Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - prawidłowe udokumentowanie

Dla wielu przedsiębiorców podróże odbywane w celach związanych z prowadzoną firmą są typowym, a jednocześnie niezbędnym elementem prowadzonej działalności gospodarczej. Problemem może stać się często rozliczenie podróży służbowej oraz jej prawidłowe dokumentowanie. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak dokumentować koszty podróży służbowej przedsiębiorcy!

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy - informacje podstawowe

Za podróż służbową należy uznać wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej poza siedzibą firmy. Do wydatków związanych z takim wyjazdem można zaliczyć m.in. koszt przejazdu samochodem, pociągiem, autobusem czy koszty noclegów.

W celu udokumentowania wartości diet (wartość diety za dobę wynosi w 30 zł) z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą wystawia się dowód wewnętrzny. Dokument taki powinien zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko osoby podróżującej,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, czyli datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Zasady naliczania diety uzależnione są od faktu, czy podróż służbowa odbywa się na terenie kraju czy za granicą.

W pierwszym przypadku, gdy podróż krajowa nie trwa dłużej niż dobę i wynosi odpowiednio:

  • poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje pełna stawka diety.

Natomiast w sytuacji, gdy czas trwania krajowej podróży służbowej przekracza dobę, to za każdą następną przysługuje dieta w pełnym wymiarze. Za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje całość diety.

Wysokość diety za dobę w przypadku podróży zagranicznej jest uzależniona od państwa, do którego dana osoba odbyła podróż. Przy ich naliczaniu obowiązują następujące zasady:

  • za pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

  • w przypadku niepełnej doby podróży, która trwała:

    • do 8 godzin - przysługuje ⅓ diety.

    • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety,

    • ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy a środek lokomocji

W przypadku, gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych to ma prawo do rozliczenia kosztów użytkowania pojazdu w limicie 20%.

W myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika

Kosztów podatkowych nie stanowią wydatki poniesione na wyżywienie w trakcie podróży.

Kolejny przypadek stanowi sytuacja, w której przedsiębiorca podróżuje samochodem będącym środkiem trwałym (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych). Wtedy to bowiem kosztem są faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami, (niekiedy paragonami) wystawionymi na firmę pracodawcy.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca poniósł wydatki związane z korzystaniem ze środków komunikacji publicznej, to powinien je udokumentować biletami/fakturami/rachunkami. Przy czym w tym miejscu należy podkreślić, że bilety niekiedy mogą być traktowane na równi z fakturami (podatnik ma prawo odliczenia VAT).

W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (par. 3 pkt. 4) na równi z fakturą należy traktować przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinien on zawierać:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem (...).
W przypadku przejazdów, jak i noclegów przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt, przywilej ten dotyczy jedynie pracowników. Co ważne, podatnik powinien je rozliczać w wysokości poniesionych wydatków wynikających z dowodów dokumentujących ich poniesienie.

Jeśli chodzi o przejazd taksówką, to została udostępniona możliwość ujmowania wydatków w formie paragonu jeśli ten zawiera dane faktury i posiada numer NIP nabywcy i nie jest powyżej 450 zł. Innym dokumentem pozwalającym na ujęcie tego rodzaju wydatku w kosztach podatkowych jest faktura bądź rachunek.

Jeżeli w dowodzie księgowym podane kwoty są określone w walucie obcej, to w myśl u.p.d.o.f. należy dokonać przeliczenia na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uważa się natomiast datę widniejącą na dokumencie.

Zasady przeliczania mają również zastosowanie w przypadku diet zagranicznych. Odpowiednim kursem w tym przypadku będzie średni kurs NBP ogłoszony w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień poniesienia kosztu (dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej = dzień poniesienia kosztu).

Koszty podróży służbowej przedsiębiorcy ujmowane są poprzez zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego (zwanego rozliczeniem podróży służbowej). Do rozliczenia należy dodać odpowiednie dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki.