Poradnik Przedsiębiorcy

Specjalny rachunek VAT a split payment - warto wiedzieć!

Wraz z wejściem w życie przepisów wprowadzających mechanizm podzielonej płatności od 1 lipca 2018 r. przedsiębiorcy stali się posiadaczami dodatkowego rachunku bankowego, jakim jest specjalny rachunek VAT. Dotychczas podatnicy posiadali jeden rachunek płatniczy, który wykorzystywali do regulowania zawieranych transakcji. Czy sposób funkcjonowania specjalnego rachunku VAT będzie analogiczny do zwykłych rachunków bankowych? Sprawdźmy!

Co to jest split payment?

1 lipca 2018 r. został wprowadzony nowy sposób regulowania zapłaty przez nabywców. Jest to mechanizm podzielonej płatności, czyli tzw. split payment, który polega na zapłacie zobowiązania z wykorzystaniem komunikatu przelewu, dzięki czemu zapłata za fakturę zostaje podzielona, a tym samym:

  • kwota netto faktury wpłacana jest na zwykły rachunek rozliczeniowy sprzedawcy (lub może być rozliczona gotówką);

  • kwota podatku VAT wykazana na fakturze jest wpłacana na specjalny rachunek VAT.

W związku z tym każdy przedsiębiorca posiadający firmowe konto bankowe zyskuje dostęp do specjalnego rachunku VAT powiązanego z jego kontem. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy dany przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, czy jest czynnym podatnikiem VAT.

Dodatkowo od 1 listopada 2019 r. split payment zastąpił mechanizm odwrotnego obciążenia, stając się obowiązkowym sposobem płatności w przypadku, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

  1. wartość brutto faktury wynosi co najmniej 15 tys. zł;

  2. przynajmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15 ustawy o VAT;

  3. sprzedawca oraz odbiorca są podatnikami (transakcja B2B, niezależnie od tego, czy nabywcą jest podatnik VAT czynny czy zwolniony).

Pomimo wprowadzenia obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorcy, których obowiązek ten nie obejmuje, mają nadal możliwość dokonywania zapłaty, wykorzystując split payment dobrowolnie.

Co więcej, zgodnie z art. 108a ust. 1 ustawy o VAT, split payment może być wykorzystany wyłącznie przez nabywców, którzy otrzymali fakturę kosztową z wykazaną kwotą podatku. Oznacza to, że na specjalny rachunek VAT mogą dokonywać zapłaty tylko nabywcy, którzy dokonali zakupu od polskiego podatnika VAT niekorzystającego ze zwolnienia z VAT.

Specjalny rachunek VAT – kwestie formalne

Specjalny rachunek VAT zostaje otworzony przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe dla każdego podatnika posiadającego rachunek rozliczeniowy, bez zawierania dodatkowych umów z posiadaczami dotychczasowych rachunków rozliczeniowych i kont w SKOK-ach. Podatnicy mogą ponadto złożyć do banku lub SKOK-u wniosek o założenie jednego rachunku VAT dla kilku posiadanych rachunków rozliczeniowych.

Specjalny rachunek VAT nie jest zakładany do kont prywatnych, tzw. ROR-ów, o czym więcej w artykule: Przelew split payment na rachunek osobisty.

Dodatkowo specjalny rachunek VAT zostaje utworzony wyłącznie do rachunków prowadzonych w polskiej walucie, czyli w złotówkach. Oznacza to, że nie ma możliwości regulowania płatności z wykorzystaniem split payment w walucie obcej. Jednak w sytuacji, gdy transakcja objęta jest obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, a faktura wystawiona została w walucie obcej, nabywca zobowiązany jest do wykonania dwóch przelewów: 

  • wykazanej na fakturze w złotówkach wartości podatku VAT z wykorzystaniem komunikatu przelewu,

  • kwoty netto z faktury w walucie obcej, na rachunek walutowy sprzedawcy lub poprzez rozliczenie jej w inny sposób.

Przykład 1.

Pan Łukasz prowadzi biuro projektowe i wykorzystuje w tym celu swój prywatny rachunek bankowy. W kwietniu 2020 r. zakupił usługi, które zostały wymienione w załączniku 15 ustawy o VAT, a wartość faktury wynosiła 20 000 zł brutto. Czy w związku z tym, że nie posiada on rachunku rozliczeniowego, pan Łukasz ma obowiązek dokonania zapłaty z wykorzystaniem komunikatu przelewu?

Tak, w takiej sytuacji pan Łukasz powinien niezwłocznie założyć firmowy rachunek rozliczeniowy, do którego bank automatycznie otworzy specjalny rachunek VAT. Dzięki temu pan Łukasz będzie mógł dokonać zapłaty zgodnie z obowiązkiem uregulowania należności z wykorzystaniem split payment.

Zgodnie z art. 62a ust. 7 ustawy Prawo bankowe otwarcie i prowadzenie rachunku VAT nie może być związane z dodatkowymi opłatami i prowizjami. Oznacza to, że posiadanie specjalnego rachunku VAT jest dla przedsiębiorców całkowicie bezpłatne. Warto jednak zaznaczyć, że do rachunku VAT nie są wydawane instrumenty płatnicze takie jak karty płatnicze.

Specjalny rachunek VAT - wpłaty i wypłaty

Przepisy nie wykluczają możliwości oprocentowania środków pieniężnych zgromadzonych na specjalnym rachunku VAT, co wynika bezpośrednio z art. 62a ust. 8 ustawy Prawo bankowe.

Wpłaty i wypłaty środków ze specjalnego rachunku VAT

Wszystkie środki zgromadzone na specjalnym rachunku VAT są własnością posiadacza rachunku, czyli przedsiębiorcy. Kwestie związane z wpłatami dokonywanymi na specjalny rachunek VAT zostały uregulowane w art. 62b ust. 1 ustawy Prawo bankowe, zgodnie z którym na rachunek VAT może wpłynąć wartość:

  • podatku VAT wykazana na wystawionej fakturze sprzedaży oraz fakturze korygującej;

  • podatku VAT pochodząca z innego rachunku VAT z tego samego banku należącego do tego samego podatnika;

  • zwrotu podatku VAT.

Dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku VAT ograniczone jest również przepisami ujętymi głównie w art. 62b ust. 2 ustawy Prawo bankowe, w którym zostały dokładnie wymienione sytuacje, kiedy posiadacz rachunku może dokonać przelewu zmniejszającego stan środków na tym rachunku.

Specjalny rachunek VAT może być obciążony w celu:

  • dokonania zapłaty całości lub części kwoty podatku VAT z otrzymanej faktury;

  • zwrotu kwoty podatku VAT wynikającego z faktury korygującej wystawionej na rzecz nabywcy;

  • uregulowania zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji VAT oraz odsetek podatkowych z tytułu niedopłaty podatku VAT;

  • uregulowania zobowiązania podatkowego z tytułu podatku PIT lub CIT oraz odsetek podatkowych za zwłokę;

  • zapłaty składek ZUS;

  • zapłaty podatku akcyzowego;

  • zapłaty należności celnych;

  • zapłaty zobowiązania podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych;

  • dokonania przelewu kwoty podatku VAT, jaka błędnie wpłynęła na specjalny rachunek VAT na rzecz faktycznego dostawcy towarów – jest to sytuacja, w której właściciel rachunku VAT otrzymuje zapłatę za fakturę, której nie jest wystawcą (pomyłka po stronie nabywcy);

  • dokonania przelewu zwrotnego kwoty VAT na rzecz nabywcy w przypadku nienależnie otrzymanej płatności;

  • dokonania przelewu pomiędzy specjalnymi rachunkami VAT tego samego posiadacza rachunków;

  • przekazania kwoty VAT na rachunek wskazany przez naczelnika US w postanowieniu dotyczącym uwolnienia środków zgromadzonych na rachunku VAT;

  • przekazania kwoty VAT na rachunek jednostki budżetowej;

  • realizacji zajęcia na podstawie administracyjnego tytułu wykonawczego, dotyczącego egzekucji należności z tytułu podatku VAT.

Od 1 listopada 2019 r. oprócz uregulowania zobowiązania podatkowego z tytułu VAT środkami pochodzącymi z rachunku VAT można dokonywać zapłaty za PIT, CIT i ZUS, o czym więcej w artykule: Zapłata za PIT i ZUS z rachunku VAT – czy to możliwe?.

Zbiorcze płatności ze specjalnego rachunku VAT

Od 1 listopada 2020 r. możliwe jest dokonywanie zbiorczych płatności, tzw. paczek przelewów, z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Aby skorzystać z tej opcji, konieczne jest łączne spełnienie kilku warunków:

  • komunikat przelewu obejmuje faktury wyłącznie od jednego dostawcy;

  • w komunikacie przelewu kwota VAT podana została jako suma podatku VAT z tych faktur;

  • paczka obejmuje faktury wystawione w tym samym okresie, który nie może być krótszy niż 1 dzień ani dłuższy niż 1 miesiąc;

  • w komunikacie przelewu pole przeznaczone na podanie numeru faktury zostaje wypełnione poprzez podanie okresu jakiego dotyczą faktury.

Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi z 23 grudnia 2019 r. w sprawie stosowania mechanizmu podzielonej płatności, jeżeli nabywca zdecyduje się na wykonanie zbiorczej płatności poprzez split payment, ma on obowiązek zapłaty tym sposobem wszystkich faktur od danego dostawcy zawierających się w okresie wskazanym w komunikacie przelewu bez względu na to, czy faktury te obejmuje obowiązkowy split payment, czy nie.

Zapłata zaliczek środkami ze specjalnego rachunku VAT

Ustawodawca umożliwił przedsiębiorcom dokonywanie zapłaty zaliczek z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. W takiej sytuacji wypełniony komunikat przelewu wygląda nieco inaczej, ponieważ zamiast numeru faktury należy wprowadzić słowo „zaliczka”. Dzięki temu nabywcy mogą regulować zaliczki przed wystawieniem faktury zaliczkowej, na podstawie dokumentu pro forma, wykorzystując w tym celu środki ze specjalnego rachunku VAT.

Nie ma możliwości zapłaty zaliczek poprzez zbiorcze płatności, ponieważ ta opcja dotyczy wyłącznie transakcji udokumentowanych fakturą, a pro forma nie jest dokumentem księgowym stanowiącym fakturę. Więcej o płatności zaliczek w mechanizmie podzielonej płatności w artykule: Zaliczka w podzielonej płatności – czy to w ogóle możliwe?.

Jak uwolnić środki z rachunku VAT?

Umożliwienie zapłaty z rachunku VAT zobowiązań z tytułu podatku PIT, CIT oraz ZUS niewątpliwie wpłynęło na poprawę płynności finansowej przedsiębiorców. Niemniej jednak przedsiębiorcy nadal borykają się z trudnościami związanymi z wprowadzeniem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności i zasadami związanymi z jego stosowaniem.

W celu zachowania płynności finansowej podatnicy mają możliwość złożenia wniosku o dokonanie przelewu środków zgromadzonych na rachunku VAT na zwykły rachunek bankowy, który wykorzystywany jest w celu prowadzenia działalności. Naczelnik urzędu skarbowego ma 60 dni od dnia złożenia takiego wniosku na wydanie postanowienia w sprawie.

W projekcie Tarczy Antykryzysowej 2.0 znalazł się zapis o skróceniu terminu wydania postanowienia z 60 dni do 3 dni. Udogodnienie to jednak nie weszło w życie. Jak czytamy w odpowiedzi na interpelację poselską nr 4788 z 7 maja 2020 r.:
(...) czas kryzysu to moment, w którym oszuści podatkowi mogą chcieć wykorzystać zaistniałą sytuację. Nie można zatem rezygnować bezwarunkowo i dla wszystkich z wypracowanych narzędzi uszczelniających. (...) Co prawda ustawowy termin rozpatrzenia wniosku wynosi 60 dni, jednak jak wynika z ostatnich danych płynących z organów podatkowych, średni czas rozpatrzenia wniosku jest kilkukrotnie krótszy”.

Specjalny rachunek VAT a split payment – podsumowanie

Podsumowując, wprowadzenie mechanizmu podzielonej płatności niewątpliwie miało na celu zapobieganie oszustwom i uszczelnianie systemu podatkowego w Polsce. Dla wielu z podatników oznacza to zmniejszenie kontroli nad posiadanym stanem pieniędzy, którymi mogą dysponować w obrocie gospodarczym – zwłaszcza w sytuacji, gdy jeden przedsiębiorca posiada kilka rachunków bankowych w różnych bankach.