Zadatek a zaliczka - jakie są różnice, co jest bardziej korzystne? Co przepada, a co trzeba zwrócić? Co lepiej zabezpiecza wykonanie umowy? Lepszy jest zadatek, bo nie trzeba go zwracać, jeśli umowa nie zostanie wykonana z winy drugiej strony. Wyjaśniamy, czym się różnią zaliczka i zadatek i kiedy warto je stosować.
Zadatek a zaliczka - to nie to samo
Zadatek a zaliczka - nie są tym samym. Inne są skutki wpłacenia pieniędzy jako zadatek, a inne, gdy jest to zaliczka.
Zadatek a zaliczka - co je łączy?
część pieniędzy i przy zadatku, i przy zaliczce jest wpłacana jeszcze przed wykonaniem umowy, a nie dopiero “na koniec”;
jeśli umowa zostanie wykonana, to zarówno przy zaliczcie, jak i przy zadatku wpłacona kwota zostanie zaliczona na poczet końcowego wynagrodzenia.
Zadatek a zaliczka - co je różni? Poważne różnice pojawią się wtedy, gdy z wykonaniem umowy będą problemy:
zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, jeśli umowa nie zostanie wykonana;
otrzymany zadatek można zatrzymać, jeśli umowa nie zostanie wykonana z przyczyn, za które odpowiada druga strona.
Zadatek - kiedy można zatrzymać?
Zadatek zabezpiecza wykonanie umowy. Jeśli umowa nie została wykonana, a zabezpieczono ją zadatkiem, wystarczy zastosować się do kilku prostych zasad wynikających z art. 394 Kodeksu cywilnego.
Jeśli otrzymaliśmy zadatek, a za niewykonanie umowy odpowiada druga strona, to:
możemy zatrzymać zadatek,
najpierw trzeba złożyć kontrahentowi oświadczenie o odstąpieniu od umowy - to warunek zatrzymania zadatku.
Jeśli daliśmy kontrahentowi zadatek, a za niewykonanie umowy odpowiada kontrahent, to:
możemy żądać od niego zwrotu zadatku w podwójnej wysokości,
najpierw trzeba złożyć kontrahentowi oświadczenie o odstąpieniu od umowy - to warunek żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Jeśli umowę zabezpieczono zadatkiem, a umowa nie została wykonana wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony (albo umowa została przez strony rozwiązana):
należy zwrócić otrzymany zadatek,
odpada obowiązek zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Przy zadatku trzeba odstąpić od umowy
Chcąc skorzystać z zadatku (zatrzymać zadatek lub żądać zwrotu dwukrotności danego zadatku), trzeba pamiętać o jednej ważnej formalności. Najpierw należy odstąpić od umowy z powodu niewykonania umowy. Tylko odstąpienie od umowy “aktywuje” możliwość zatrzymania zadatku (jeśli go trzymaliśmy) lub prawo żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości (jeśli to my daliśmy zadatek).
Przykład 1.
Jan Nowak (sprzedający) podpisał z Piotrem Kowalskim (kupującym) umowę przedwstępną sprzedaży mieszkania. Piotr Kowalski wpłacił 10.000 zł zadatku i zobowiązał się zawrzeć umowę sprzedaży w terminie dwóch miesięcy. Piotr Kowalski jednak w międzyczasie się rozmyślił i nie zawarł umowy sprzedaży. Jan Nowak może mu złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy przedwstępnej i zatrzymać 10.000 zł zadatku.
- w razie niewykonania umowy zaliczkę trzeba zwrócić, a zadatek można zatrzymać;
- żeby móc zatrzymać zadatek, trzeba najpierw odstąpić od umowy;
- otrzymany zadatek można zatrzymać wtedy, gdy za niewykonanie umowy odpowiada druga strona;
- zarówno zadatek, jak i zaliczka podlegają zaliczeniu na poczet wynagrodzenia, jeśli umowa zostanie wykonana.
Jak odstąpić od umowy?
Jak odstąpić od umowy? Wystarczy skierować do kontrahenta oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Najlepiej zrobić to na piśmie, np. wysłać listem poleconym. Przed odstąpieniem od umowy na podstawie przepisów o zadatku, nie ma obowiązku wyznaczania wcześniej drugiej stronie “dodatkowego terminu”, czyli dawania dodatkowej szansy na wywiązanie się z umowy.
Przykład 2.
Jan Nowak postanowił zatrzymać zadatek w związku z niewykonaniem umowy przez Piotra Kowalskiego. W tym celu wysłał mu oświadczenie o treści: “Oświadczam, że na podstawie art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego, odstępuję od umowy z powodu jej niewykonania przez Pana, z przyczyn leżących po Pańskiej stronie i zatrzymuję otrzymany zadatek”.
Zadatek a zaliczka - różnice dotyczące zwrotu pieniędzy
Od zadatku należy odróżnić zaliczkę. Zadatek a zaliczka - jakie są różnice dotyczące zwrotu pieniędzy? Zaliczka to kwota, którą dostaje się jeszcze przed wykonaniem umowy, na poczet wynagrodzenia za jej wykonanie. Dzięki zaliczce jeszcze przed zrealizowaniem umowy dysponuje się częścią pieniędzy. Podobnie jak przy zadatku, nie ma obowiązku wpłacania zaliczki na wyodrębniony rachunek bankowy czy zakazu jej wydawania. Trzeba się jednak liczyć z tym, że jeśli umowa nie zostanie wykonana albo któraś ze stron od umowy odstąpi, to zaliczkę należy zwrócić. Inaczej niż przy zadatku, przepisy nie przewidują możliwości automatycznego zatrzymania zaliczki tylko dlatego, że umowa nie została wykonana.
Konieczność zwrotu zaliczki w przypadku niewykonania umowy wynika z przepisów Kodeksu cywilnego o nienależnym świadczeniu (art. 410 § 2 Kodeksu cywilnego - bo zamierzony cel nie został osiągnięty). W przypadku odstąpienia od umowy, konieczność zwrotu otrzymanych od drugiej strony kwot wynika z art. 494 K.c.
Przykład 3.
Jan Nowak chciał kupić od Piotra Kowalskiego samochód. Została podpisana umowa przedwstępna, Jan Nowak wpłacił 1.000 zł zaliczki. Następnie Jan Nowak zrezygnował z kupna auta, nie podpisał umowy sprzedaży. Piotr Kowalski powinien zwrócić Janowi Nowakowi 1.000 zł zaliczki.
Z kolei w przypadku zadatku, zgodnie z art. 394 ust. § 1 K.c. strona przyjmująca zadatek ma prawo zachować zadatek, jeśli druga strona odstępuje od realizacji umowy. Niemniej, jeśli to strona przyjmująca zadatek odstąpi od wykonania umowy, to wpłacający ma prawo żądać wypłaty dwukrotności otrzymanego zadatku.
Przykład 4.
Pan Marian chciał zakupić od Aleksandra Nowaka samochód. Została podpisana umowa przedwstępna w ramach, której Pan Marian wpłacił zadatek w kwocie 2000 zł. Jeszcze tego samego dnia Pan Aleksander (sprzedawca) podjął decyzję, że nie będzie sprzedawać pojazdu. W jakiej kwocie kupujący powinien otrzymać zwrot zadatku.
Z uwagi, że to strona przyjmująca zadatek odstąpiła od realizacji umowy, kupujący ma prawo ubiegać się o dwukrotność wpłaconego zadatku, oznacza to że Pan Marian może otrzymać 4000 zł.
Kiedy nie trzeba zwracać zaliczki?
Co jeśli przedsiębiorca otrzymał zaliczkę, włożył już sporo pracy w wykonanie umowy, ale nie może jej dokończyć, bo druga strona nagle się “rozmyśliła”, nie współpracuje, nie dostarcza niezbędnych do zakończenia umowy informacji czy materiałów? Co z zaliczką? Czy trzeba ją zwrócić?
W takiej sytuacji najlepiej skorzystać z kompensaty (potrącenia). Z jednej strony - przedsiębiorca powinien zwrócić zaliczkę. Ale z drugiej strony - ma prawo żądać np. odszkodowania za niewykonanie umowy, wynagrodzenia za część wykonanych już prac. Może więc złożyć oświadczenie o potrąceniu: z należnej kwoty (np. odszkodowania) potrącić kwotę zaliczki.
Przykład 5.
Jan Nowak podpisał umowę na wykonanie prac remontowych. Otrzymał 5.000 zł zaliczki. Zamawiający postanowił jednak nie realizować umowy, nie wpuścił ekipy Jana Nowaka do obiektu, do realizacji umowy nie doszło z winy zamawiającego. Następnie zamawiający wezwał Jana Nowaka do zwrotu zaliczki. Jan Nowak wyliczył, że z winy zamawiającego poniósł szkodę na 15.000 zł (obejmującą również utracony zysk z umowy). Następnie Jan Nowak złożył zamawiającemu oświadczenie o potrąceniu. Wynikało z niego, że Jan Nowak z przysługującej mu od zamawiającego kwoty 15.000 zł tytułem odszkodowania, potrąca 5.000 zł zaliczki, która powinien zwrócić zamawiającemu. W efekcie Jan Nowak nie musi zwracać 5.000 zł i ma prawo domagać się zapłaty “brakujących” 10.000 zł odszkodowania. Trudność polega na tym, że w razie sporu sądowego to Jan Nowak będzie musiał udowodnić, że miał prawo domagać się odszkodowania, w tym wykazać jego wysokość. Może to wymagać opinii biegłego sądowego. Gdyby Jan Nowak otrzymał 5.000 zł tytułem zadatku, a nie zaliczki, to mógłby tę kwotę zatrzymać bez konieczności składania oświadczenia o potrąceniu i udowadniania, że poniósł szkodę.
Jak udokumentować zaliczkę w systemie wfirma.pl
Podatnik, który otrzymuje zaliczki w łatwy sposób może je dokumentować w systemie wFirma.pl. W tym celu należy wystawiać faktury zaliczkowe do uprzednio sporządzonych proform bądź ofert na dokonywane zamówienie. Fakturę zaliczkową w systemie wystawić można z poziomu: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ ZALICZKOWĄ, a następnie wybierając zamówienie (fakturę pro forma lub ofertę), na podstawie której ma zostać wygenerowana faktura zaliczkowa.
Następnie, w oknie które się pojawi należy uzupełnić informacje dotyczące otrzymanej zaliczki zwłaszcza o kwocie zaliczki i dacie jej otrzymania. Szczegóły w artykule pomocy: Faktura zaliczkowa - jak wystawić?
