Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury za energię - kiedy ująć w Księdze Przychodów i Rozchodów?

Rozliczenie kosztów energii, tzw. kosztów za media może wzbudzać wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Główną z przyczyn rozterek jest zróżnicowany okres rozliczeniowy, który często obejmuje przełom dwóch miesięcy lub przełom roku. Jak w związku z tym ująć faktury za energię w ewidencjach? Sprawdźmy!

Metody rozliczania kosztów

Przedsiębiorca prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, może wybrać jeden z dwóch sposobów rozliczania kosztów:

  • metoda kasowa (uproszczona);

  • metoda memoriałowa.

Przy tym należy podkreślić, że przedsiębiorca, który dokona wyboru danej metody rozliczenia kosztów, musi ją stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy, gdyż możliwość zmiany metody występuje wyłącznie na początku roku. Wybranej metody rozliczania kosztów nie trzeba także zgłaszać do urzędu.

Faktury za energię – przy rozliczeniu kosztów metodą kasową

Przy rozliczaniu wydatków metodą kasową (zwaną także metodą uproszczoną) koszty należy rozliczyć w dniu ich powstania. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego dowód księgowy. Oznacza, to że koszty związane z energią elektryczną należy ująć w dniu wystawienia faktury rozliczeniowej, bez względu na to jakiego okresu rozliczeniowego dotyczą.

Przykład 1.

Firma X, rozliczająca koszty metodą kasową, 25 maja 2018 roku otrzymała fakturę rozliczeniową za energię, obejmującą okres od 20 kwietnia 2018 roku do 20 maja 2018 roku, wystawioną na 20 maja 2018 roku. W jakim więc okresie powinny zostać ujęte koszty energii w KPiR?

W danym przypadku Firma X otrzymaną fakturę od dostawcy energii powinna ująć w KPiR w dniu jej wystawienia, tj. 20 maja 2018 r.

Przykład 2.

Firma AB otrzymała 25 stycznia 2018 roku fakturę za energię, która obejmowała okres od 21 grudnia 2017 roku do 20 stycznia 2018 roku, wystawioną na 20 stycznia 2018 roku. Kiedy więc przedsiębiorstwo powinno ująć koszt w KPiR? Otóż mimo że okres rozliczeniowy obejmuje poprzedni rok podatkowy, to fakturę należy ująć w KPiR na dzień jej wystawienia, czyli 20 stycznia 2018 r.

Jak ująć faktury za energię przy rozliczaniu kosztów metodą kasową w systemie wFirma.pl?

W celu ujęcia faktury za energię w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH.

Faktury za energię rozliczane metodą kasową

Faktury za energię – przy rozliczeniu kosztów metodą memoriałową

W przypadku, gdy przedsiębiorca rozlicza faktury za energię metodą memoriałową, musi dzielić koszty na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągnięciem przychodu.

Koszty bezpośrednie są powiązane z danym przychodem i można je przyporządkować do konkretnego przychodu. Zaliczają się do nich choćby towary zakupione w celu dalszej odsprzedaży lub zakup usługi niezbędnej, by dana transakcja miała miejsce np. usługi prawne wykupione w celu sporządzenia umowy współpracy z kontrahentem. Koszty bezpośrednie ujmuje się do końca roku podatkowego (do czasu złożenia deklaracji rozliczeniowej dany rok podatkowy), w którym zostały osiągnięte związane z nimi przychody.

Koszty pośrednie są to koszty, których nie można przypisać do konkretnego przychodu. Zaliczają się do nich m.in.: czynsz, usługi telekomunikacyjne, faktury za energię, koszty związane z reklamą. Ujmuje się je w ewidencji według daty wystawienia faktury zakupu. Jednak główną cechą kosztów pośrednich jest to, że w przypadku jeśli obejmują one przełom roku, to należy je rozdzielić proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.

Przykład 3.

Firma XYZ, która rozlicza koszty metodą memoriałową, otrzymała fakturę za energię wystawioną 10 stycznia 2018 roku, obejmującą okres do 10 grudnia 2017 roku do 10 stycznia 2018 roku. W jaki sposób firma powinna rozliczyć taką fakturę?

W celu ujęcia faktury za energię na przełomie roku, należy rozdzielić koszty na:

  • grudzień 2017 – wartość kosztów przypadającą na część grudnia (okres 10.12–31.12.2017) należy ująć poprzez dowód wewnętrzny (DW) w KPiR w kol. 13 – Pozostałe wydatki pod datą 31 grudnia,

  • styczeń 2018 – wartość kosztów przypadającą na część stycznia (okres 1–10.01.2018) należy ująć w KPiR w kol. 13 – Pozostałe wydatki pod datą wystawienia faktury za energię, tj. 10 stycznia 2018 roku, oraz pełną wartość podatku VAT wynikającą z faktury zakupu w rejestrze zakupu VAT w dniu powstania obowiązku podatkowego dla VAT, tj. dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (pod warunkiem, że wydatek ma związek z działalnością opodatkowaną).

Zasada proporcjonalnego ujęcia kosztu dotyczy jedynie przypadku, w którym to koszty obejmują przełom roku. Faktury za energię otrzymane na przełomie miesięcy w trakcie trwania jednego roku podatkowego należy ująć według daty ich wystawienia.

Jak ująć faktury za energię przy rozliczaniu kosztów metodą memoriałową na przestrzeni roku w systemie wFirma.pl?

W celu ujęcia faktury za energię, która obejmuje przełom roku, w systemie wFirma.pl należy przypisać koszty do odpowiadającego im roku podatkowego dzięki funkcji RMK.

W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH. W oknie dodawania dokumentu należy zaznaczyć opcję RMK, po czym wprowadzić ramy okresu obejmujące dany wydatek.

Faktury za energię rozliczane metodą memoriałową

Podsumowując, to jak i kiedy przedsiębiorca księguje faktury za energię, zależy od metody rozliczania kosztów, który został przez niego wybrany.