Szkoda związana z samochodem użytkowanym w działalności gospodarczej powoduje, że przedsiębiorca zostaje czasowo pozbawiony pojazdu często niezbędnego do wykonywania czynności związanych z prowadzeniem firmy. W takiej sytuacji osoba prowadząca działalność gospodarczą może zdecydować się na wynajem samochodu zastępczego. Wyjaśniamy, w jaki sposób rozliczyć naprawę oraz wynajem samochodu zastępczego sfinansowane z polisy na gruncie podatku VAT i PIT.
Czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu naprawy i wynajmu samochodu zastępczego?
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje co do zasady czynnemu podatnikowi VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług).
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje zatem wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki:
- odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz
- towary i usługi, z nabyciem których podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Dla oceny istnienia prawa do odliczenia decydujące znaczenie ma zamierzony związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Dodatkowo na mocy art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.
Na podstawie art. 86a ust. 2 ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące:
- nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
- używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
- nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Jeżeli zatem samochód wykorzystywany jest w działalności gospodarczej, a jego rodzaj dysponowania został określony jako mieszany, to podatnik co do zasady ma prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur za naprawę samochodu oraz za wynajem samochodu zastępczego na czas naprawy tego pojazdu.
Przykład 1.
Pani Eliza prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w której wykorzystuje do celów mieszanych samochód osobowy. Od wydatków związanych z samochodem, poniesionych w szczególności na paliwo i eksploatację, pani Eliza odlicza 50% VAT-u naliczonego wynikającego z faktur. W lipcu 2022 roku miała miejsce szkoda, której sprawcą nie była pani Eliza. Ubezpieczyciel przyznał odszkodowanie w kwocie netto z uwzględnieniem podatku VAT w wysokości 50%. Czy przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT zapłaconego przez panią Elizę w wysokości 50% wynikającego z faktury za usługę wykonaną w ramach szkody oraz podatku VAT zapłaconego przez nią – także w wysokości 50% – wynikającego z faktury za wynajem samochodu zastępczego na okres naprawy samochodu?
Tak, pani Eliza ma prawo do odliczenia 50% VAT zapłaconego przez siebie, wynikającego z faktury za usługę wykonaną w ramach szkody oraz wynikającego z faktury za wynajem samochodu zastępczego na okres naprawy samochodu.
Odliczenie VAT od naprawy samochodu zastępczego – interpretacja indywidualna
W interpretacji indywidualnej z 3 marca 2020 roku, sygn. 0114-KDIP4-1.4012.4.2020.1.AM, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej określił swoje stanowisko w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur dotyczących naprawy i wynajmu samochodu zastępczego wykorzystywanego w działalności gospodarczej.
Interpretacja odnosiła się do rozliczenia szkody komunikacyjnej powstałej nie z winy Wnioskodawcy. Towarzystwo Ubezpieczeń przyznało odszkodowanie w kwocie netto z uwzględnieniem podatku VAT w wysokości 50%. Pozostałe 50% podatku VAT zapłacił Wnioskodawca. Samochód, którego dotyczyła szkoda, Wnioskodawca wykorzystuje do celów służbowych i na potrzeby własne. Poprosił o wyjaśnienie sprawy rozliczenia wartości podatku VAT zapłaconego w wysokości 50% wynikającego z faktury za usługę wykonaną w ramach szkody oraz podatku VAT zapłaconego w wysokości 50% wynikającego z faktury za wynajem samochodu zastępczego na okres naprawy samochodu.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi odliczeniu podlega 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika, a do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się w szczególności te dotyczące używania ich na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – związane z tą umową – oraz wydatki dotyczące nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług ich naprawy lub konserwacji oraz innych towarów i usług związanych z ich eksploatacją lub używaniem.
Następnie Dyrektor KIS uznał, że skoro Wnioskodawca wykorzystuje przedmiotowy samochód w prowadzonej działalności gospodarczej, to nabył prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej naprawę przedmiotowego samochodu oraz faktury dokumentującej najem samochodu zastępczego na czas naprawy ww. samochodu – z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy.
Naprawa i wynajem samochodu zastępczego na gruncie podatku dochodowego
W przypadku powstania szkody ubezpieczyciel pokrywający koszt naprawy i wynajmu samochodu zastępczego często bezpośrednio opłaca faktury wystawione na rzecz przedsiębiorcy. W takiej sytuacji nie mamy do czynienia z przelewem środków z firmy ubezpieczeniowej, a przedsiębiorca nie opłaca samodzielnie faktur za naprawę i wynajem samochodu zastępczego. Analizując kwestię rozliczenia w podatku dochodowym takich wydatków, trzeba zwrócić uwagę na fakt, że sposób opłacenia faktury pozostaje bez znaczenia – istotne jest to, że szkoda powstała w majątku przedsiębiorcy i to przedsiębiorca zleca wykonanie usługi przez warsztat oraz korzysta z usług najmu pojazdu zastępczego. Ubezpieczyciel zwraca jedynie określone kwoty wykazane na fakturach zgodnie z umową ubezpieczenia, czyli wypłaca odszkodowanie. To, że nie ma miejsca przepływ pieniędzy, a samo rozliczenie z ubezpieczycielem jest dokonane bezgotówkowo, nie zmienia faktu, że ponoszącym koszt naprawy w tym przypadku jest przedsiębiorca.
W konsekwencji przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia wydatków związanych z naprawą i wynajmem samochodu zastępczego do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w razie gdy przedsiębiorca wykorzystuje samochód do celów mieszanych, rozliczenie wydatków w kosztach podatkowych podlega ograniczeniu.
Na mocy art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Oznacza to, że przedsiębiorca użytkujący pojazd wprowadzony do ewidencji środków trwałych – zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych – ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie 75% wydatków związanych z naprawą pojazdu. W przypadku czynnych podatników VAT limit 75% odnosi się do sumy kwoty netto i 50% nieodliczonego VAT.
W odniesieniu do wydatków na najem samochodu zastępczego konieczne jest zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się bowiem wydatków dotyczących samochodu osobowego wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. W odniesieniu do wydatków na najem osobowego samochodu zastępczego przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów czynsz za jego najem do limitu 150 000 zł, bez względu na sposób użytkowania pojazdu.
W przypadku gdy ubezpieczyciel pokrywa koszty naprawy i wynajmu samochodu zastępczego, mamy do czynienia z wypłatą odszkodowania. Przedsiębiorca ma zatem obowiązek wykazać przychód z tytułu otrzymanego odszkodowania od ubezpieczyciela.
