W praktyce gospodarczej zdarza się, iż mimo określonego terminu zapłaty, dłużnik nie spełnia świadczenia. W takiej sytuacji często “przypomina się” kontrahentowi o uregulowaniu należności telefonicznie czy też mailowo. Gdy to nie skutkuje, wierzyciel ma prawo dochodzenia swoich należności na drodze sądowej. Zanim jednak to nastąpi, warto, a w perspektywie ewentualnej sprawy sądowej trzeba, wysłać kontrahentowi wezwanie do zapłaty. Często okazuje się, że taka próba wyegzekwowania należności w formie oficjalnego pisma, kończy się powodzeniem.
Co więc powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty powinno zawierać elementy takie jak:
- datę i miejsce sporządzenia,
- określenie wierzyciela i dłużnika,
- dokładną kwotę zaległości wraz z numerem faktury (lub innego dokumentu potwierdzającego należność) oraz datę wymagalności płatności,
- termin, w którym dłużnik powinien uregulować zaległość oraz formę płatności np. gotówka w kasie firmy, przelew bankowy na wskazany numer konta,
- podpis osoby wysyłającej pismo wraz z imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem pełnionym w firmie, telefonem lub e-mailem kontaktowym,
- informacje o konsekwencjach jakie podejmie wierzyciel, jeśli dłużnik w określonym terminie nie ureguluje zaległości (tu jednak należy pamiętać, iż ostrzeżenia o konsekwencjach nie mogą być sprzeczne z obowiązującym prawem i przejaskrawiane).
Opcjonalnie może zawierać również:
-
wartość odsetek za opóźnienie w spłacie, jeśli wierzyciel dokonał ich naliczenia.
Ponadto wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie odebrania powyższego pisma przez dłużnika, w przypadku dojścia do sprawy sądowej, będzie mogło być materiałem dowodowym.
W przypadku ubiegania się o uregulowanie należności w praktyce przyjmuje się często zasadę “do trzech razy sztuka”. Jeżeli trzecie wezwanie nie skutkuje odpowiedzią dłużnika przedsiębiorcy pozostaje wejście na drogę sądową z dłużnikiem, a czynny podatnik VAT może skorzystać z tzw. ulgi na złe długi.
