Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej a faktura dla nabywcy

Co do zasady przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, zobowiązani są do dokumentowania transakcji na kasie fiskalnej. Istnieją jednak pewne wyjątki, które pozwalają korzystać im ze zwolnienia z tego obowiązku, np. ze względu na limit obrotów czy zakres prowadzonej działalności. W takiej sytuacji dokumentem, na podstawie którego podatnicy wykazują przychód ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, jest ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. W artykule omówimy, jak prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej u czynnego podatnika VAT oraz jak wystawić fakturę na życzenie nabywcy do transakcji wykazanej na podstawie wspomnianej ewidencji.

Obowiązkowa kasa fiskalna – dla kogo?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani na mocy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od tej reguły istnieje jednak szereg wyjątków, które reguluje rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia niektóre grupy podatników bezwzględnie nie mogą skorzystać ze zwolnienia ze względu na limit obrotów. Wśród przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób prywatnych, którzy są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej od momentu dokonania pierwszej transakcji, są podmioty dokonujące m.in.:

dostaw niektórych części i akcesoriów do pojazdów silnikowych;
dostaw komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych;
dostaw wyrobów z metali szlachetnych;
dostaw wyrobów tytoniowych i alkoholowych;
dostaw perfum i wód toaletowych;
świadczenia usług taksówkarskich, prawniczych, doradztwa podatkowego czy fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Szczegóły w zakresie obowiązku posiadania kasy fiskalnej opisuje szerzej artykuł: Kasa fiskalna w 2024 roku – kto musi ją stosować?

Komu przysługuje zwolnienie z kasy fiskalnej?

Jak wskazuje rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej ze względu na przedmiot prowadzonej działalności (zwolnienie przedmiotowe), do którego zastosowanie mają czynności wymienione w załączniku do ww. rozporządzenia, lub ze względu na nieprzekroczony limit obrotów ze sprzedaży (zwolnienie podmiotowe).

Zwolnienie podmiotowe

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących na zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej mogą liczyć podatnicy, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nie przekroczyła 20 000 zł. Warto również wspomnieć, że dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność w trakcie roku limit ten należy ustalić w proporcji do okresu wykonywania tych czynności.

Przykład 1.

Podatnik rozpoczął sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej 1 stycznia 2024 roku. Jak obliczyć limit zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej?

Przysługujący podatnikowi limit zwolnienia z kasy fiskalnej w 2024 roku to pełna wartość, czyli 20 000 zł.

Przykład 2.

Podatnik rozpoczął sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej 1 lipca 2024 roku. Jak obliczyć limit zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej?

Limit zwolnienia z ewidencjonowania przedsiębiorca ustala w tej sytuacji w następujący sposób: 20 000 zł × 184 (liczba dni dokonywania sprzedaży w roku 2024) / 366 (liczba dni w roku) = 10 054,64 zł. Jeżeli podatnik nie przekroczy w 2024 roku powyższego limitu, będzie mógł korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej w 2024 roku. Z kolei obowiązujący go limit w 2025 roku to pełna wartość, czyli 20 000 zł.

Zwolnienie przedmiotowe

Wśród zwolnień z kasy fiskalnej możemy również wyróżnić zwolnienia przedmiotowe, które obejmuje m.in. podmioty:

prowadzące czynności notarialne;
oferujące usługi ubezpieczeniowe i finansowe;
oferujące usługi związane z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą;
prowadzące sprzedaż wysyłkową, jednak tylko w wypadku, kiedy dostawa odbędzie się kurierem lub za pomocą poczty, a zapłata zostanie przelana na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dostawa i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres);
świadczące usługi na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Pełny wykaz czynności objętych zwolnieniem przedmiotowym z kasy fiskalnej znajduje się w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przykład 3.

Podatnik prowadzi sprzedaż zwolnioną przedmiotowo i podmiotowo z ewidencji na kasie fiskalnej. 10 lipca 2024 roku przekroczył limit obrotów uprawniający go do zwolnienia podmiotowego. W takiej sytuacji powinien on zainstalować kasę fiskalną po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczono limit, czyli od 1 października 2024 roku. Czy po zainstalowaniu kasy ma on jednak obowiązek rejestracji na kasie fiskalnej całej sprzedaży dokonanej na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej?

Podatnik nie ma obowiązku rejestrowania na kasie fiskalnej sprzedaży zwolnionej przedmiotowo. W tym zakresie czynności, których wykonywanie:

podlega zwolnieniu przedmiotowemu z ewidencji na kasie fiskalnej, mogą być dokumentowane za pośrednictwem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub faktur imiennych,
a czynności, dla których podatnik zobowiązany był zainstalować kasę, muszą być dokumentowane przy pomocy kasy fiskalnej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to rejestr dokonanych przez podatnika transakcji sprzedaży, które nie muszą być udokumentowane fakturą bądź paragonem fiskalnym. Powinna być ona prowadzona w ściśle określony sposób. Zgodnie z § 7. ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna zawierać elementy takie jak:

ponumerowane, zbroszurowane karty;
numer kolejny wpisu;
datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami lub rachunkami;
wysokość przychodu.

Co ważne, zgodnie z § 18 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przychód na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej należy wykazać w KPiR jako zsumowaną wartość na koniec każdego dnia. Jeśli księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, wówczas dopuszczalne jest zgodnie z § 27. ust. 1 ww. rozporządzenia zaksięgowanie przychodów na podstawie ewidencji na koniec miesiąca.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej wpisy do ewidencji przychodów powinny być udokumentowane dowodem wewnętrznym wystawianym na koniec dnia. Musi on zawierać sumę dziennych przychodów w podziale na poszczególne stawki ryczałtu. Wpisy w ewidencji przychodów powinny być uporządkowane chronologicznie.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT, który dokumentuje sprzedaży na rzecz osób prywatnych za pomocą ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, powinien w niej uwzględniać każdy przychód w rozbiciu na poszczególne stawki VAT. Na podstawie takiej ewidencji powinno być możliwe jednoznaczne wyliczenie podatku VAT.

Czynny podatnik VAT, wykazując przychód w pliku JPK_V7 na podstawie ewidencji sprzedaży, powinien oznaczyć taki wpis oznaczeniem „WEW”, co wynika z § 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Wystawienie faktury na żądanie nabywcy po dokonaniu sprzedaży

Nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej ma prawo żądać wystawienia faktury. Sprzedawca zobowiązany jest ją wystawić, jeżeli klient wyraził taką wolę w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miejsce miała sprzedaż, na co wskazuje art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Po tym terminie przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy, jednak z własnej woli nadal może to zrobić.

W przypadku wystawiania faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie ma obowiązku zamieszczania na niej numeru PESEL, o czym więcej w artykule: Faktura na rzecz osoby prywatnej bez numeru PESEL a dane na fakturze.

Zobacz też:

Wystawienie faktury dla nabywcy a przychód wykazany na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej

W kontekście terminu, w którym kupujący może zażądać wystawienia faktury, pojawia się pytanie – jak należy ująć fakturę, z której przychód został wykazany na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w rozliczonym już miesiącu? Jak powinien postąpić przedsiębiorca, aby nie wykazać podwójnie przychodu podatkowego oraz należnego VAT?

Kwestia ta nie jest jednoznaczna, jak również nie wynika wprost z interpretacji organów podatkowych. Jednak praktyka oraz informacje otrzymywane od Krajowej Informacji Skarbowej wskazują, że jeżeli sprzedaż została wykazana na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, to takiej faktury ponownie nie wykazuje się w ewidencjach podatkowych, a jedynie przechowuje się w dokumentacji firmowej. Nadal jednak brakuje klarownego stanowiska w tej kwestii.

Przedsiębiorcy również zastanawiają się, czy w takiej sytuacji mogą skorzystać z oznaczenia „FP” w pliku JPK_V7; wówczas faktury wykazywane są jedynie w części ewidencyjnej pliku w okresie, w którym są wystawione. Faktury do paragonu nie wpływają również na wysokość części deklaracyjnej JPK_V7, a co za tym idzie – na wysokość podstawy opodatkowania. Jednak należy pamiętać, że oznaczenie to dotyczy jedynie faktur wystawionych do paragonu fiskalnego, stąd nie powinno stosować się takiego rozwiązania.

Powyższe stanowisko potwierdza również Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach.

Pytanie:

Jak ująć fakturę, którą wystawiono na żądanie nabywcy towaru lub usługi po upływie np. 2 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty? Chodzi o sytuację, kiedy nabywcą jest konsument (osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej), a sprzedaż nie została potwierdzona paragonem fiskalnym, ponieważ podatnik nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Czy taką fakturę należy wykazać w nowym JPK_VAT z deklaracją z oznaczeniem „FP”?

Odpowiedź Ministerstwa Finansów:

Sprzedaż na rzecz konsumenta (osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej), która nie została zewidencjonowana na kasie rejestrującej, powinna być ujęta w ewidencji na podstawie dokumentu zbiorczego w nowym JPK_VAT z deklaracją. Natomiast, jeśli została wystawiona faktura do tej sprzedaży na żądanie nabywcy po upływie np. 2 miesięcy od dnia sprzedaży, takiej faktury nie należy ujmować w nowym JPK_VAT z deklaracją. Oznaczenie „FP” nie ma zastosowania do faktur, które nie dotyczą sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej.

Przykład 4.

Pan Adrian, który jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. 2 października dokonał sprzedaży na rzecz pana Marka. Transakcję sprzedaży na cele podatku dochodowego oraz podatku VAT wykazał w październiku na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. 1 grudnia pan Marek zgłosił chęć otrzymania faktury, zatem sprzedawca jest zobowiązany ją wystawić. Czy pan Adrian powinien cofnąć się do miesiąca, w którym ujął sprzedaż na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, dokonać jej pomniejszenia oraz wykazać transakcję na podstawie wystawionej faktury?

Sprzedawca wykazuje przychód ze sprzedaży na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w październiku, a w grudniu wystawia nabywcy fakturę, którą przechowuje w dokumentacji firmowej. Wystawionej faktury nie wykazuje już w ewidencji księgowej i w pliku JPK_V7.

Przykład 5.

Pani Weronika prowadzi sprzedaż na rzecz osób prywatnych, korzystając ze zwolnienia z kasy fiskalnej. 30 grudnia dokonała sprzedaży na rzecz pani Zuzanny. Transakcję na cele podatku dochodowego i podatku VAT wykazała w grudniu na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. W kolejnym roku 10 lutego pani Zuzanna poprosiła o wystawienie faktury, zatem sprzedawczyni powinna ją wystawić. Czy wystawienie faktury przez panią Weronikę spowoduje konieczność cofnięcia się do roku, w którym ujęła sprzedaż na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej?

Nie, wystawienie faktury przez panią Weronikę nie spowoduje konieczności cofnięcia się do roku ubiegłego, gdyż wykazała ona już zarówno przychód, jak i podatek VAT należny w grudniu na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Taką fakturę jedynie powinna przechowywać w swojej dokumentacji firmowej.

Artykuł nie stanowi wykładni prawa, a kwestia wykazania faktur sprzedaży wystawionych po dokonaniu sprzedaży, która została ujęta w ewidencjach podatkowych na podstawie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, budzi wiele wątpliwości. W zakresie powstających niejasności w wykazywaniu takiej sprzedaży zaleca się kontakt z własnym doradcą podatkowym bądź Krajową Informacją Skarbową.

Księgowanie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w systemie wFirma.pl

W celu zaksięgowania przychodu w systemie wFirma.pl wynikającego z ewidencji sprzedaży bezrachunkowej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY, a następnie z górnego menu wybrać DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ. W wyświetlonym oknie należy wskazać opcję BRAK KONTRAHENTA oraz uzupełnić wartości przychodu na podstawie sporządzonej ewidencji. Dodatkowo w podzakładce ZAAWANSOWANE w polu RODZAJ SPRZEDAŻY JPK V7 należy wybrać opcję WEW.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - księgowanie w systemie wFirma.pl