Dla wielu przedsiębiorców podróże odbywane w celach związanych z prowadzoną firmą są typowym, a jednocześnie niezbędnym elementem prowadzonej działalności gospodarczej. Problemem może stać się często rozliczenie podróży służbowej oraz jej prawidłowe dokumentowanie. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak dokumentować koszty podróży służbowej przedsiębiorcy!
Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - informacje podstawowe
Za podróż służbową należy uznać wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej poza siedzibą firmy. Do wydatków związanych z takim wyjazdem można zaliczyć m.in. koszt przejazdu samochodem, pociągiem, autobusem czy koszty noclegów.
W celu udokumentowania wartości diet (wartość diety za dobę wynosi w 30 zł) z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą wystawia się dowód wewnętrzny. Dokument taki powinien zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko osoby podróżującej,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, czyli datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Zasady naliczania diety uzależnione są od faktu, czy podróż służbowa odbywa się na terenie kraju czy za granicą.
W pierwszym przypadku, gdy podróż krajowa nie trwa dłużej niż dobę i wynosi odpowiednio:
- poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje pełna stawka diety.
Natomiast w sytuacji, gdy czas trwania krajowej podróży służbowej przekracza dobę, to za każdą następną przysługuje dieta w pełnym wymiarze. Za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
- ponad 8 godzin - przysługuje całość diety.
Wysokość diety za dobę w przypadku podróży zagranicznej jest uzależniona od państwa, do którego dana osoba odbyła podróż. Przy ich naliczaniu obowiązują następujące zasady:
-
za pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
-
w przypadku niepełnej doby podróży, która trwała:
-
do 8 godzin - przysługuje ⅓ diety.
-
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety,
-
ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.
-
Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy a środek lokomocji
W przypadku, gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych to ma prawo do rozliczenia kosztów użytkowania pojazdu w limicie 20%.
W myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika
Kolejny przypadek stanowi sytuacja, w której przedsiębiorca podróżuje samochodem będącym środkiem trwałym (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych). Wtedy to bowiem kosztem są faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami, (niekiedy paragonami) wystawionymi na firmę pracodawcy.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca poniósł wydatki związane z korzystaniem ze środków komunikacji publicznej, to powinien je udokumentować biletami/fakturami/rachunkami. Przy czym w tym miejscu należy podkreślić, że bilety niekiedy mogą być traktowane na równi z fakturami (podatnik ma prawo odliczenia VAT).
W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (par. 3 pkt. 4) na równi z fakturą należy traktować przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinien on zawierać:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem (...).
Jeśli chodzi o przejazd taksówką, to została udostępniona możliwość ujmowania wydatków w formie paragonu jeśli ten zawiera dane faktury i posiada numer NIP nabywcy i nie jest powyżej 450 zł. Innym dokumentem pozwalającym na ujęcie tego rodzaju wydatku w kosztach podatkowych jest faktura bądź rachunek.
Jeżeli w dowodzie księgowym podane kwoty są określone w walucie obcej, to w myśl u.p.d.o.f. należy dokonać przeliczenia na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uważa się natomiast datę widniejącą na dokumencie.
Zasady przeliczania mają również zastosowanie w przypadku diet zagranicznych. Odpowiednim kursem w tym przypadku będzie średni kurs NBP ogłoszony w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień poniesienia kosztu (dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej = dzień poniesienia kosztu).
Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy ujmowane są poprzez zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego (zwanego rozliczeniem podróży służbowej). Do rozliczenia należy dodać odpowiednie dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.
