Poradnik Przedsiębiorcy

Refaktura kosztów za media - jakie usługi podlegają refakturowaniu?

Częstym przypadkiem wśród przedsiębiorców jest inwestycja w lokale mieszkalne lub użytkowe, przeznaczone na wynajem. O ile rozliczenie kosztów czynszu, wynikającego wprost z umowy, nie stanowi przedmiotu rozważań, to wiele wątpliwości u podatników wzbudza sposób rozliczenia mediów. W artykule przedstawimy, kiedy występuje refaktura kosztów za media a jakie koszty doliczać do usługi głównej!

Refaktura kosztów za media a najem lokalu użytkowego

Wynajem lokalu użytkowego wiąże się z koniecznością zawarcia umowy najmu, w której szczegółowo określone zostaną warunki najmu nieruchomości (usługi głównej) i kosztów dodatkowych z nią związanych, takich jak dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, odprowadzenie ścieków czy wywóz nieczystości.

Część mediów należy refakturować, a inne wliczać do usługi głównej, zwiększając w ten sposób podstawę opodatkowania.

Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Informacji Skarbowej, odsprzedaż mediów jako odrębnych świadczeń, dotyczy następujących usług związanych z najmem nieruchomości:

  • dostawy wody,
  • dostawy energii elektrycznej,
  • dostawy energii cieplnej,
  • odprowadzania ścieków,

ale tylko pod warunkiem, że usługi te rozliczane są na podstawie wskazań liczników lub ryczałtu.

Refaktura kosztów za media wystawiona będzie na najemców, na podstawie faktur otrzymanych od bezpośrednich dostawców mediów, przy zastosowaniu właściwej stawki VAT dla dostaw danego rodzaju towarów lub usług. Nie należy jednak wliczać ich do podstawy opodatkowania usług najmu.

Pozostałe media zwiększają podstawę opodatkowania usługi głównej. Wliczamy je do wartości czynszu i opodatkowujemy podstawową stawką VAT 23%.

Usługi związane z najmem - z jaką stawka VAT będzie wystawiona refaktura kosztów za media?

Refakturując media, należy mieć na uwadze, że dla niektórych rodzajów usług przyporządkowana została obniżona stawka VAT.

W odniesieniu do zimnej wody i odprowadzania ścieków, wystawiona refaktura kosztów za media, będzie mieć zastosowaną stawkę VAT 8%. Energię elektryczną i cieplną refakturujemy natomiast przy zastosowaniu 23% stawki VAT.

Wyrok TSUE w sprawie Wojskowej Agencji Mieszkaniowej

Kwestia rozliczenia mediów przy usłudze najmu lokalu, od lat wzbudza kontrowersje. Głos zabrał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej i dnia 16 kwietnia 2015 r. wydał wyrok w sprawie Wojskowej Agencji Mieszkaniowej (C-42/14).

Zgodnie z orzeczeniem, przesłanki przemawiające za traktowaniem najmu i odsprzedaży mediów jako odrębnych świadczeń, a zatem nie doliczanie ich kosztu do usługi głównej, to:

  • istnienie indywidualnych liczników i rozliczanie kosztów w zależności od wskazań tych liczników,
  • możliwość wyboru świadczeniodawcy przez wynajmującego lub zawarcia z nim bezpośredniej umowy.

W przypadku natomiast, gdy elementy transakcji są ze sobą ściśle powiązane i tworzą jedno niepodzielne świadczenie ekonomiczne, którego rozdzielenie miałoby sztuczny charakter, to takie świadczenie uznawane jest za kompleksowe, a co za tym idzie, jego wartość doliczamy do usługi głównej, zwiększając w ten sposób podstawę opodatkowania.

Co powinna zawierać refaktura kosztów za media?

Refaktura, pomimo że od lat jest powszechnie stosowana w obiegu gospodarczym, po dziś dzień nie została zdefiniowana w przepisach podatkowych. W związku z brakiem uregulowań prawnych przyjęło się, że refaktura powinna zawierać takie same elementy jak zwykła faktura VAT, czyli:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi i datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, również w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Refaktura może zawierać adnotację „refaktura”, ale nie jest to element obowiązkowy.Refakturę, podobnie jak tradycyjną fakturę VAT, wystawiamy najpóźniej do 15-stego dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi, ale nie wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi.

Refaktura kosztów za media - o co warto zadbać podpisując umowę najmu użytkowego?

Sporządzając umowę najmu lokalu użytkowego warto zadbać o to, aby sposób rozliczenia mediów został w niej szczegółowo określony. Dzięki temu, najemca od początku będzie wiedział na jakiej podstawie obciążany jest wszelkimi dodatkowymi kosztami, związanymi z usługą najmu.

Spisanie umowy, w której wyszczególnione zostaną wszystkie prawa i obowiązki obu stron transakcji, może przyczynić się do szybkiego i bezkonfliktowego rozstrzygnięcia ewentualnych sporów.