Przedsiębiorcy korzystający z licencji komputerowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej powinni zapoznać się z zasadami rozliczenia wydatków na ich zakup. Licencje komputerowe zazwyczaj zaliczane są do wartości niematerialnych i prawnych. Może się zdarzyć, że przedsiębiorca zdecyduje się wprowadzić do firmy licencję na program komputerowy zakupioną prywatnie. Trzeba wówczas pamiętać o sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji. Wprowadzenie do ewidencji licencji komputerowej wymaga ustalenia wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej. Sposób jej rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów zależy przede wszystkim od wartości i przewidywanego okresu wykorzystania tej licencji w działalności gospodarczej. W artykule przedstawiamy, jak prawidłowo powinna zostać rozliczona prywatna licencja komputerowa w kosztach działalności gospodarczej?
Prywatna licencja komputerowa w kosztach prowadzonej działalności
Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze mogą przekazywać prywatny majątek na potrzeby tej działalności. Przedsiębiorca ma możliwość wprowadzenia do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w szczególności prywatnie zakupioną licencję komputerową mającą służyć w prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki rozliczane w kosztach uzyskania przychodów muszą być racjonalnie uzasadnione, powinny być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przedsiębiorca wprowadzający licencję komputerową do majątku firmowego w razie ewentualnej kontroli podatkowej musi być w stanie uzasadnić jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Dodatkowo przed przekazaniem licencji na oprogramowanie komputerowe i rozpoczęciem użytkowania w celach firmowych należy zweryfikować aspekty prawne. Niektóre licencje komputerowe zakupione prywatnie mogą być wyłączone z możliwości użytku ich w celach zarobkowych. Zanim wprowadzimy licencję komputerową zakupioną prywatnie do działalności gospodarczej, powinniśmy się upewnić, że wersja programu, jaka została zakupiona, jest przeznaczona do użytku w działalności gospodarczej.
Rozliczenie w kosztach uzyskania przychodów licencji komputerowej zakupionej prywatnie wymaga przekazania jej do majątku firmowego. W tym celu trzeba sporządzić odpowiednie oświadczenie o przekazaniu majątku firmowego na cele działalności gospodarczej. Oświadczenie stanowi podstawę wprowadzenia wartości niematerialnej i prawnej do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Sporządzone oświadczenie należy przechowywać w dokumentacji księgowej.
datę i miejscowość sporządzenia,
dane przedsiębiorcy,
oświadczenie o prawie do własności,
określenie składnika majątku lub wartości niematerialnej i prawnej,
stawkę amortyzacyjną,
datę przekazania składnika majątku lub wartości niematerialnej i prawnej na potrzeby działalności,
wartość początkową,
podpis właściciela.
Wartość początkowa licencji komputerowej przekazanej do majątku firmowego
Wartość początkowa wartości niematerialnej i prawnej stanowi podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Przez koszty instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych uznaje się tzw. koszty wdrożeniowe. Są to koszty poniesione na dostosowanie programu do własnych potrzeb, czyli indywidualnych oczekiwań i wymogów użytkownika.
Zasady ustalania wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zostały opisane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 22g ust. 1 tej ustawy za wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych uważa się w razie odpłatnego nabycia – cenę ich nabycia, a jeżeli były używane przez podatnika przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie były wcześniej amortyzowane – cenę ich nabycia, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej. Oznacza to, że w razie gdy wartość rynkowa jest niższa od ceny nabycia licencji zakupionej prywatnie, ustalając wartość początkową wartości niematerialnej i prawnej przekazywanej do działalności gospodarczej, należy przyjąć wartość rynkową.
Zasady ustalania wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które uprzednio stanowiły majątek prywatny przedsiębiorcy uległy zmianie po wprowadzeniu Nowego Ładu. Do końca 2021 roku przedsiębiorcy przekazujący składniki majątku lub wartości niematerialne i prawne na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej mogli zastosować cenę nabycia jako wartość początkową, o ile posiadali dokument zakupu. Dopiero w razie braku dokumentu zakupu, wartość początkowa ustalana była na podstawie wartości rynkowej. Zgodnie z nowymi przepisami od 2022 roku wartością początkową środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest cena nabycia, jednak nie wyższa od wartości rynkowej.
Licencja komputerowa jako wartość niematerialna i prawna
Zgodnie z art. 22b ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą stanowią wartości niematerialne i prawne i podlegają amortyzacji. Składniki majątku zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
W przypadku gdy wartość początkowa wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na zasadach ogólnych (art. 22f ust. 3 ustawy o PIT).
Licencje komputerowe stanowiące wartości niematerialne i prawne w działalności gospodarczej amortyzowane są przy zastosowaniu metody liniowej. Amortyzacja liniowa zakłada, że środek trwały ulega zużyciu w takim samym tempie przez cały okres jego użytkowania. Odpisy amortyzacyjne są dokonywane wówczas w takiej samej kwocie w każdym kolejnym okresie, za pomocą ustalonej stawki.
Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe nie może być krótszy niż 24 miesiące (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Maksymalna stawka amortyzacyjna wynosi zatem 50% rocznie.
Przykład 1.
Pani Zofia prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie tworzenia stron internetowych kupiła prywatnie licencję komputerową, którą chce użytkować w firmie. Cena zakupu licencji wynosi 18 000 zł i jest równa wartości rynkowej tej licencji. Pani Zofia wprowadziła licencję do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej 18 000 zł. W jaki sposób powinna amortyzować licencję? W przypadku gdy wartość początkowa wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na zasadach ogólnych. Pani Zofia powinna amortyzować licencję komputerową jako wartość niematerialną i prawną przy zastosowaniu metody liniowej, jest to jedyna metoda amortyzacji dopuszczalna w tym przypadku. Jeżeli pani Zofii zależy na tym, aby wydatek na zakup licencji komputerowej został jak najszybciej rozliczony w kosztach, może zastosować maksymalną stawkę amortyzacji wynoszącą 50% rocznie. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać w miesiącu następującym po miesiącu, w którym oprogramowanie zostało przyjęte do użytkowania w działalności.
Na podstawie art. 22 d ust. 1 ustawy o PIT podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku stanowiących wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Dodatkowo zgodnie z art. 22f ust 3 tej ustawy, gdy wartość początkowa wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo – w miesiącu oddania do używania tej wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.
Przykład 2.
Pan Jan prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą od 1 lutego 2022 roku w zakresie świadczenia usług graficznych, w styczniu 2022 roku, a więc przed dniem założenia działalności gospodarczej dokonał zakupu licencji komputerowej. Licencja była kupiona prywatnie, a cena nabycia wynosiła 8000 zł. Pan Jan planuje wprowadzenie licencji zakupionej prywatnie do majątku firmowego. Jaką powinien przyjąć wartość początkową i w jaki sposób rozliczyć ją w kosztach uzyskania przychodów? Licencja na oprogramowanie komputerowe przekazywana z majątku osobistego do majątku firmowego przez pana Jana będzie stanowić wartość niematerialną i prawną w działalności. Wprowadzając licencję komputerową zakupioną prywatnie do majątku firmowego, pan Jan jako wartość początkową może przyjąć cenę nabycia wynoszącą 8000 zł, o ile cena nabycia nie jest wyższa od wartości rynkowej tej licencji. W razie gdy wartość rynkowa jest niższa, wartość początkowa wartości niematerialnej i prawnej będzie równa wartości rynkowej. Wartość początkowa licencji stanowi podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Z uwagi na to, że wartość początkowa licencji komputerowej nie przekracza 10 000 zł, pan Jan może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego lub ująć wartość licencji bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu oddania licencji do użytkowania w działalności gospodarczej.
