Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie należności za zagraniczne podróże służbowe

Należności w zagranicznych podróżach służbowych

Diety w zagranicznej podróży służbowej

W przypadku zagranicznych podróży służbowych wysokość diet zagranicznych określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Ich wysokość różni się w zależności od kraju, do którego odbywa się podróż służbowa.

Pełna dieta przysługuje za każdą dobę podróży służbowej. Natomiast za niepełną dobę przysługuje:

  • ⅓ diety, gdy podróż trwa krócej niż 8 godzin,

  • ½ diety - przy delegacji trwającej od 8 do 12 godzin,

  • pełna dieta, jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin.

 

Ważne!

Od marca 2013 roku istnieje możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego, jeśli podróż zagraniczna odbywana jest do dwóch lub więcej państw.

 

Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne bezpłatne wyżywienie, przysługuje mu jedynie 25% diety. W przypadku zapewnienia częściowego wyżywienia kwotę diety zmniejsza się odpowiednio o:

  • 15% za śniadanie,

  • 30% za obiad,

  • 30% za kolację.

Ponadto pracownikowi, który otrzyma środki na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jednak jeśli zaliczka jest niższa od diety, wówczas przysługuje mu wyrównanie do wysokości należnej diety.

Czas trwania zagranicznej podróży służbowej

W zależności od rodzaju środka transportu, jakim porusza się pracownik odbywający podróż służbową, inaczej naliczany jest czas trwania delegacji. I tak, w przypadku wyboru:

  • środka komunikacji lądowej – czas podróży zaczyna się liczyć od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, a kończy się w chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

  • środka komunikacji lotniczej – czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

  • środka komunikacji morskiej – czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

W celu poprawnego rozliczenia czasu trwania podróży służbowej pracodawca ma prawo wymagać od pracownika odpowiedniego udokumentowania wyjazdu z kraju oraz dotarcia w wyznaczone miejsce. Dokumentem potwierdzającym wyjazd może być bilet, natomiast kontrahent może wystawić potwierdzenie stawienia się w określonym miejscu. Ponadto pracownik zobowiązany jest do podania dokładnej godziny wyjazdu i przyjazdu.

 

Ważne!

Część podróży zagranicznej odbyta na terenie kraju najczęściej traktowana jest jako odrębna delegacja krajowa. Pracownikowi, po zsumowaniu czasu na terenie Polski, przysługuje odpowiednia dieta.

Nocleg

Rozliczanie kosztów za nocleg następuje na podstawie rachunku wystawionego przez hotel. Jednak należy pamiętać o obowiązujących limitach, gdyż nawet jeśli pracownik uzasadni przekroczenie limitu, pracodawca może go uwzględnić. Jeżeli pracownik nie przedłoży odpowiednich dowodów dokumentujących poniesione koszty, przysługuje mu jedynie 25% limitu noclegu. Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Dojazd

Kwestia dojazdu wygląda tak jak w krajowych podróżach służbowych. Różnica polega na tym, że pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje dodatkowo ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu). Ryczałt taki wypłacany jest w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Co więcej, pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje także ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży.

 

Ważne!

Ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej nie dotyczy pracowników, którzy odbywają podróż służbowym lub prywatnym samochodem, a także którym strona zagraniczna zapewnia bezpłatny dojazd.

Należności za inne wydatki

Tu również sprawa wygląda podobnie jak w przypadku podróży służbowych krajowych. Pracownik może starać się o zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg. Jednak ma do tego prawo wyłącznie, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Możliwy jest dodatkowo zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem choroby, która powstała podczas podróży służbowej.

 

Uwaga!

Zwrot kosztów leczenia nie dotyczy chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów.

 

Zwrot ten następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej (art. 5 pkt 32 Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).

W przypadku pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje 25% diety za każdą spędzoną tam dobę.

Natomiast w razie śmierci pracownika pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z transportem zwłok do kraju.

Zaliczki

Zaliczki wypłacane są najczęściej w walucie docelowego kraju podróży, ale za zgodą pracownika jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej. Pracownik musi otrzymać taką zaliczkę, w celu pokrycia niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju, jeszcze przed wyjazdem na delegację. Natomiast w przypadku, gdy wydatki okażą się wyższe niż kwota zaliczki, pracodawca może przesłać pracownikowi kolejną zaliczkę.

Rozliczenie

Pracodawca na rozliczenie z pracownikiem ma 14 dni od jego powrotu z podróży służbowej. Rozliczenie następuje w złotych, wydatki podane w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia.

 

Ważne!

Dzień rozliczenia to dzień faktycznego, fizycznego rozliczenia z pracownikiem, który stanowi także datę ujęcia kosztu.

 

Jeżeli przy takim rozliczaniu wystąpią różnice kursowe (między dniem zapłaty a dniem rozliczania kosztów), wówczas koszty powiększa się lub obniża o tę różnicę.

Stosowana przez pracodawcę metoda rozliczania kosztów podróży zagranicznej powinna zostać opisana w dokumentacji zawierającej przyjęte w firmie zasady rachunkowości.

Zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika po kursie, jaki obowiązywał w dniu jej wydania.

Zagraniczna podróż służbowa a kwestia podatków

W przypadku zagranicznych podróży służbowych pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczania podatku od towarów i usług. Poniesione wydatki zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT-em - odliczenie VAT może nastąpić jedynie w przypadku paliw do samochodów będących środkami trwałymi w firmie.

Zwroty kosztów noclegu za granicą ponad ustalony limit stanowi świadczenie, od którego nie trzeba odprowadzać składek ZUS ani naliczać podatku.

 

Ważne!

Powyższa sytuacja ma miejsce tylko wówczas, gdy koszty te są potwierdzone dokumentem – rachunkiem lub fakturą – oraz gdy pracodawca zgodzi się na pokrycie kosztów wyższych niż ustalony limit.

 

Ponadto opodatkowaniu i oskładkowaniu nie podlega kwota nadwyżki zwrotu kosztów poniesionych przez zatrudnionego ponad limit ryczałtu noclegowego.

Pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki, wówczas zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania, ale tylko do wysokości ryczałtu na dojazdy.

Podróże służbowe a umowy cywilnoprawne

Podróż służbowa zleceniobiorcy

Podróżą służbową dla zleceniobiorcy jest wyjazd, uzasadniony koniecznością przeprowadzenia czynności będącej przedmiotem zlecenia. Podróż jednak musi odbyć się poza miejscowość określoną jako miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy lub inną miejscowość określoną zgodnie z wolą stron.

Należności

Z powyższej definicji wynika, iż podróże służbowe mogą odbywać również osoby, wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenia lub o dzieło). Jednak takie osoby w świetle przepisów kodeksu pracy nie są pracownikami, zatem w stosunku do nich nie mają wprost zastosowania np.:

  • regulacje dotyczące czasu pracy,

  • przepisy rozporządzeń w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz odpowiednio poza granicami kraju.

Dlatego też odpowiednią adnotację dotyczącą należności za podróż służbową trzeba zawrzeć w umowie, w której strony mogą dowolnie kształtować swoje prawa i obowiązki. Treść umowy lub jej cel nie sprzeciwiają się właściwości stosunku prawnego, jaki powstanie na podstawie tej umowy oraz przepisom prawa czy zasadom współżycia społecznego.

Rozliczenie

Rozliczanie kosztów podróży służbowych w ramach umów cywilnoprawnych przeprowadza się na podobnych zasadach jak te, które stosuje się wobec pracowników etatowych.

Kwestie podatkowe w podróżach służbowych zleceniobiorcy

Zleceniodawca może wliczyć w koszty podatkowe zarówno podróż krajową, jak i zagraniczną odbywaną przez zleceniobiorcę, ale tylko wtedy, gdy wyjazd odbył się na wyraźne polecenie zleceniodawcy i jest ściśle związany z interesem firmy oraz ze zleconym zadaniem.

Z kolei dla zleceniobiorcy zwrot kosztów podróży służbowej jest przychodem podatkowym, będącym częścią wynagrodzenia zgodnego z zawartą umową.

W przypadku zleceniobiorców udających się w podróż służbową na polecenie zleceniodawcy, zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom, zgodnie z rozporządzeniem MPiPS. Jednak tutaj zwolnienie podatkowe stosuje się tylko wtedy, gdy:

  • otrzymane świadczenia nie zostały przez zleceniobiorcę zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

  • zostały poniesione przez zleceniodawcę, by osiągnąć przychód lub by zrealizować zadania organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw,

  • zostały poniesione przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, czy też przez organy władzy i administracji państwowej czy samorządowej oraz jednostki im podległe lub przez nie nadzorowane.

Podróże służbowe - podsumowanie

Zestaw uwarunkowań związanych z podróżami służbowymi jest dość rozległy. Jednak zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika jest zapoznanie się z odpowiednimi przepisami. Pracownik powinien zdawać sobie sprawę z tego, do jakich należności ma prawo i jakie zobowiązania powstają po jego stronie. Co więcej, musi on pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wszystkich poniesionych wydatków.

 

Ważne!

Wyjątek stanowią należności wypłacane w postaci ryczałtu - wydatki te nie wymagają udokumentowania. Odstępstwem jest również podróż służbowa odbywana prywatnym samochodem przez pracownika etatowego (inaczej jest w przypadku zleceniobiorców). Wówczas pracownik nie ma obowiązku gromadzenia dokumentów potwierdzających poniesione koszty podróży, takie jak np. wydatki na paliwo, opłaty za przejazd płatną autostradą, wystarczy wówczas prowadzenie przez niego ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Z kolei pracodawca nie może ujmować pracownikowi przysługujących mu przywilejów.

Ponadto warto wiedzieć, że prowadząc działalność gospodarczą, czy zawierając umowy cywilnoprawne, zachowuje się prawo do należności związanych z podróżami służbowymi. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą, niemal analogicznie jak w przypadku pracowników etatowych, mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową w koszty podatkowe, pod warunkiem oczywiście ich należytego udokumentowania.