Dokument UPL-1 jest dokumentem, który służy jako pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych. W poniższym artykule przeanalizujemy ten szczególny przypadek, dokonując porównania z pełnomocnictwami ogólnymi oraz zastanowimy się, jaki jest okres ważności takiego dokumentu po zarejestrowaniu w US.
Na czym polega pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji?
Obowiązek podatkowy spoczywa na podatnikach i w większości przypadków wiąże się to z koniecznością składania deklaracji podatkowych. Jednocześnie przepisy Ordynacji podatkowej dopuszczają możliwość ustanowienia szczególnego rodzaju pełnomocnictwa wyłącznie do podpisywania deklaracji podatkowych.
Otóż jak wynika z treści art. 80a Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej podatnik, płatnik lub inkasent składa do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Dodatkowo, jak wskazuje art. 80b Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia podatnika, płatnika lub inkasenta z obowiązku podpisania deklaracji.
Umocowanie do podpisania deklaracji jest pełnomocnictwem szczególnego rodzaju, upoważniającym pełnomocnika jedynie do złożenia podpisu na deklaracji podatkowej, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji nie uprawnia np. do sporządzenia deklaracji. Osoba ustanowiona jedynie do podpisywania deklaracji nie może też „poprawiać” danych zawartych w deklaracji. Wszelkie skutki podatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji obciążają podatnika, płatnika lub inkasenta.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej składane jest poprzez formularz UPL-1.
Przepisy Ordynacji podatkowej nie zawierają ograniczeń co do podmiotu, który może być pełnomocnikiem. Podatnik może wyznaczyć zatem każdą osobę. Może to być członek rodziny, główna księgowa, adwokat, radca prawny, doradca podatkowy.
W UPL-1 należy wskazać dane pełnomocnika:
- NIP albo PESEL;
- imię i nazwisko;
- data urodzenia;
- jeśli pełnomocnik jest nierezydentem – numer i serię paszportu lub innego dokumentu, który potwierdza tożsamość albo inny numer identyfikacyjny;
- jeśli pełnomocnik jest adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym – adres elektroniczny na ePUAP.
Przepisy Ordynacji podatkowej nie wskazują terminu na złożenie UPL-1, jednakże na portalu podatki.gov widnieje informacja, że taki dokument należy złożyć do 1 dnia roboczego przed wysłaniem deklaracji przez internet.
Jak sprawdzić, czy pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji jest zarejestrowane?
Z konstrukcji samego druku UPL-1 wynika, że pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych może być złożone na czas określony lub bezterminowo (część D).
Dodatkowo zawiadomienie informujące o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji przekazywanych w formie elektronicznej sporządza się na druku OPL-1.
To oznacza, że udzielone pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji bezterminowe obowiązuje do czasu jego odwołania poprzez formularz OPL-1. W rezultacie podatnik nie musi ustanawiać pełnomocnika na każdy kolejny rok podatkowy, ponieważ pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji nie wygasa z końcem roku podatkowego.
Raz zarejestrowane pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji obowiązuje do czasu jego odwołania przez podatnika.
Sprawdzenia, czy ustanowiono pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych, można dokonać:
- osobiście w urzędzie skarbowym, lub
- poprzez ePUAP, wchodząc na stronę: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/podatki-oplaty-cla/podatki/ustanowienie-pelnomocnictwa-do-podpisywania-deklaracji-skladanej-za-pomoca-srodkow-komunikacji
Pełnomocnictwo ogólne a pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych
Ordynacja podatkowa przewiduje też inne formy pełnomocnictwa. Jak wynika z treści art. 138a ustawy, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnictwo może być ogólne, szczególne albo do doręczeń.
W związku z tym pojawia się pytanie o relacje pomiędzy pełnomocnictwem ogólnym a tym do podpisywania deklaracji. Chodzi o odpowiedź na pytanie, czy skutecznie ustanowiony pełnomocnik ogólny może podpisywać deklaracje podatkowe mocodawcy.
Z analizy orzecznictwa sądowego wynika, że pełnomocnictwo udzielone na podstawie regulacji art. 80a Ordynacji podatkowej upoważnia do podpisywania deklaracji. W konsekwencji pełnomocnictwo udzielone do reprezentowania w postępowaniach podatkowych powinno zostać uzupełnione o uprawnienie do podpisywania deklaracji. Pełnomocnik działający na podstawie art. 138a Ordynacji podatkowej składa oświadczenia woli, a pełnomocnik podpisujący deklarację podatkową składa oświadczenie wiedzy.
Zatem skoro deklaracja jest dokumentem stanowiącym oświadczenie wiedzy, konieczne jest legitymowanie się przez pełnomocnika szczególnym pełnomocnictwem, a nie pełnomocnictwem ogólnym.
NSA w wyroku z 13 czerwca 2018 roku (II FSK 1554/16) wskazał, że w świetle obowiązujących przepisów nie jest dopuszczalne podpisywanie deklaracji podatkowej przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem ogólnym. Pełnomocnik strony w postępowaniu podatkowym, chcąc podpisać za swojego mocodawcę deklarację, musi być do tego upoważniony pełnomocnictwem do niektórych czynności w postępowaniu podatkowym, wprost upoważniającym do podpisania deklaracji.
W konsekwencji ustanowiony w postępowaniu podatkowym pełnomocnik ogólny nie może podpisywać deklaracji podatkowych swojego mocodawcy, jeżeli nie został złożony dokument UPL-1.
Trzeba zatem podkreślić szczególny wymiar pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych. Przepisy regulujące ten typ pełnomocnictw stanowią lex specialis w stosunku do ogólnych reguł ustanawiania pełnomocników w sprawach podatkowych. Dodatkowo należy podkreślić, że ustanowione pełnomocnictwo obowiązuje w tym zakresie do czasu jego odwołania.
