniem o należnościach z tytułu podróży służbowej
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Może on uznać miejscowość pobytu stałego bądź czasowego pracownika za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej.
Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za 1 dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także, jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Pracownik może zawnioskować, by pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Ze względu na to, że podróże służbowe mogą się wiązać z ponoszeniem dodatkowych kosztów, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Zagraniczne podróże służbowe zgodnie z rozporządzeniem o należnościach z tytułu podróży służbowej
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, przysługuje mu wyrównanie do wysokości należnej diety.
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.
W przypadku gdy pracownik ponosi ww. koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem, ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na których pokrycie są przeznaczone te ryczałty.
