Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - prawidłowe udokumentowanie

Dla wielu przedsiębiorców podróże odbywane w celach związanych z prowadzoną firmą są typowym, a jednocześnie niezbędnym elementem prowadzonej działalności gospodarczej. Problemem może stać się często rozliczenie podróży służbowej oraz jej prawidłowe dokumentowanie. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak dokumentować koszty podróży służbowej przedsiębiorcy!

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - informacje podstawowe

Za podróż służbową należy uznać wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej poza siedzibą firmy. Do wydatków związanych z takim wyjazdem można zaliczyć m.in. koszt przejazdu samochodem, pociągiem, autobusem czy koszty noclegów.

W celu udokumentowania wartości diet (wartość diety za dobę od marca 2013 roku wynosi w 30 zł) z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą wystawia się dowód wewnętrzny. Dokument taki powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko osoby podróżującej,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, czyli datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Zasady naliczania diety uzależnione są od faktu, czy podróż służbowa odbywa się na terenie kraju czy za granicą.

W pierwszym przypadku, gdy podróż krajowa nie trwa dłużej niż dobę i wynosi odpowiednio:

  • poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje pełna stawka diety.

Natomiast w sytuacji, gdy czas trwania krajowej podróży służbowej przekracza dobę, to za każdą następną przysługuje dieta w pełnym wymiarze. Za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje całość diety.

Wysokość diety za dobę w przypadku podróży zagranicznej jest uzależniona od państwa, do którego dana osoba odbyła podróż. Przy ich naliczaniu obowiązują następujące zasady:

  • za pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

  • w przypadku niepełnej doby podróży, która trwała:

    • do 8 godzin - przysługuje ⅓ diety.

    • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety,

    • ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy a środek lokomocji

W przypadku, gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych, obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ważne!

Ewidencję przebiegu pojazdu (zwaną potocznie kilometrówką) powinni prowadzić przedsiębiorcy, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych. Dzięki prowadzonej ewidencji przedsiębiorca może ustaloną kwotę wydaną np. na paliwo czy wymianę części samochodu użytkowego do celów prowadzonej działalności zaliczyć do kosztów podatkowych.

W myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określone w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ważne!

Kosztów podatkowych nie stanowią wydatki poniesione na wyżywienie w trakcie podróży.

Kolejny przypadek stanowi sytuacja, w której przedsiębiorca podróżuje samochodem będącym środkiem trwałym (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych). Wtedy to bowiem kosztem są faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami, (niekiedy paragonami) wystawionymi na firmę pracodawcy.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca poniósł wydatki związane z korzystaniem ze środków komunikacji publicznej, to powinien je udokumentować biletami/fakturami/rachunkami. Przy czym w tym miejscu należy podkreślić, że bilety niekiedy mogą być traktowane na równi z fakturami (podatnik ma prawo odliczenia VAT).

Ważne!

W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (par. 3 pkt. 4) na równi z fakturą należy traktować przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, udokumentowany w formie biletu jednorazowego wystawionego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem (...).

W przypadku przejazdów, jak i noclegów przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt, przywilej ten dotyczy jedynie pracowników. Co ważne, podatnik powinien je rozliczać w wysokości poniesionych wydatków wynikających z dowodów dokumentujących ich poniesienie.

Jeśli chodzi o przejazd taksówką, to została wyłączna możliwość ujmowania wydatków w formie paragonu. Aby móc ująć tego rodzaju wydatek w kosztach podatkowych konieczne jest posiadanie faktury bądź rachunku.

Jeżeli w dowodzie księgowym podane kwoty są określone w walucie obcej, to w myśl u.p.d.o.f. należy dokonać przeliczenia na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uważa się natomiast datę widniejącą na dokumencie.

Zasady przeliczania mają również zastosowanie w przypadku diet zagranicznych. Odpowiednim kursem w tym przypadku będzie średni kurs NBP ogłoszony w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień poniesienia kosztu (dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej = dzień poniesienia kosztu).

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy ujmowane są poprzez zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego (zwanego rozliczeniem podróży służbowej). Do rozliczenia należy dodać odpowiednie dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.