Poradnik Przedsiębiorcy

Diety w podróży służbowej gdy w hotelu wykupione są posiłki

Podróże służbowe stanowią często nieodłączny element prowadzenia biznesu. Diety w podróży służbowej przysługują zarówno przedsiębiorcom, jak i pracownikom przebywającym na delegacjach. Mają one służyć pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży, dlatego wątpliwości przy ich rozliczeniu pojawiają się w sytuacji, gdy w hotelu wykupione zostały posiłki. Jak należy wówczas postąpić? Wyjaśniamy w artykule – zapraszamy do lektury!

Diety w podróży służbowej

Wyjazd pracownika może zostać zakwalifikowany jako podróż służbowa, o ile łącznie spełnione są następujące warunki:

  • wyjazd odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
  • pracownik wyjechał na polecenie pracodawcy i w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Każdemu pracownikowi przebywającemu na delegacji przysługuje z tego tytułu dieta. Dieta za jedną dobę w podróży służbowej krajowej wynosi 30 zł, natomiast wysokość diety w podróży zagranicznej uzależniona jest od kraju, w którym przebywa pracownik.Art 7.1. rozporządzenia delegacyjnego
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Wysokość diety za dobę w podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach

  • Dieta przy podróży krajowej krótszej niż doba

Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że za podróż krajową trwającą poniżej 12 godzin przysługuje dieta w niepełnej wysokości, a mianowicie:

  • do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • ponad 8 do 12 godzin – ½ diety.

Za podróż trwającą ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

  • Dieta przy podróży krajowej trwającej dłużej niż doba

W przypadku podróży krajowej trwającej dłużej niż dobę za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – ½ diety,
  • ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
  • Dieta w podróży zagranicznej

Za niepełną dobę przy delegacji zagranicznej trwającej:

  • do 8 godzin – przysługuje ⅓ diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje ½ diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W jaki sposób zmniejszać diety z tytułu zapewnionych posiłków?

Z uwagi na to, że dieta ma służyć pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży służbowej, w przypadku gdy w hotelu zapewnione zostały posiłki, wysokość diety może ulec zmniejszeniu.Dieta w delegacji zagranicznej ma na celu, poza pokryciem zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży, także pokrycie innych drobnych wydatków.Przy zmniejszaniu diety każdy posiłek zapewniony w hotelu stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – ¼ diety (7,50 zł, tj. ¼ z kwoty 30 zł),
  • obiad – ½ diety (15 zł, tj. 50% z kwoty 30 zł),
  • kolacja – ¼ diety (7,50 zł).

Dieta nie przysługuje zatem w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Takie zasady stosowane są także wówczas, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.Kwotę, o którą należy pomniejszyć dietę krajową obliczamy, przyjmując za podstawę zawsze pełną dietę, czyli 30 zł, co wynika z art. 7 ust. 1 i 4 rozporządzenia delegacyjnego.

Obliczanie diet w sytuacji, gdy w hotelu wykupione są posiłki – przykłady

Przykład 1.

Pan Jerzy przebywał w podróży krajowej przez trzy pełne doby. Hotel, w którym pracodawca opłacił mu zakwaterowanie, zapewniał śniadania. Wartość delegacji do wypłaty dla pracownika ustalamy w następujący sposób:
Dzienna dieta wynosi 30 zł, kwotę tę pomniejszamy o ¼ diety, czyli 7,50 zł.

30 zł – (¼ x 30 zł) = 30 zł – 7,50 zł = 22,50 zł

Otrzymany wynik mnożymy przez 3, gdyż pan Jerzy przebywał w delegacji przez trzy pełne doby.

3 x 22,50 zł = 67,50 zł.

Otrzymujemy zatem kwotę diety przysługującą pracownikowi za trzy doby podróży krajowej, wynoszącą 67,50 zł.

Przykład 2.

Pani Justyna przebywała w podróży krajowej 10 godzin, za którą co do zasady powinna przysługiwać ½ diety, czyli 15 zł.

½ x 30 zł = 15 zł

Pani Justyna w ramach delegacji miała jednak zapewniony przez pracodawcę obiad i kolację. W związku z tym 15 zł należne pracownikowi z tytuły diety należy pomniejszyć o kwotę 15 zł z tytułu obiadu i o 7,50 zł z tytułu kolacji.

15 zł – 15 zł – 7,50 zł = –7,50 zł

Jak widzimy, wynik jest ujemny, co oznacza, że pani Justynie nie przysługuje dieta z uwagi na zapewnione przez pracodawcę posiłki w podróży służbowej.