Odpłatne czynności wykonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinny zostać zewidencjonowane na kasie fiskalnej, co wiąże się również z obowiązkiem wystawienia paragonu. W tym miejscu pojawia się pytanie,jak rozliczyć otrzymanie zaliczki od osoby fizycznej?. Czy takie zdarzenie obliguje do zastosowania kasy fiskalnej?
Otrzymanie zaliczki - rozliczenie na gruncie VAT
W myśl reguły ogólnej opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają takie czynności jak odpłatna dostawa towarów czy też odpłatne świadczenie usług.
Przy czym w myśl art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość bądź część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego bądź lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
Powyższe oznacza zatem, że otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT.
Otrzymanie zaliczki a kasa fiskalna
Skoro zatem otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT, to należy wskazać, że okoliczność otrzymania zaliczki powinna zostać odnotowana przez przedsiębiorcę na kasie fiskalnej.
Jak podaje § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części zapłaty:
w gotówce – powstaje z chwilą jej otrzymania;
za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – powstaje niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Otrzymana zaliczka stanowi w całości kwotę brutto, co oznacza, że już zawiera w sobie zarówno kwotę netto, jak i należny podatek VAT.
Z powyższego przepisu wynika, że różny będzie moment, w którym podatnik powinien wystawić paragon dokumentujący zaliczkę.
O ile nie rodzi większego problemu sytuacja otrzymania zaliczki w gotówce, o tyle problematyczne może być otrzymanie zaliczki na rachunek bankowy.
Ww. przepis wskazuje nam, że w takim przypadku paragon powinien zostać wystawiony niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
W interpretacji Dyrektora KIS z 5 maja 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT) możemy przeczytać, że dopuszczalne jest zewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłat zaliczek bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.
W konsekwencji otrzymane zapłaty na rachunek bankowy podatnik powinien zewidencjonować przy użyciu kasy rejestrującej jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.
Dodatkowo, co warte podkreślenia, techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego.
W rezultacie podatnik jest zobowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego.
Dlatego, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, przedsiębiorca powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego), pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.
Przykład 1.
Podatnik otrzymał zaliczkę na poczet dostawy towaru na swój rachunek bankowy. W dniu następnym po godzinie 12:00 kwota wpłynęła na rachunek bankowy przedsiębiorcy. Podatnik powinien zatem wystawić paragon w tym dniu.
Przykład 2.
Podatnik otrzymał zaliczkę 28 marca. Kwota została uznana na rachunku bankowym 29 marca. Podatnik jednak przeoczył ten fakt. W takiej sytuacji paragon powinien zostać wystawiony najpóźniej do 31 marca.
Otrzymanie zaliczki od osoby fizycznej na gruncie podatku PIT
Okoliczność otrzymania zaliczki inaczej się prezentuje w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych.
Otóż jak stanowi art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT, do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.
Taka treść przepisu oznacza, że otrzymane zaliczki nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej. Przychód powstaje dopiero w dacie wykonania usługi lub wydania towaru.
Od powyższej reguły wprowadzono jednak wyjątek określony w art. 14 ust. 1j ustawy o PIT, gdzie podano, że w przypadku pobrania wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, za datę powstania przychodu podatnik może uznać dzień pobrania wpłaty.
W przypadku wyboru takiego sposobu ustalania daty powstania przychodu podatnik jest obowiązany stosować go przez cały rok podatkowy. Podatnik informuje o tym wyborze w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym stosował ten sposób.
Przykład 3.
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą 10 lutego otrzymał zaliczkę na poczet wykonania usługi w kwocie 5000 zł. 10 marca wykonał całą usługę, a 12 marca otrzymał resztę należnej zapłaty w kwocie 10 000 zł. W takim przypadku u podatnika przychód z działalności gospodarczej powstaje 10 marca w kwocie 15 000 zł.
Przykład 4.
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą 10 lutego otrzymał zaliczkę na poczet wykonania usługi w kwocie 5000 zł. 10 marca wykonał całą usługę, a 12 marca otrzymał resztę należnej zapłaty w kwocie 10 000 zł. Podatnik podjął decyzję o potraktowaniu zaliczek na podatek jako przychodu podatkowego na gruncie podatku PIT. O dokonanym wyborze należy poinformować w zeznaniu PIT-36 składanym do 30 kwietnia 2023 roku. Przychód w kwocie 5000 zł powstaje 10 lutego, natomiast 10 marca powstaje przychód w kwocie 10 000 zł.
Przechodząc zatem do podsumowania, trzeba zaznaczyć, że jeżeli podatnik nie korzysta ze zwolnień od obowiązku korzystania z kasy fiskalnej, to powinnością jest udokumentowanie tego zdarzenia przy pomocy kasy fiskalnej.
