Zwrot kosztów używania elektrycznych samochodów przez pracodawcę

Postęp technologiczny towarzyszy nam we wszystkich sferach życia. Jeszcze kilkanaście lat temu nie sądziliśmy, że powstanie tyle różnych rodzajów napędów pojazdów, bowiem na rynku królowały samochody z napędem spalinowym. Aktualnie wyróżniamy samochody także z napędem elektrycznym, hybrydowym, a nawet pojawiają się pojazdy o napędzie wodorowym. Ile wynosi zwrot kosztów używania elektrycznych samochodów przez pracownika?

Obowiązek zwrotu kosztów używania przez pracownika pojazdu prywatnego do celów służbowych

W wielu firmach zdarza się, że przy wykonywaniu zadań służbowych pracownicy korzystają z prywatnych samochodów, a pracodawca musi liczyć się z obowiązkiem rekompensaty z tego tytułu.

Co istotne, pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów przejazdów w podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem elektrycznym pracownika, powołując się na brak odpowiednich regulacji, a to z kolei wywołuje wiele wątpliwości co do tego, na jakich zasadach zwrot takich kosztów powinien nastąpić.

Zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika pojazdu prywatnego do celów służbowych

W przypadku tradycyjnych pojazdów o napędzie silnikowym rozliczenie korzystania przez pracownika z samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych odbywa się przy zastosowaniu przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zasady zwrotu kosztów pracownikowi za korzystanie z prywatnego środka transportu powinna regulować umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Kilometrówka

Częstą formą rozliczenia używania prywatnego pojazdu przez pracownika do wykonywania obowiązków służbowych jest tzw. kilometrówka, która obliczana jest w ten sposób, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł;
2. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł;
3. dla motocykla – 0,2302 zł;
4. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Stosując kilometrówkę, pracownik otrzyma zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu przygotowaną przez pracownika, a którą na koniec miesiąca potwierdza pracodawca.

Należy pamiętać, że prawidłowo sporządzona ewidencja przebiegu musi zawierać poniższe elementy:

• nazwisko i imię;
• adres zamieszkania osoby używającej pojazd;
• numer rejestracyjny pojazdu;
• pojemność silnika;
• kolejny numer wpisu;
• datę i cel wyjazdu;
• opis trasy;
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
• stawkę za 1 km;
• sumę wynikającą z przemnożenia kilometrów i stawki;
• dane pracodawcy oraz jego podpis.

Ryczałt

Rozliczenie zwrotu kosztów pracownikowi w związku z używaniem przez niego pojazdu prywatnego do celów służbowych w formie ryczałtu polega na tym, że pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy, biorąc pod uwagę liczbę mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony.

Maksymalny limit kilometrów na jazdy lokalne w danym miesiącu nie może przekroczyć:

1. w miejscowości do 100 000 mieszkańców – 300 km;
2. w miejscowości od ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców – 500 km;
3. w miejscowości ponad 500 000 mieszkańców – 700 km.

Wskazane limity nie dotyczą:

• pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej;
• pojazdów do celów służbowych w służbie parków narodowych;
• pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych;
• pojazdów do celów służbowych w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz pojazdów do celów służbowych w służbie parków narodowych limit może być podwyższony maksymalnie do 1500 km w skali miesiąca.

W przypadku pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej pojazdów do celów służbowych limit może być podwyższony maksymalnie do 3000 km w skali miesiąca.

Kwotę ustalonego w powyższy sposób ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych z powodu:

• choroby;
• urlopu;
• podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin;
• innej nieobecności.

Przykład 1.

Pani Karolina Nowak użytkuje na cele służbowe prywatny pojazd osobowy o pojemności skokowej 1398 cm3. W październiku 2022 roku korzystała z niego przez 20 dni roboczych, a przez 1 dzień roboczy przebywała na urlopie. W październiku 2022 roku było 21 dni roboczych. Pracodawca pani Karoliny Nowak ma siedzibę w miejscowości, w której liczba mieszkańców wynosi około 600 000. Za pełen miesiąc pani Karolina Nowak powinna otrzymać ryczałt w wysokości 585,06 zł. Zostanie on jednak pomniejszony o 1/22, wobec czego pani Karolina otrzyma ryczałt w wysokości 558,47 zł, ponieważ pomniejszono go o kwotę 26,59 zł ze względu na jednodniową nieobecność pracownicy w pracy.

Zwrot kosztów używania elektrycznych samochodów do celów służbowych

Obecnie trwają pracę nad projektem ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym, a projektowane zmiany mają na celu wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów prywatnych z napędem elektrycznym lub hybrydowym, ale także napędzanych wodorem bądź zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Wraz ze zmianami wprowadzone ma zostać upoważnienie ustawowe do wydania aktu wykonawczego obligujące ministra właściwego do spraw transportu, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, do wydania rozporządzenia określającego zasady zwrotu kosztów używania samochodów elektrycznych lub hybrydowych z uwzględnieniem rodzaju pojazdu mechanicznego, mocy elektrycznej dla samochodów hybrydowych i elektrycznych lub ich pojemności oraz limitu kilometrów.

Brak regulacji powoduje wątpliwość, czy pracownikowi przysługuje zwrot używania elektrycznego samochodu do celów służbowych. Aby rozwiać te wątpliwości, należy odwołać się do aktualnej praktyki wynikającej z interpretacji przepisów przez właściwe do tego organy.

Występowanie luki w prawie co do rozliczania zwrotu kosztów używania do celów służbowych elektrycznych samochodów stanowiących własność prywatną pracownika wymaga odwołania się do przepisów interpretacji wydawanych przez właściwe organy.

Skoro pracodawca obowiązany jest do zwrotu pracownikowi kosztów używania na potrzeby służbowe samochodu prywatnego, w przypadku samochodów elektrycznych dopuszczalne wydaje się ich rozliczenie poprzez posiłkowanie się Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Dopuszczalne jest też zawarcie umowy określającej ryczałt za wykorzystanie samochodu elektrycznego do celów zawodowych.

Wskazać należy, że podobne rozwiązanie przyjmowano w interpretacjach indywidualnych dotyczących ustalania przychodu z nieodpłatnego korzystania z firmowego samochodu elektrycznego do celów prywatnych pracownika. Organy przyjmowały stawki dla samochodów elektrycznych takie jak w przypadku stawek dla samochodów spalinowych o najniższej pojemności silnika. W piśmie z 9 listopada 2021 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.606.2021.2.ID, uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy co do stosowania jako stawki rozliczenia używania prywatnego pojazdu do celów służbowych pracownika w wysokości 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu – ujętą w § 2 pkt 1a Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością – jako podstawę do obliczania podstawy podatku dochodowego od osób fizycznych co do przychodu pracownika z tego tytułu w wypadku wypłaty ryczałtu związanego z użytkowaniem elektrycznego samochodu prywatnego do celów służbowych, który posiada 0 cm3 pojemności skokowej.

Przykład 2.

Pani Aneta użytkuje na cele służbowe prywatny samochód elektryczny. W listopadzie 2022 roku na cele służbowe przejechała 253 km. Oznacza to, że za ten miesiąc pani Aneta powinna otrzymać od pracodawcy równowartość 131,91 zł.