Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - prawidłowe udokumentowanie

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Dla wielu przedsiębiorców podróże odbywane w celach związanych z prowadzoną firmą są typowym, a jednocześnie niezbędnym elementem prowadzonej działalności gospodarczej. Problemem może stać się często rozliczenie podróży służbowej oraz jej prawidłowe dokumentowanie. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak dokumentować koszty podróży służbowej przedsiębiorcy!

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - informacje podstawowe

Za podróż służbową należy uznać wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej poza siedzibą firmy. Do wydatków związanych z takim wyjazdem można zaliczyć m.in. koszt przejazdu samochodem, pociągiem, autobusem czy koszty noclegów.

W celu udokumentowania wartości diet (wartość diety za dobę wynosi w 30 zł) z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą wystawia się dowód wewnętrzny. Dokument taki powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko osoby podróżującej,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, czyli datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Zasady naliczania diety uzależnione są od faktu, czy podróż służbowa odbywa się na terenie kraju czy za granicą.

W pierwszym przypadku, gdy podróż krajowa nie trwa dłużej niż dobę i wynosi odpowiednio:

  • poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje pełna stawka diety.

Natomiast w sytuacji, gdy czas trwania krajowej podróży służbowej przekracza dobę, to za każdą następną przysługuje dieta w pełnym wymiarze. Za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje całość diety.

Wysokość diety za dobę w przypadku podróży zagranicznej jest uzależniona od państwa, do którego dana osoba odbyła podróż. Przy ich naliczaniu obowiązują następujące zasady:

  • za pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

  • w przypadku niepełnej doby podróży, która trwała:

    • do 8 godzin - przysługuje ⅓ diety.

    • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety,

    • ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy a środek lokomocji

W przypadku, gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych to ma prawo do rozliczenia kosztów użytkowania pojazdu w limicie 20%.

W myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika

Kosztów podatkowych nie stanowią wydatki poniesione na wyżywienie w trakcie podróży.

Kolejny przypadek stanowi sytuacja, w której przedsiębiorca podróżuje samochodem będącym środkiem trwałym (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych). Wtedy to bowiem kosztem są faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami, (niekiedy paragonami) wystawionymi na firmę pracodawcy.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca poniósł wydatki związane z korzystaniem ze środków komunikacji publicznej, to powinien je udokumentować biletami/fakturami/rachunkami. Przy czym w tym miejscu należy podkreślić, że bilety niekiedy mogą być traktowane na równi z fakturami (podatnik ma prawo odliczenia VAT).

W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (par. 3 pkt. 4) na równi z fakturą należy traktować przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinien on zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem (...).
W przypadku przejazdów, jak i noclegów przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt, przywilej ten dotyczy jedynie pracowników. Co ważne, podatnik powinien je rozliczać w wysokości poniesionych wydatków wynikających z dowodów dokumentujących ich poniesienie.

Jeśli chodzi o przejazd taksówką, to została udostępniona możliwość ujmowania wydatków w formie paragonu jeśli ten zawiera dane faktury i posiada numer NIP nabywcy i nie jest powyżej 450 zł. Innym dokumentem pozwalającym na ujęcie tego rodzaju wydatku w kosztach podatkowych jest faktura bądź rachunek.

Jeżeli w dowodzie księgowym podane kwoty są określone w walucie obcej, to w myśl u.p.d.o.f. należy dokonać przeliczenia na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uważa się natomiast datę widniejącą na dokumencie.

Zasady przeliczania mają również zastosowanie w przypadku diet zagranicznych. Odpowiednim kursem w tym przypadku będzie średni kurs NBP ogłoszony w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień poniesienia kosztu (dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej = dzień poniesienia kosztu).

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy ujmowane są poprzez zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego (zwanego rozliczeniem podróży służbowej). Do rozliczenia należy dodać odpowiednie dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów