Poradnik Przedsiębiorcy

Podróż służbowa przedsiębiorcy a podatki

W Kodeksie pracy nie jest zdefiniowana podróż służbowa przedsiębiorcy. Jednak fakt jej odbycia związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tym samym koszty poniesione podczas jej odbywania mogą zostać w niej rozliczone, lecz przepisy zawierają pewne ograniczenia w tym zakresie.

Podróż służbowa przedsiębiorcy a Kodeks pracy

Przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia podróży służbowej. Zostało ono zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego. Przedsiębiorcy odbywając podróż w celu załatwienia spraw firmy, nie odbywają podróży w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Czy podróż służbowa przedsiębiorcy jest kosztem podatkowym?

Podstawowym warunkiem zaliczenia wydatków związanych z podróżą służbową do kosztów uzyskania przychodu jest to, aby odbyła się ona w celu osiągnięcia przychodu, ewentualnie w celu ochrony lub zabezpieczenia źródła przychodu. Tylko w takiej sytuacji podróż służbowa i wydatki z nią związane mogą stanowić koszt podatkowy. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie są zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Niewątpliwie wydatki z tytułu odbycia podróży związane z działalnością firmy spełniają wskazane kryteria. Zasadniczo wszelkie podróże służbowe – zarówno pracowników, jak i przedsiębiorców – związane są z osiąganiem przychodów. Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. W związku z powyższym co do zasady wydatki ponoszone na podróż służbową stanowią koszt uzyskania przychodu.

Jednakże, należy pamiętać o katalogu wydatków nieuznawanych za koszty i tak w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Podróż służbowa przedsiębiorcy to wyłącznie taka podróż, która pozostaje w związku z tą działalnością i ma na celu osiągnięcie przychodów albo zabezpieczenie źródła przychodów. Nie jest konieczne osiągnięcie konkretnego przychodu, wystarczy wykazanie, że podróże miały związek z działalnością gospodarczą.

Tym samym przedsiębiorca (właściciel firmy) ponoszący wydatki wynikające z odbywania przez niego podróży służbowych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z wyjazdem.

Diety przedsiębiorcy

Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z odbyciem podróży służbowej na terenie kraju.

Właścicielowi firmy z tytułu odbywania podróży służbowych przysługują diety na takich samych zasadach i w takiej samej wysokości jak pracownikom.

W kwestii możliwości zaliczania do kosztów diet przysługujących przedsiębiorcom z tytułu odbywanych przez nich oraz ich współpracowników podróży służbowych wielokrotnie wypowiadały się organy podatkowe. W piśmie z 21 lutego 2007 r., nr UA I-1/415-3/2007/RB, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna stwierdził, że:

(…) W stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą, w zakresie diet przysługujących z tytułu podróży służbowych należy stosować regulacje prawne przyjęte dla pracowników o czym świadczą przepisy art. 23 ust. 2 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego pracownicy zatrudnieni w Pana firmie wykonują zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, a zatem mając na uwadze cytowane wyżej przepisy tutejszy Organ podatkowy podziela stanowisko Pana, iż przysługuje Panu prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych wypłaconych Panu jako właścicielowi do wysokości limitu, określonego w cytowanych wyżej rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (…).

Odliczenie VAT

W myśl podstawowego przepisu o odliczeniu VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT) w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT.

Przy czym prawo do odliczenia VAT przysługuje również wtedy, gdy związek jest pośredni. Poniesione wydatki na podróże służbowe przedsiębiorcy związane są z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa, którego działalność jest opodatkowana VAT, a zatem uprawniają do odliczenia VAT.

Jednocześnie warto dodać, iż ograniczenia w zakresie odliczeń VAT są uregulowane w art. 88 ustawy. Na mocy ww. przepisu obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się m.in. do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem przypadków, gdy dotyczy to sytuacji nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Brak możliwości odliczenia podatku VAT w przypadku usług gastronomicznych i hotelowych potwierdził Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pabianicach w piśmie z 27 lipca 2006 r. (nr USIIIVAT/443/I/65/2006/RR), gdzie możemy przeczytać:
(…) Zdaniem spółki podatek naliczony na fakturach dokumentujących powyższe zakupy podlega odliczeniu, gdyż wiąże się z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zaproszenie kontrahenta na poczęstunek w restauracji powiązane jest z prowadzeniem rozmów biznesowych, ma ugruntować opinię o solidności firmy oraz kreować jej pozytywny wizerunek. Kontakty poza siedzibą firmy są w obecnej rzeczywistości gospodarczej normą i mają duży wpływ na postrzeganie firmy przez ewentualnych i obecnych partnerów handlowych.

(…) Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i obsługi urządzeń komputerowych, w związku z tym nie przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku nabycia usług gastronomicznych oraz noclegowych (…).