Specjalny rachunek VAT a zmiany Slim VAT 3

Wraz z wejściem w życie przepisów wprowadzających mechanizm podzielonej płatności podatnicy, którzy posiadają firmowe rachunki rozliczeniowe, stali się posiadaczami dodatkowego rachunku jakim jest specjalny rachunek VAT. Podatnicy nadal posiadają jeden rachunek płatniczy, który wykorzystują do regulowania zawieranych transakcji. Czy specjalny rachunek VAT jest osobnym rachunkiem bankowym i może być wykorzystywany w sposób analogiczny do zwykłych? Jakie zmiany w zakresie funkcjonowania specjalnego rachunku VAT zostały wprowadzone przez SLIM VAT 2 i SLIM VAT 3? Sprawdźmy!

Co to jest split payment?

1 lipca 2018 roku został wprowadzony nowy sposób regulowania zapłaty przez nabywców. Jest to mechanizm podzielonej płatności, czyli tzw. split payment, który polega na uiszczeniu zobowiązania z wykorzystaniem komunikatu przelewu, dzięki czemu zapłata za fakturę zostaje podzielona, a tym samym:

• kwota netto faktury wpłacana jest na zwykły rachunek rozliczeniowy sprzedawcy (lub może być rozliczona gotówką),
• kwota podatku VAT wykazana na fakturze jest wpłacana na specjalny rachunek VAT.

W związku z tym każdy przedsiębiorca posiadający firmowe konto bankowe zyskuje dostęp do specjalnego rachunku VAT powiązanego z jego kontem. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy dany przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, czy jest czynnym podatnikiem VAT.

Dodatkowo od 1 listopada 2019 roku split payment zastąpił mechanizm odwrotnego obciążenia, stając się obowiązkowym sposobem płatności w przypadku, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

1. wartość brutto faktury wynosi powyżej 15 tys. zł,
2. przynajmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15. ustawy o VAT,
3. sprzedawca oraz odbiorca są podatnikami (transakcja B2B, niezależnie od tego, czy nabywcą jest podatnik VAT czynny, czy zwolniony).

Specjalny rachunek VAT – kwestie formalne

Specjalny rachunek VAT zostaje otworzony przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe dla każdego podatnika posiadającego rachunek rozliczeniowy, bez zawierania dodatkowych umów z posiadaczami dotychczasowych rachunków rozliczeniowych i kont w SKOK-ach. Podatnicy mogą ponadto złożyć do banku lub SKOK-u wniosek o założenie jednego rachunku VAT dla kilku posiadanych rachunków rozliczeniowych.

Dodatkowo specjalny rachunek VAT zostaje utworzony wyłącznie do rachunków prowadzonych w polskiej walucie, czyli w złotówkach. Oznacza to, że nie ma możliwości regulowania płatności z wykorzystaniem split payment w walucie obcej. Jednak w sytuacji, gdy transakcja objęta jest obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, a faktura wystawiona została w walucie obcej, nabywca zobowiązany jest do wykonania dwóch przelewów:

• wykazanej na fakturze w złotówkach wartości podatku VAT z wykorzystaniem komunikatu przelewu,
• kwoty netto z faktury w walucie obcej, na rachunek walutowy sprzedawcy lub poprzez rozliczenie jej w inny sposób.

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzi biuro projektowe i wykorzystuje w tym celu swój prywatny rachunek bankowy. W grudniu 2022 roku zakupił usługi, które zostały wymienione w załączniku 15 ustawy o VAT, a wartość faktury wynosiła 20 000 zł brutto. Czy w związku z tym, że nie posiada rachunku rozliczeniowego, zobligowany jest do dokonania zapłaty z wykorzystaniem komunikatu przelewu?

Tak, w takiej sytuacji pan Łukasz powinien niezwłocznie założyć firmowy rachunek rozliczeniowy, do którego bank automatycznie otworzy specjalny rachunek VAT. Dzięki temu będzie mógł dokonać zapłaty zgodnie z obowiązkiem uregulowania należności z wykorzystaniem split payment.

Przykład 2.

Pani Stanisława jest podatnikiem VAT zwolnionym. W 2022 roku nabyła ona usługi wymienione w załączniku 15 ustawy o VAT, a wartość faktury wynosiła 50 000 zł brutto. Czy mimo iż pani Stanisława jest podatnikiem VAT zwolnionym i tym samym na rachunku VAT nie posiada żadnej kwoty podatku VAT to musi dokonać płatności za pomocą split payment?

Tak pani Stanisława ma obowiązek uregulowania płatności za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Wówczas cała kwota zostanie ściągnięta z rachunku firmowego natomiast u odbiorcy zostanie ona podzielona na na rachunek rozliczeniowy i specjalny rachunek VAT zgodnie z komunikatem przelewu.

Przepisy nie wykluczają możliwości oprocentowania środków pieniężnych zgromadzonych na specjalnym rachunku VAT, co wynika bezpośrednio z art. 62a ust. 8 ustawy Prawo bankowe.

Wpłaty i wypłaty środków ze specjalnego rachunku VAT a SLIM VAT

Wszystkie środki zgromadzone na specjalnym rachunku VAT są własnością posiadacza rachunku, czyli przedsiębiorcy. Kwestie związane z wpłatami dokonywanymi na specjalny rachunek VAT zostały uregulowane w art. 62b ust. 1 Prawa bankowego, zgodnie z którym na rachunek VAT może wpłynąć wartość:

• podatku VAT wykazana na wystawionej fakturze sprzedaży oraz fakturze korygującej,
• podatku VAT pochodząca z innego rachunku VAT z tego samego banku należącego do tego samego podatnika,
• podatku VAT pochodząca z rachunku VAT posiadacza będącego członkiem grupy VAT (od stycznia 2023 roku w ramach zmian SLIM VAT 3),
• zwrotu podatku VAT.

Dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku VAT ograniczone jest również przepisami ujętymi głównie w art. 62b ust. 2 Prawa bankowego, w którym dokładnie wymieniono sytuacje, kiedy posiadacz rachunku może dokonać przelewu zmniejszającego stan środków na tym rachunku.

Specjalny rachunek VAT może być obciążony w celu:

• dokonania zapłaty całości lub części kwoty podatku VAT z otrzymanej faktury,
• zwrotu kwoty podatku VAT wynikającego z faktury korygującej wystawionej na rzecz nabywcy,
• uregulowania zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji VAT oraz odsetek podatkowych z tytułu niedopłaty podatku VAT,
• uregulowania zobowiązania podatkowego z tytułu podatku PIT lub CIT oraz odsetek podatkowych za zwłokę,
• zapłaty składek ZUS,
• zapłaty podatku akcyzowego,
• zapłaty należności celnych,
• zapłaty zobowiązania podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych,
• dokonania przelewu kwoty podatku VAT, jaka błędnie wpłynęła na specjalny rachunek VAT na rzecz faktycznego dostawcy towarów – jest to sytuacja, w której właściciel rachunku VAT otrzymuje zapłatę za fakturę, której nie jest wystawcą (pomyłka po stronie nabywcy),
• dokonania przelewu zwrotnego kwoty VAT na rzecz nabywcy w przypadku nienależnie otrzymanej płatności,
• dokonania przelewu pomiędzy specjalnymi rachunkami VAT tego samego posiadacza rachunków,
• przekazania kwoty VAT na rachunek wskazany przez naczelnika US w postanowieniu dotyczącym uwolnienia środków zgromadzonych na rachunku VAT,
• przekazania kwoty VAT na rachunek jednostki budżetowej,
• realizacji zajęcia na podstawie administracyjnego tytułu wykonawczego dotyczącego egzekucji należności z tytułu podatku VAT.

Wypłaty z rachunku VAT a SLIM VAT 2

Od stycznia 2022 roku, na skutek zmian wprowadzonych przez SLIM VAT 2, środki z rachunku VAT mogą być przeznaczone na pokrycie należności z tytułu:

• składek na ubezpieczenie społeczne rolników
• oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne do poboru których zobowiązana jest Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, tzw. KRUS.

Wypłaty z rachunku VAT a SLIM VAT 3

Od lipca 2023 roku, na skutek zmian, które ma wprowadzić SLIM VAT 3, środki z rachunku VAT będą mogły być również wykorzystane w celu uregulowania:

• podatku od wydobycia niektórych kopalin oraz odsetek za zwłokę w podatku od wydobycia niektórych kopalin,
• podatku od sprzedaży detalicznej oraz odsetek za zwłokę w podatku od sprzedaży detalicznej,
• opłaty od środków spożywczych oraz odsetek za zwłokę od tej opłaty zryczałtowanego podatku od wartości sprzedanej produkcji oraz odsetek za zwłokę w podatku od wartości sprzedaży produkcji,
• podatku tonażowego oraz odsetek za zwłokę w podatku tonażowym,
• opłaty, o której mowa w art. 92 ust. 11 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi ( opłata za zezwolenie na obrót hurtowy w kraju napojami alkoholowymi o zawartości powyżej 18%) oraz odsetek za zwłokę od tej opłaty.

Dodatkowo środki z rachunku VAT, przy użyciu komunikatu przelewu, mogą zostać przekazane, w kwocie odpowiadającej podatkowi VAT, na rachunek VAT instytucji finansowej wskazanej w umowie o nabyciu wierzytelności przez posiadacza rachunku, który:

• otrzymał płatność przy użyciu komunikatu przelewu oraz
• nie jest dostawcą towarów lub usługodawcą wskazanym na fakturze, za którą jest dokonywana płatność.

Od stycznia 2023 roku podatnicy mogą tworzyć tzw. grupy VAT. W związku z tym, na skutek wejścia w życie zmian w pakiecie SLIM VAT 3 ustawodawca umożliwił przekazywanie środków pomiędzy rachunkiem VAT członka grupy VAT a rachunkiem VAT przedstawiciela grupy VAT. W takiej sytuacji komunikat przelewu należy wypełnić następująco:

• jako wartość brutto należy wprowadzić kwotę przekazywanych środków,
• jako numer faktury należy wprowadzić wyrazy „przekazanie – grupa VAT”,
• w polu dotyczącym numeru NIP należy wskazać numer, za pomocą którego grupa VAT jest zidentyfikowana na potrzeby podatku od towarów i usług.

Zbiorcze płatności ze specjalnego rachunku VAT

Od 1 listopada 2020 roku możliwe jest dokonywanie zbiorczych płatności, tzw. paczek przelewów, z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Aby skorzystać z tej opcji, konieczne jest łączne spełnienie kilku warunków:

• komunikat przelewu obejmuje faktury wyłącznie od jednego dostawcy,
• w komunikacie przelewu kwota VAT podana została jako suma podatku VAT z tych faktur,
• paczka obejmuje faktury wystawione w tym samym okresie, który nie może być krótszy niż 1 dzień ani dłuższy niż 1 miesiąc,
• w komunikacie przelewu pole przeznaczone na podanie numeru faktury zostaje wypełnione poprzez podanie okresu, jakiego dotyczą faktury.

Zapłata zaliczek środkami ze specjalnego rachunku VAT

Ustawodawca umożliwił przedsiębiorcom dokonywanie zapłaty zaliczek z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. W takiej sytuacji wypełniony komunikat przelewu wygląda nieco inaczej, ponieważ zamiast numeru faktury należy wprowadzić słowo „zaliczka”. Dzięki temu nabywcy mogą regulować zaliczki przed wystawieniem faktury zaliczkowej, na podstawie dokumentu pro forma, wykorzystując w tym celu środki ze specjalnego rachunku VAT.

Jak uwolnić środki z rachunku VAT z uwzględnieniem zmian SLIM VAT 2?

Umożliwienie zapłaty z rachunku VAT zobowiązań z tytułu podatku PIT, CIT oraz ZUS niewątpliwie wpłynęło na poprawę płynności finansowej przedsiębiorców. Niemniej jednak nadal borykają się oni z trudnościami związanymi z wprowadzeniem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności i zasadami związanymi z jego stosowaniem.

Jeżeli w danym banku nie jest prowadzony inny rachunek VAT, zgromadzone na nim środki zostaną przetransferowane przez bank na:

• rachunek rozliczeniowy powiązany z rachunkiem VAT na podstawie postanowienia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego, przy czym postanowienie to wydawane jest w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika. W związku z tym podatnik powinien wcześniej zaplanować zamknięcie rachunku rozliczeniowego, aby uzyskać postanowienie przed likwidacją rachunku,
• na prowadzony w tym samym banku wyodrębniony rachunek techniczny służący identyfikacji posiadacza rachunku VAT – jeżeli na dzień rozwiązania umowy rachunku rozliczeniowego, dla którego prowadzony jest ten rachunek VAT, podatnik nie posiada postanowienia naczelnika urzędu skarbowego o uwolnieniu środków.

Specjalny rachunek VAT a split payment – podsumowanie

Wprowadzenie mechanizmu podzielonej płatności niewątpliwie miało na celu zapobieganie oszustwom i uszczelnianie systemu podatkowego w Polsce. Dla wielu podatników oznacza to zmniejszenie kontroli nad posiadanym stanem pieniędzy, którymi mogą dysponować w obrocie gospodarczym ze względu na to, że nie mają swobodnego dostępu do całej kwoty brutto z zawieranych transakcji. Na skutek zmian wprowadzonych w pakiecie SLIM VAT 2 i niedługo (od 1 lipca 2023 roku) w pakiecie SLIM VAT 3 dysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunku VAT jest prostsze dla przedsiębiorców niż w chwili wejścia w życie przepisów dotyczących obowiązkowego split payment. Nie jest wykluczone, że ustawodawca będzie w dalszym ciągu roszerzał katalog opłat i zobowiązań podatkowych które podatnicy będą mogli regulować wykorzystując środki zgromadzone na specjalnym rachunku VAT.