Zwrot kosztów podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika

Niniejsze opracowanie skierowane jest zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, a związane z kosztami podróży służbowych, które pracownicy świadczą własnymi pojazdami. Czy przysługuje im wówczas zwrot kosztów podróży służbowej? W jakiej wysokości? Czy jest różnica pomiędzy pracownikami z tzw. sfery budżetowej a pracownikami zatrudnionymi w prywatnych przedsiębiorstwach? Czy pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów związanych z opłatami za parkingi, autostrady? Na te pytania odpowiedzi udzielamy w dalszej części artykułu.

Pracownicy sfery budżetowej a zwrot kosztów podróży służbowej

Pracownicy sfery budżetowej, czyli osoby zatrudnione w urzędach, jednostkach samorządu terytorialnego, jednostkach rządowych, nauczyciele, podlegają Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z tym aktem prawnym pracownikom, w związku z podróżami krajowymi i zagranicznymi, które odbywają się w miejscu i terminie wyznaczonym przez pracodawcę, przysługują:

1. dieta;
2. zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi z mocy prawa przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Należy je jednak udokumentować biletami, fakturami, które obejmują cenę biletu środka transportu. Zwrot przysługuje także za wykupioną miejscówkę. Jeżeli pracownik korzysta z ulgi na środek transportu, bo na przykład jest studentem, pracodawca wypłaci mu zwrot kosztów przejazdu z jej uwzględnieniem.

Przykład 1.

Pani Wanda dostała polecenie od pracodawcy udania się na targi książki do Wrocławia. Natomiast mieszka i świadczy pracę w Warszawie. Pracodawca wskazał, że na targi ma udać się pociągiem, w klasie 2, a zwrot otrzyma po okazaniu biletów. Pani Wanda zastosowała się do polecenia i po powrocie z podróży służbowej przedstawiła bilety, a pracodawca oddał jej wynikającą z nich kwotę. 

Pracownik może jednak wskazać, że środek transportu proponowany przez pracodawcę mu nie odpowiada i złożyć wniosek o wyrażenie zgody na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie stanowi własności pracodawcy. Musi on jednak wyrazić na to zgodę.

Przykład 2.

Pani Milena otrzymała zlecenie udania się w ramach podróży służbowej z Lublina do Kielc. Pracodawca wskazał, aby pojechała tam komunikacją publiczną – pociągiem i autobusem, gdyż w interesujących ją porach nie było dogodnego bezpośredniego połączenia, a jedynie przesiadkowe. Pani Milena nie ma żadnych ulg na transport, zatem bilety w jedną stronę wyniosłyby ją ok. 100 zł. Niewiele więcej zapłaciłaby za przejazd samochodem. Ponadto podróż autem będzie trwała znacznie krócej niż ta środkami komunikacji publicznej. Zaproponowała pracodawcy takie rozwiązanie, na co wyraził on zgodę.

W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie tzw. kilometrówki.

Kilometrówka ustalana jest jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym.

Ta stawka to:

1. dla samochodu osobowego:
1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
2. dla motocykla – 0,69 zł;
3. dla motoroweru – 0,42 zł.

Jest ona zatem zależna od rodzaju pojazdu, jaki ma pracownik i jakim będzie wykonywać podróż służbową. Najczęściej musi okazać dokument – dowód rejestracyjny pojazdu, na którym podana jest pojemność skokowa silnika.

Nierzadko koszt przejazdu pracownika będzie wyższy kwotowo od kosztu komunikacji publicznej.

Warto jednak wówczas zadać sobie pytanie o czas przejazdu, bo nierzadko pracownik jedzie do innego miasta na jakieś czynności, czasami bardzo krótkie, a po powrocie wykonuje swoją pracę, jeżeli wraca w godzinach pracy. W tym zakresie dojazdy komunikacją mogą wiązać się z oczekiwaniem na pociąg, autobus, opóźnieniami, a w efekcie taki pracownik nie powróci już do pracy, ponieważ od miasta, w którym ją świadczy, po podróży służbowej, wróci już po godzinach pracy.

Pracownicy innych przedsiębiorstw a zwrot kosztów podróży służbowej

Jak wskazano powyżej, reguły te zostały ustalone wobec pracowników, którzy są zatrudnieni w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Co zatem z pracownikami, którzy są zatrudnieni w innych podmiotach, w prywatnych przedsiębiorstwach, spółkach, podmiotach z zagranicznym kapitałem?

Zgodnie z przepisami warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż z jednostki sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jeśli u pracodawcy jest układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania, to w tym akcie prawa pracy określa się wysokość diety, zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej czy własnym samochodem pracownika.

Nie każdy pracodawca ma obowiązek ustalania układu zbiorowego lub regulaminu, wówczas te kwestie należy uregulować bezpośrednio w umowie o pracę z pracownikiem, aby pracownik wiedział, na jaką wysokość diety, w jakiej sytuacji może liczyć, a także na jaki zwrot kosztów związanych z podróżami służbowymi.

W szczególności pracodawca może zastrzec wysokość kosztów noclegu, na przykład wskazując, że nie może ona przekroczyć danej kwoty.

Musi to być jednak dostosowane do podróży służbowej pracownika – na przykład określenie górnej granicy wysokości noclegu na kwotę 100 zł brutto może nie być trudne do zrealizowania w mniejszych miejscowościach, natomiast w większych miastach, gdy pracownik ma wykonać jakąś pracę w centrum miasta, kwota ta może być czasami i dwu- lub trzykrotnie za mała. Warto zatem kierować się w tym zakresie zdrowym rozsądkiem i zasadami doświadczenia życiowego, aby nie ustalić reguł, których spełnienie nie będzie możliwe.

Co ważne, niezależnie od miejsca uregulowania tej kwestii – w układzie zbiorowym, regulaminie pracy czy umowie – postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika jednostki sfery budżetowej. Inny pracodawca może zatem uregulować to w sposób korzystniejszy dla pracownika, czym na pewno uatrakcyjni pracownikom zgłaszanie się do wykonywania pracy poza stałym miejscem, co na pewno wiąże się dla pracownika z niedogodnościami, między innymi związanymi z niemożnością przebywania w domu czy przy własnych zajęciach poza godzinami pracy.

Jeżeli pracodawca nie zawrze tych kwestii w umowie, układzie zbiorowym czy regulaminie, a poleci to pracownikowi, wówczas przysługują mu należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów dotyczących tych zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Będzie to zatem, w przypadku własnego samochodu, stawka zgodna z rozporządzeniem, a podstawę obliczenia kwoty przysługującej pracownikowi stanowić będzie liczba kilometrów, rodzaj środka transportu, a w przypadku auta także pojemność skokowa silnika.