Zarząd w spółce z o.o. – jak prawidłowo powołać i odwołać jego członków?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialności jako osoba prawna nie byłaby w stanie samodzielnie prowadzić swoich spraw. Do tego potrzebne jej są organy, w których skład wchodzą osoby fizyczne mogące realnie i prawnie podejmować wszelkie czynności celem reprezentacji i zarządu. Nie ma wątpliwości, że dla prawidłowego funkcjonowania spółki zarząd w spółce z o.o. jest bardzo istotny. Mimo że to zgromadzenie wspólników posiada najdalej idące kompetencje, to w rzeczywistości najważniejszym organem jest zarząd. To ten organ zajmuje się bieżącą działalnością spółki we wszystkich jej aspektach. Aby jednak zarząd mógł działać i podejmować wiążące decyzje, wspólnicy spółki muszą powołać jego członków. Jakie wymogi musi spełniać członek zarządu? W jaki sposób należy go powołać? Co, jeżeli członek nie spełnia powierzonych mu zadań? Czy można go odwołać, a jeżeli tak, to w jaki sposób? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Ilu członków powinien mieć zarząd?

Bez zarządu w spółce z o.o. spółka jest pozbawiona faktycznej możliwości podejmowania działania i dokonywania czynności na zewnątrz. Podmioty pozbawione zarządu można nazwać wręcz „martwymi”. Wspólnicy nowo powołanej spółki z o.o. powinni zatem zdawać sobie sprawę z tego, jak ważne jest prawidłowe powołanie zarządu i jego członków. Aby tego dokonać, muszą wiedzieć, ile osób może składać się na ten organ, jakie kompetencje powinien posiadać członek zarządu, a w razie gdyby osoba taka działała na niekorzyść spółki – jak zgodnie z prawem ją odwołać.

Zgodnie z art. 201 § 2 Kodeksu spółek handlowych (dalej jako ksh) zarząd w spółce z o.o. składa się z jednego albo większej liczby członków. Oznacza to, że może składać się z jednej osoby – wówczas w takim przypadku organ jest jednoosobowy – lub z większej ich liczby – w takim wypadku organ jest wieloosobowy. Ustawa nie wskazuje sytuacji, kiedy należy powołać zarząd jedno-, a kiedy wieloosobowy. Powyższe należy do kompetencji wspólników zawierających umowę spółki. To właśnie w umowie powinien znajdować się właściwy zapis. W praktyce najczęściej spotyka się składy nieparzyste, tak aby w razie braku zgody wszystkich członków, z łatwością można było przegłosować jedną z koncepcji.

Należy pamiętać, że liczby członków zarządu ustalonych umową nie można zmienić zwykłą decyzją wspólników. Potrzebna jest do tego zmiana umowy spółki. Z kolei, jeżeli jeden z członków organu przestał pełnić tę funkcję, należy powołać na jego miejsce nową osobę. Brak w składzie zarządu prowadzi do powstania tzw. zarządu kadłubowego. Nie stanowi on organu spółki z o.o. Oznacza to, że pomniejszony poniżej umownego progu skład przestaje stanowić organ spółki, tj. przestaje prawnie istnieć, skutkiem czego ustają wszelkie prawa i obowiązki przypisane zarządowi i jego członkom.

Jakie wymogi stawiane są członkom zarządu?

Zasadniczo nie istnieją ustawowe przepisy, które nakładałyby na członków zarządu wymóg jakichś specjalnych umiejętności, wiedzy czy doświadczenia. Aby pełnić tę funkcję, nie trzeba legitymować się studiami wyższymi z zakresu prawa, ekonomii czy zarządzania, stażem w branży czy zaświadczeniem zaliczenia specjalnego egzaminu państwowego. Członkami zarządu mogą być osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, czyli być pełnoletnie (uwzględnia się tutaj kobiety po ukończeniu 16 lat, które zawarły związek małżeński) i nieubezwłasnowolnione częściowo lub całkowicie. Do zarządu spółki mogą zostać powołane osoby zarówno z grona wspólników, jak i osoby niepowiązane ze spółką.

Dodatkowym wymogiem jest brak skazania za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII–XXXVII Kodeksu karnego (chodzi o przestępstwa przeciwko ochronie informacji, przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym oraz przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi), a także w art. 587 ksh (fałszowanie danych), art. 590 ksh (umożliwianie bezprawnego głosowania) oraz art. 591 ksh (udział w bezprawnych głosowaniu). Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy osoba skazana została zwolniona z omawianego zakazu albo zakaz ten ustał wskutek upływu czasu.

Oprócz ograniczeń ustawowych istnieć mogą również ograniczenia umowne, które nakładają wspólnicy spółki. Zgodnie z art. 201 § 5 ksh uchwała wspólników lub umowa spółki może określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Tutaj może już dochodzić do stawiania wymogów kandydatom w kwestii wykształcenia czy też doświadczenia. Członkom zarządu można stawiać również tzw. wymogi negatywne, np. niebycie członkiem innego zarządu czy niepracowanie w spółce konkurencyjnej.

Konsekwencje niewłaściwego powołania członka zarządu

W przeciwieństwie do ustaleń umownych wspólników spółki, wymogi ustawowe mają charakter bezwzględnie obowiązujący – nie można ich uchylić lub zmodyfikować uchwałą spółki. Oznacza to, że decyzja wspólników w zakresie powołania osoby niespełniającej ustawowych przesłanek nie będzie wywoływać żadnego skutku. Osoba taka, nawet powołana uchwałą, nie zyska zatem statusu członka zarządu, a podjęte przez nią czynności w ramach pełnienia funkcji nie będą miały doniosłości prawnej (będą nieważne). Warto w tym miejscu wskazać wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 25 kwietnia 2013 roku (sygn. akt: V Aca 600/12), w którym sąd przyjął, że „utrata zdolności do pełnienia funkcji członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, następuje z chwilą uprawomocnienia się wyroku za popełnione przestępstwo i skutek ten następuje ex lege, czyli bez orzekania o tym zakazie w wyroku skazującym sprawcę. W praktyce będzie to równoznaczne ze skutkami, jakie wiążą się z wygaśnięciem mandatu”.

Powołanie członka zarządu

Powołanie członka zarządu stanowi czynność prawną, przez którą wyrażony zostaje akt woli podmiotu powołującego do zarządu. W zależności od statutu spółki akt ten może przyjąć różne postaci. Jeśli kompetencje w tym zakresie przysługują zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, powołanie przyjmie postać uchwały. Jeżeli jednak zarząd w spółce z o.o. powołują poszczególni wspólnicy spółki bądź też inne osoby, następuje ono w drodze oświadczenia.

W orzecznictwie przyjmuje się, że powołanie do zarządu stwarza stosunek korporacyjny powołanej osoby ze spółką, na podstawie którego osoba ta zyskuje status członka zarządu i otrzymuje uprawnienia do realizacji związanych z tym stanowiskiem praw i obowiązków. Nie jest to jednak stosunek pracy rozumiany w ujęciu przepisów Kodeksu pracy. Członkowie zarządu nie zostają powoływani na mocy umowy o pracę, powołanie czy mianowanie.

Przepis art. 201 ksh nie statuuje wymogu uzyskania przez podmiot powołujący członka zarządu podpisu osoby powołanej. Podpis członka nie musi widnieć na uchwale lub oświadczeniu powołującym. Mimo to uzyskanie takiej zgody przed powołaniem daje pewność, że osoba ta rzeczywiście planuje pełnić swoją funkcję. Powołanie wbrew woli danej osoby będzie z oczywistych powodów nieskuteczne. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 grudnia 2018 roku (sygn. akt: I FSK 58/17) podkreślił, że „uczestnictwo w zarządzie opiera się bowiem na wolnej woli osób do niego powoływanych i wbrew tej woli dane osoby nie mogą uzyskać statusu członka zarządu w spółce z o.o.”. Działając na zasadzie przeciwieństwa, uznać należy, że złożenie oświadczenia o odrzuceniu funkcji przez mianowaną osobę będzie prowadziło do bezskuteczności uchwały lub oświadczenia powołującego. Osoba, która mimo swojej woli została powołana, ma prawo zgłosić zarzut do sądu rejestrowego z wnioskiem o wykreślenie jej z rejestru jako członka zarządu.

Tryby powoływania członków zarządu

Przepis art. 201 § 4 ksh stanowi, że „domyślnym” trybem powołania zarządu jest „uchwała wspólników”. Pojęcie uchwały wspólników należy rozumieć jako uchwałę zgromadzenia wspólników (tj. organu). Zgodnie z art. 247 § 2 ksh uchwała o powołaniu do zarządu wymaga przeprowadzenia tajnego głosowania. Jest to wymóg obligatoryjny, nie istnieje możliwość powzięcia takiej decyzji w głosowaniu jawnym lub innym trybie głosowania. Należy jednak uznać, że głosowanie tajne może zostać przeprowadzone poprzez głosowanie pisemne na odległość, bez odbycia się „fizycznego” zgromadzenia wspólników. Wymóg tajności będzie zachowany, o ile dany wspólnik nie będzie mógł się dowiedzieć, jak głosowali inni wspólnicy.

Względną nowością jest możliwość powoływania zarządu online za pośrednictwem portalu S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/). Mogę tego dokonać jedynie spółki, które zostały założone za pośrednictwem tego systemu. Właściwy wniosek z uchwałą organu oraz potrzebne załączniki wypełnia się w systemie, korzystając z udostępnionych wzorów, i wysyła za pośrednictwem portalu.

Powyższa regulacja ustawowa może zostać wyłączona umową spółki. Wynika to z samego tekstu § 4 omawianego przepisu, który formułuje stwierdzenie „chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. W praktyce wspólnicy w umowie spółki często delegują kompetencje do powoływania zarządu na radę nadzorczą lub też na poszczególnych wspólników. Kompetencje w omawianym zakresie mogą zostać zastrzeżone dla osób trzecich spoza spółki. Jest to jednak rzadsze, z racji tego, że taki tryb pozbawia realnego wpływu wspólników na działanie spółki.

Istnieją również przepisy szczególne znajdujące się w innych aktach prawnych, które wyłączają działanie art. 201 § 4 ksh, jednak nie pozostawiają w tej sprawie swobody. Wyznaczają bowiem inny obligatoryjny tryb powołania, a wspólnicy spółki nie mogą tego zmienić w umowie spółki. Ma to miejsce przede wszystkim w stosunku do organów państwowych. Dla przykładu, członków zarządu spółek z udziałem jednostek samorządu terytorialnego powołuje i odwołuje zawsze rada nadzorcza.

Odwołanie członków zarządu

Tak jak członkowie zarządu mogą zostać powołani, tak również można ich odwoływać. Co do zasady charakter i tryb odwołania jest analogiczny do powołania. Zgodnie z § 4 art. 201 ksh członek zarządu odwoływany zostaje uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oznacza to, że decyzję o odwołaniu podejmuje zgromadzenie wspólników w formie uchwały w głosowaniu tajnym. Tryb ten jednak może zostać zmieniony przez umowę wspólników.

Warto zwrócić uwagę na jedną kwestię. Mianowicie, jak rozumieć sytuację, gdy wspólnicy w umowie modyfikują tryb powoływania, nie wspominając o odwoływaniu? Przyjmuje się, że brak regulacji umownej co do odwoływania członków zarządu oznacza, że wspólnicy zrezygnowali z wprowadzenia odstępstwa od normy w tej części, przez co kompetencje w omawianym zakresie zachowują wspólnicy w drodze uchwały – niezależnie od tego, jaki podmiot tych członków powołuje (por. A. Szajkowski, M. Tarska, A. Szumański, w: Sołtysiński i in., Komentarz KSH, s. 460).

Zarząd w spółce z o.o. – podsumowanie

Powołanie zarządu jest jedną z najważniejszych decyzji podejmowanych w trakcie życia spółki. Nie inaczej jest z określeniem wymogów oraz trybu powoływania członków zarządu. Zasadniczo powyższe opisane zostało przez ustawę, jednakże przepisy te są lakoniczne i mało konkretne. Wspólnicy chcący w większym stopniu zadbać o swoje interesy w umowie spółki powinni doprecyzować wszelkie kwestie związane z powoływaniem zarządu, jak chociażby wyznaczyć organ, który będzie zdolny go powoływać, skonkretyzować tryb powołania, a także poszerzyć wymagania względem kandydatów na członków przez ustalenie wymaganego wykształcenia i doświadczenia. Skonkretyzowanie powyższych kwestii z całą pewnością doprowadzi do większej profesjonalizacji zarządu, a co za tym idzie – całego przedsiębiorstwa przez niego kierowanego.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów