Podczas prowadzenia działalności zdarzają się okresy w których firma ma większą lub bardziej ograniczoną zdolność do bieżącego regulowania zobowiązań. Na fakturach zakupowych sprzedawcy określają konkretny termin płatności. Nabywca przyjmując fakturę zobowiązuje się do dnia określonego na fakturze dokonać płatności. W przypadku gdy do wyznaczonej na fakturze daty sprzedawca należności nie otrzyma ma prawo naliczyć klientowi odsetki od nieterminowej zapłaty.
Klient może uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z nieopłacenia należności w określonym terminie wnioskując u sprzedawcy o wydłużenie terminu płatności. W tym celu należałoby na piśmie złożyć prośbę o odroczenie terminu płatności danego zobowiązania.
We wniosku o wydłużenie terminu płatności powinna znaleźć się informacja o tym jakiej faktury (numer) dotyczy sprawa oraz na jaką opiewa ona wartość. Warto dodać krótkie wyjaśnienie przyczyny nie wywiązania się z pierwotnie określonego terminu. Jedną z przyczyn ubiegania się o odroczenie terminu płatności może być brak otrzymania należności od jednego lub kilku klientów, co zwykle jest powodem utracenia zdolności firmy do bieżącego regulowania zobowiązań. Na koniec należy podać o jaki termin odroczenia wnioskujemy i dokładną datę upływu nowego terminu płatności.
Istotne jest by prośba zachowała formę pisemną. Otrzymaną odpowiedź należy dołączyć do przechowywanej dokumentacji handlowej. Odpowiedzią może być oddzielne pismo, e mail, jak również samo stwierdzenie “Zgadzam się” i podpis sprzedawcy bezpośrednio na wystosowanym piśmie z prośbą o odroczenie.
