W ramach poniższego artykułu zostanie przeprowadzona analiza przepisów, która pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy zakup biletów lotniczych dla pracownika – w związku z potrzebami zakładu pracy – może stanowić dla pracodawcy wydatek kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu. Zagadnienie to będzie rozpatrywane na podstawie przepisów ustawy o CIT.
Zakup biletów lotniczych dla pracownika jako pośredni koszt podatkowy
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Z powyższej definicji wynika, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W tym zakresie należy wskazać, że jeżeli zakup biletu lotniczego dla pracownika ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy (np. jest to podróż służbowa) i jednocześnie wykluczone jest zaspokojenie prywatnych potrzeb pracownika, to z punktu widzenia pracodawcy poniesiony wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Odnosząc się do kwestii dotyczącej momentu zaliczenia opisanego wydatku do kosztów podatkowych, zauważyć należy, że dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. Przepisy ustawy o CIT dokonują podziału kosztów na koszty bezpośrednio związane z przychodami i koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty „pośrednie”).
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2026 roku (nr 0111-KDIB1-2.4010.585.2025.1.AK), kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. W ich przypadku możliwe jest „zidentyfikowanie” wpływu danego kosztu na wielkość osiągniętych przychodów. Do tej kategorii należą głównie te koszty, które mogą być przydzielone, przypisane do określonych wyrobów bądź usług. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru, i przychód ze zbycia tej jednostki towaru.
Natomiast koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników. Każdy z ww. wydatków jest związany z działalnością prowadzoną przez podatnika i przyczynia się w sposób ogólny do osiągania przez niego przychodów. Nie można jednak ustalić, uzyskaniu jakiego konkretnego przychodu dany wydatek służy.
Ogólne zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodu w czasie zawierają przepisy art. 15 ust. 4-4e ustawy o CIT. Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 4b i 4c.
Natomiast art. 15 ust. 4d oraz art. 15 ust. 4e ustawy o CIT regulują zasady potrącalności kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami.
W myśl art. 15 ust. 4d ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest określone, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Przykład 1.
Spółka z o.o. w marcu zakupiła bilet lotniczy na delegację służbową dla swojego pracownika i otrzymała fakturę w tym samym miesiącu. Delegacja odbyła się w sierpniu. W którym miesiącu spółka powinna rozpoznać koszt uzyskania przychodu? W opisanym przypadku mamy do czynienia z kosztem pośrednim – spółka powinna zaksięgować i potrącić wydatek w czerwcu.
Zakup biletów lotniczych dla pracownika a jego przychód
Na koniec warto pochylić się nad kwestią podatkową związaną z sytuacją pracownika. Jak się bowiem okazuje, może wystąpić taki stan faktyczny, w którym po stronie pracownika pojawia się przychód w rozumieniu ustawy o PIT.
Do takiego właśnie przypadku odnosi się treść interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 23 lipca 2024 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.429.2024.2.AC), gdzie organ podatkowy wskazał, że w sytuacji, gdy pracodawca – mimo braku ciążącego na nim obowiązku nałożonego przepisami powszechnie obowiązującego prawa pracy – zapewni oddelegowanemu pracownikowi nieodpłatnie transport do i z miejsca oddelegowania za granicą, to wartość tego świadczenia stanowi dla pracownika, który je otrzymał, przychód z innych nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W takim przypadku mamy bowiem do czynienia ze świadczeniem, którego otrzymanie nie jest wynikiem zaistnienia zdarzenia o charakterze nietypowym lub okazjonalnym, lecz jest związane z wykonywaniem zadań służbowych w miejscu oddelegowania, tj. w nowym miejscu pracy przyjętym i zaakceptowanym przez pracownika w drodze porozumienia stron (w porozumieniu/aneksie do umowy o pracę). To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji braku tego świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść przedmiotowy wydatek.
Zatem przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku związanego z przejazdem, jaki musiałby ponieść dla wykonania obowiązków służbowych zgodnie z postanowieniami umowy, którą zawarł z pracodawcą.
Z tych względów przyjęcie przez pracownika świadczenia w postaci zwrotu kosztów transportu do i z kraju wykonywania pracy następuje za jego zgodą oraz przynosi mu wymierną korzyść majątkową (w omawianym przypadku korzyść polega na uniknięciu wydatku). Tym samym spełniony jest warunek dobrowolności świadczeń oraz jego udzielenia w interesie pracownika.
Dyrektor KIS wskazał też, że wartość zakupionych przez pracodawcę biletów lotniczych stanowi dla oddelegowanych pracowników przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest to przychód z innych nieodpłatnych świadczeń, a pracodawca jako płatnik ma obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Reasumując, należy stwierdzić, że wydatek na zakup biletu lotniczego dla pracownika może stanowić dla pracodawcy pośredni koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że podróż pracownika ma związek z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodu pracodawcy z działalności gospodarczej. Jednocześnie mogą wystąpić przypadki, w których wartość sfinansowanego biletu lotniczego będzie stanowić dla pracownika przychód w podatku PIT.
Polecamy:
