Wykonywanie działalności gospodarczej w formie spółki kapitałowej zawsze wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości. Czy spółka z o.o. różni się w tym zakresie od prostej spółki akcyjnej? Czy księgowość spółki można prowadzić samodzielnie bez wsparcia biur rachunkowych?
Spółka z o.o. a prosta spółka akcyjna
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prosta spółka akcyjna należą do tej samej grupy spółek kapitałowych. W praktyce oznacza to, że podmioty te muszą dysponować określonym majątkiem, który jest odrębny od majątków ich wspólników. Jednocześnie obie spółki mają własną osobowość prawną, a więc same odpowiadają za zobowiązania związane z wykonywaniem określonej działalności.
Kapitałowy charakter obu spółek przesądza o konieczności prowadzenia rzetelnej księgowości przez wspólników. Podmioty te zobowiązane są bowiem do opłacania podatków oraz regulowania wszelkich zobowiązań zarówno z kontrahentami, jak i organami państwowymi. Podstawową różnicą jest jednak to, że w przypadku spółki z o.o. zakres takich obowiązków może być znacznie mniejszy, niż w przypadku prostej spółki akcyjnej.
Spółka z o.o. charakteryzuje się dużą liczbą formalności, jeśli chodzi o prowadzenie jej spraw – uchwały, zmiany w KRS, raporty kasowe – to tylko część obowiązków, z którymi muszą mierzyć się wspólnicy. W przypadku prostej spółki akcyjnej takich powinności jest zdecydowanie mniej, co czyni ten podmiot znacznie prostszym. Różnica pomiędzy obiema spółkami jest szczególnie widoczna, jeśli chodzi o wysokość kapitału zakładowego – w przypadku spółki z o.o. musi on wynosić co najmniej 5000 zł, podczas gdy w PSA będzie to zaledwie symboliczna złotówka. Wydaje się więc na pierwszy rzut oka, że księgowość w przypadku prostej spółki akcyjnej powinna być znacznie prostsza i mniej skomplikowana, niż w spółce z o.o. Czy będzie tak jednak na pewno?
Na czym polega księgowość spółki?
Każda forma prowadzenia rejestrowanej działalności gospodarczej wymaga, aby przedsiębiorca prowadził prawidłową księgowość. Dotyczy to również, a może nawet szczególnie, kapitałowych spółek prawa handlowego. Ustawodawca nie wprowadza jednak obowiązku zatrudniania księgowego czy też korzystania z pomocy biur rachunkowych, wspólnicy mogą w tym zakresie samodzielnie podejmować stosowne czynności. W przypadku wspólników posiadających wiedzę lub wykształcenie z zakresu rachunkowości bądź prawa nie będzie stanowiło to większego wyzwania, dużo gorzej jest jednak, gdy żaden ze wspólników nie wie jak podejść do księgowości.
Księgowość spółki to nie tylko poprawne naliczanie, pobieranie i wpłacanie zaliczek na podatek dochodowy czy coroczne rozliczanie się z urzędami skarbowymi. To także konieczność terminowego i prawidłowego obliczania oraz wypłacania wynagrodzeń, gdy spółka zatrudnia jakichkolwiek pracowników. Kwestia wypłaty wynagrodzenia członkom zarządu spółki jest równie istotna. Księgowy w spółce z o.o. lub prostej spółce akcyjnej musi mierzyć się z rozliczaniem środków trwałych, kosztów uzyskania przychodów, ulgami podatkowymi oraz różnymi interpretacjami podatkowymi. Ze względu na skomplikowaną i niejednoznaczną treść przepisów podatkowych księgowy może zastosować tzw. optymalizację podatkową, skutkiem czego dana spółka może zaoszczędzić sporą ilość pieniędzy. Pamiętajmy jednak, że takie działania muszą pozostawać w zgodzie z bardzo często zmieniającymi się przepisami podatkowymi – w przeciwnym wypadku spółka może zostać oskarżona o naruszanie prawa, co czasem będzie wiązało się również z odpowiedzialnością karną wspólników i samego księgowego.
Księgowość spółki z o.o.
W przypadku księgowości prowadzonej dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mamy do czynienia z obowiązkiem rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Każda złotówka przechodząca przez spółkę musi zostać poprawnie zaksięgowana, tak aby urząd skarbowy w przypadku kontroli wiedział, skąd pochodzi i w jaki sposób została wykorzystana.
Księgowość spółki z o.o. to także zatwierdzanie i wysyłanie corocznego sprawozdania finansowego, które zawiera rachunek zysków i strat, bilans oraz informację dodatkową. W przypadku spółki z o.o. nie ma możliwości wyboru formy rozliczenia, co oznacza, że w zakresie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przepisy są bardziej restrykcyjne.
Każda transakcja, zmiana wysokości kapitału zakładowego oraz innych rodzajów kapitału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością musi być prawidłowo zapisana i udokumentowana. Wszystko to sprawia, że w przypadku tego rodzaju spółek księgowość jest jedną z bardziej rozbudowanych i czasochłonnych. Księgowi zatrudniani na etacie lub zewnętrzne firmy rachunkowe oferują swoje usługi za wynagrodzeniem wynoszącym od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie – wpływ na ostateczną cenę ma oczywiście zakres pracy oraz wielkość obowiązków. W przypadku dużych spółek z o.o. należy liczyć się w tym zakresie z dosyć wysokimi kosztami.
Księgowość prostej spółki akcyjnej
Charakterystyczną cechą PSA jest prostota tej spółki. Pomimo że w dużej mierze czerpie ona z rozwiązań prawnych dedykowanych spółce z o.o., to jednak stanowi ona zupełnie inny byt prawny. Prosta spółka akcyjna powstała po to, by umożliwić wspólnikom jak najlżejsze prowadzenie działalności gospodarczej w porównaniu do innych spółek kapitałowych. Przejawia się to chociażby w możliwości zdalnego podejmowania uchwał, ograniczenia liczby organów w spółce, a także swobodnego kształtowania treści umowy spółki.
PSA również musi prowadzić poprawną księgowość. Zadania z tego obszaru opierają się jednak przede wszystkim na bieżącym monitorowaniu zależności pomiędzy wypłatami z kapitału akcyjnego a aktualnymi zobowiązaniami. Księgowy musi dbać o odpowiedni poziom wypłacalności spółki przy jednoczesnym zachowaniu praw wszystkich akcjonariuszy. Pomimo teoretycznej prostoty PSA, zadania księgowe odnoszące się do tego podmiotu wcale nie są prostsze, niż w spółce z o.o.
Prosta spółka akcyjna jest nowym podmiotem, który funkcjonuje od niedawna w polskim obrocie prawno-gospodarczym. Nie jest to ani typowa spółka akcyjna, ani spółka z o.o., co oznacza, że nie można korzystać z rozwiązań księgowych i podatkowych dla starych spółek kapitałowych. Ze względu na ciągły brak orzecznictwa i jednolitego stanowiska urzędów skarbowych księgowi wciąż niejako po omacku realizują swoje zadania w PSA.
Księgowość w prostej spółce akcyjnej to oczywiście obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Spółka ta nie ma możliwości prowadzenia uproszczonych ewidencji przychodów i kosztów ani podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Założenie PSA nie będzie więc tańsze z punktu widzenia księgowości. Dodatkowym obciążeniem będzie konieczność opracowania polityki rachunkowości, w tym planu kont – co nie pojawia nam się w przypadku spółek z o.o. W takim planie trzeba opisać szczegółowo zasady ujmowania operacji gospodarczych związanych z kapitałem i realizacją przedsięwzięć innowacyjnych. W PSA będą występowały specyficzne operacje dotyczące kapitałów i rozliczeń z akcjonariuszami, co ze względu na brak jednoznacznych przepisów będzie sprawiało najwięcej problemów praktycznych.
Podsumowując, księgowość prostej spółki akcyjnej oraz spółki z o.o. nie sprowadza się do tego samego zakresu. W przypadku PSA mamy do czynienia z nowym rodzajem spółki kapitałowej, która stanowi połączenie tradycyjnej spółki akcyjnej ze spółką z o.o. W rzeczywistości zakres pracy księgowego w PSA będzie dużo większy, niż w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Brak linii orzeczniczej i interpretacyjnej stanowi dla księgowych dodatkowe wyzwanie, jeśli zdecydują się oni pomagać prostym spółkom akcyjnym.
