W polskim systemie prawnym pracodawca ma ograniczone możliwości zbierania i wyszukiwania informacji na temat kandydatów do zatrudnienia. Pracodawcy skarżą się na koszty związane z przyjęciem do pracy osoby, której umiejętności i zaradność zawodowa odbiegają od informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych. Czy można temu zaradzić? Jakich dokumentów może domagać się pracodawca od kandydata? Jak zatrudniający może się uchronić przed zatrudnieniem niekompetentnego pracownika i jak daleko może posunąć się sprawdzając informacje o nim? Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się jak możesz sprawdzić kompetencje kandydatów!
Jakich dokumentów może wymagać pracodawca przed formalnym zatrudnieniem?
Katalog danych, jakich przed zatrudnieniem pracodawca może wymagać m.in. aby sprawdzić kompetencje kandydatów znajduje się w art. 22(1) Kodeksu pracy i jest ograniczony do:
- imienia (imion) i nazwiska,
- imion rodziców,
- daty urodzenia,
- miejsca zamieszkania i (jeśli jest) adresu do korespondencji,
- wykształcenia,
- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia
- dodatkowych uprawnień i kwalifikacji, które niezbędne są do pracy na danym stanowisku
- innych danych, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. oświadczenia o niekaralności dla kandydatów do służby publicznej).
Dodatkowo zgodnie z art. 22(1) § 3 pracodawca ma prawo żądać udokumentowania podstawowych danych osobowych poprzez oświadczenie zgodności danych z dowodem osobistym. Warto przy tym zwrócić uwagę, że pracodawca nie jest uprawniony do przechowywania w aktach osobowych kopii dowodu osobistego pracownika.
Na przetwarzanie danych wymienionych w art. art. 22(1) k.p. nie jest potrzebna zgoda kandydata.
Jakich więc dokumentów może domagać się pracodawca od kandydata, którego zdecyduje się przyjąć do pracy?
Informacje znajdujemy we wspomnianym już art. 22(1) k.p., a także w rozporządzeniu MPiPS o sposobie prowadzenia akt osobowych.
Pracodawca, aby sprawdzić m.in. kompetencje kandydatów, może zażądać od pracownika złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, zgodnego ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia MPiPS o sposobie prowadzenia akt osobowych,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (jest to niezbędne do ustalenia wymiaru urlopu oraz niektórych uprawnień pracowniczych),
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. badań psychotechnicznych dla kandydatów na kierowców zawodowych przewozu osób),
- innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów wyżej wymienionych dokumentów tylko do wglądu, a do akt osobowych sporządza jedynie ich odpis lub kopię.
Które dane i dokumenty kandydat/pracownik udostępnia dobrowolnie?
Otóż kandydat udostępnia dobrowolnie wszystkie dane niewymienione w katalogu ustawowym, a których przetwarzania nie zabraniają pracodawcy przepisy. Podstawowym dokumentem, który pozwala lepiej poznać profil kandydata są opinie i referencje z poprzednich miejsc pracy. Nie zawsze jednak stanowią wiarygodne źródło informacji. W wielu firmach możemy spotkać się z przypadkami, gdy odchodzący pracownik sam tworzy opinię o sobie i zakresie swoich obowiązków, a szef jedynie się po nią podpisuje.
Warto przypomnieć, że kontaktowanie się bez zgody kandydata z jego poprzednimi pracodawcami w celu zbierania opinii o jego osobie stanowi (podobnie udzielanie takich informacji) naruszenie jego dóbr osobistych, a także przepisów o ochronie danych osobowych.
Kompetencje kandydatów - o jakie informacje nie możesz zapytać
Pracodawca sprawdzając kompetencje kandydatów nie może pytać o stan cywilny, plany rodzicielskie, poglądy polityczne, wyznanie, przynależność związkową, religie, poglądy filozoficzne, pochodzenie rasowe, stan zdrowia, nałogi, życie seksualne itp. Zasada działa w dwie strony, bowiem kandydat nie może pytać o powyższe przyszłego szefa.
Co istotnie, zgodnie z odpowiedzią MPiPS z dnia 9 marca 2010 r. pracodawca nie ma prawa żądać od kandydatów ani pracowników ich danych biometrycznych, ani tych danych przetwarzać.
Metody pośredniego uzyskiwania informacji, czyli co można wyczytać z dokumentów?
Bezcennym źródłem informacji o kandydatach i pracownikach są dokumenty takie jak: świadectwo ukończenia szkoły, świadectwa pracy oraz kwestionariusz osobowy. Dzięki nim legalnie można wejść w posiadanie informacji, na których pozyskanie nie pozwala ustawodawca.
Na podstawie świadectwa ukończenia szkoły pracodawca może pośrednio wywnioskować wyznanie lub chociaż stosunek do Kościoła, ponieważ na świadectwie wyszczególniona jest informacja, czy osoba uczęszczała na takie zajęcia oraz czy była to religia czy etyka. Po ocenie z zachowania wywnioskować można poziom uspołecznienia oraz z dużym prawdopodobieństwem także poziom inteligencji emocjonalnej. Na świadectwie wymienione są też szczególne osiągnięcia, działalność w różnych organizacjach, a oceny z poszczególnych przedmiotów wskazują predyspozycje umysłowe (ścisłe lub humanistyczne).
Na podstawie świadectw pracy można uzyskać informacje, czy pracownik nagminnie korzystał ze zwolnień lekarskich, z urlopów bezpłatnych, czy wykorzystał uprawnienia związane z rodzicielstwem (czy ma dzieci), czy z jego pensji dokonywane były potrącenia komornicze, a także sposób samego rozwiązania stosunku pracy z poprzednim pracodawcą. Z kolei z kwestionariusza osobowego można dowiedzieć się o stosunku mężczyzny do służby wojskowej oraz poznać imię, nazwisko, adres i telefon osoby wskazanej jako osoba do kontaktu.
Assessment center i case study, czyli jak uchronić się przez zatrudnieniem niekompetentnej osoby?
Współcześnie rośnie świadomość pracodawców o niepełnych informacjach, jakie kandydat wpisuje do aplikacji. Wiele firm, szczególnie dużych przedsiębiostw i korporacji, znalazło sposób na legalną i bardzo skuteczną selekcję kandydatów poprzez wielowymiarowy proces oceny ich kompetencji.
Assessment center zwykle składa się z szeregu ćwiczeń wykonywanych w wystandaryzowanych warunkach, podczas których badane są kompetencje kandydatów potrzebne do wykonywania obowiązków zawodowych na danym stanowisku pracy. Uczestnicy biorą udział w licznych zadaniach i symulacjach, zarówno grupowych, jak i indywidualnych, testach i wywiadach kompetencyjnych, testach psychologicznych. Częstym elementem AC są analizy przypadku (case study) wymagające od kandydatów analizy przedstawionej sytuacji (analizy problemu) i podjęcia odpowiedniej decyzji. Ocenia się nie tylko to, jakie rozwiązanie przestawił kandydat, ale przede wszystkim - jak się zachowywał podczas testu, jak zareagował, jak poszukiwał rozwiązania, na czym się opierał i jak wyglądał proces decyzyjny.
Powyższą metodę coraz częściej stosuje się podczas procesu awansowania w wewnętrznej strukturze firmy, szczególnie aby ocenić kompetencje kandydatów lub pracowników kadry menadżerskiej.
Jest to najbardziej skuteczna metoda trafnego przewidywania dopasowania osoby do przyszłego stanowiska pracy.
