Podróże służbowe stanowią często nieodłączny element prowadzenia biznesu. Diety w podróży służbowej przysługują zarówno przedsiębiorcom, jak i pracownikom przebywającym na delegacjach. Mają one służyć pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży, dlatego wątpliwości przy ich rozliczeniu pojawiają się w sytuacji, gdy w hotelu wykupione zostały posiłki. Jak należy wówczas postąpić? Wyjaśniamy w artykule – zapraszamy do lektury!
Diety w podróży służbowej
Wyjazd pracownika może zostać zakwalifikowany jako podróż służbowa, o ile łącznie spełnione są następujące warunki:
- wyjazd odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
- pracownik wyjechał na polecenie pracodawcy i w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.
Każdemu pracownikowi przebywającemu na delegacji przysługuje z tego tytułu dieta. Dieta za jedną dobę w podróży służbowej krajowej wynosi 45 zł, natomiast wysokość diety w podróży zagranicznej uzależniona jest od kraju, w którym przebywa pracownik.
Wysokość diety za dobę w podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach
- Dieta przy podróży krajowej krótszej niż doba
Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że za podróż krajową trwającą poniżej 12 godzin przysługuje dieta w niepełnej wysokości, a mianowicie:
- do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- ponad 8 do 12 godzin – ½ diety.
Za podróż trwającą ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
- Dieta przy podróży krajowej trwającej dłużej niż doba
W przypadku podróży krajowej trwającej dłużej niż dobę za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – ½ diety,
- ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
- Dieta w podróży zagranicznej
Za niepełną dobę przy delegacji zagranicznej trwającej:
- do 8 godzin – przysługuje ⅓ diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje ½ diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W jaki sposób zmniejszać diety z tytułu zapewnionych posiłków?
Z uwagi na to, że dieta ma służyć pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży służbowej, w przypadku gdy w hotelu zapewnione zostały posiłki, wysokość diety może ulec zmniejszeniu.
- śniadanie – ¼ diety (11,25 zł, tj. ¼ z kwoty 45 zł),
- obiad – ½ diety (22,50 zł, tj. 50% z kwoty 45 zł),
- kolacja – ¼ diety (11,25 zł).
Dieta nie przysługuje zatem w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Takie zasady stosowane są także wówczas, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.
Obliczanie diet w sytuacji, gdy w hotelu wykupione są posiłki – przykłady
Przykład 1.
Pan Jerzy przebywał w podróży krajowej przez trzy pełne doby. Hotel, w którym pracodawca opłacił mu zakwaterowanie, zapewniał śniadania. Wartość delegacji do wypłaty dla pracownika ustalamy w następujący sposób:
Dzienna dieta wynosi 45 zł, kwotę tę pomniejszamy o ¼ diety, czyli 11,25 zł.
45 zł – (¼ x 45 zł) = 45 zł – 11,25 zł = 33,75 zł
Otrzymany wynik mnożymy przez 3, gdyż pan Jerzy przebywał w delegacji przez trzy pełne doby.
3 x 33,75 zł = 101,25 zł.
Otrzymujemy zatem kwotę diety przysługującą pracownikowi za trzy doby podróży krajowej, wynoszącą 101,25 zł.
Przykład 2.
Pani Justyna przebywała w podróży krajowej 10 godzin, za którą co do zasady powinna przysługiwać ½ diety, czyli 22,50 zł.
½ x 45 zł = 22,50 zł
Pani Justyna w ramach delegacji miała jednak zapewniony przez pracodawcę obiad i kolację. W związku z tym 22,50 zł należne pracownikowi z tytuły diety należy pomniejszyć o kwotę 22,50 zł z tytułu obiadu i o 11,25 zł z tytułu kolacji.
22,50 zł – 22,50 zł – 11,25 zł = –11,25 zł.
Jak widzimy, wynik jest ujemny, co oznacza, że pani Justynie nie przysługuje dieta z uwagi na zapewnione przez pracodawcę posiłki w podróży służbowej.
