Poradnik Przedsiębiorcy

Błędy w przelewach split payment - jak ich uniknąć?

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego split payment dla towarów i usług wyszczególnionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT pojawiło się wiele wątpliwości i pytań wśród osób prowadzących działalności gospodarcze. Skomplikowane przepisy i nierozwiązane kwestie sprawiają, że często przedsiębiorcy nie wiedzą, kiedy muszą zastosować mechanizm podzielonej płatności. Co więcej, odpowiedzialność nabywcy, który nie dokona zapłaty przy użyciu split payment, nawet w przypadku gdy sprzedawca na fakturze nie dodał adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, budzi obawy osób prowadzących firmy. Wszystkie kwestie dotyczące nowych regulacji prawnych (kogo dotyczą zmiany, jakie grożą sankcje za niestosowanie obowiązkowego split payment, sposoby na uniknięcie odpowiedzialności itd.) zostały szczegółowo omówione w innych artykułach, w niniejszym przedstawimy błędy w przelewach split payment.

Dla kogo mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy?

Od 1 listopada 2019 r. stosowanie mechanizmu podzielonej płatności stało się obowiązkowe dla towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Do transakcji objętych obligatoryjnie split payment należą między innymi: zakup części do samochodu czy sprzętu elektronicznego w przypadku, gdy wartość transakcji jest równa co najmniej 15 000 zł brutto. Faktura, na której przynajmniej jedna pozycja dotyczy zakupu objętego obowiązkowym split payment powinna w całości zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności, nawet wtedy, gdy sprzedawca nie umieści na niej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” (MPP). Split payment stosuje się wyłącznie do transakcji dokonywanych przelewem w złotych polskich na rzecz innych podatników VAT.Art. 108a ust. 1A ustawy o VAT
„Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności”

Split payment a błędna kwota VAT w komunikacie przelewu

W razie pomyłki nabywcy przy dokonywaniu płatności w kwocie podatku VAT i wpisaniu większej wartości tego podatku niż to wynika z faktury, nie ma możliwości zwrotu części należności z rachunku VAT. W praktyce oznacza to, że w razie wskazania w komunikacie przelewu zbyt wysokiej kwoty podatku na rachunek VAT, przedsiębiorca dokonujący zapłaty może jedynie porozumieć się ze sprzedawcą i w ten sposób odzyskać nadpłaconą kwotę VAT. Dostawca musi jednak wykonać przelew ze standardowego rachunku rozliczeniowego, nie może bowiem zwrócić nabywcy nadpłaty VAT z rachunku VAT. Banki nie weryfikują prawidłowości obliczenia kwoty podatku VAT wskazanej w komunikacie przelewu, dlatego przedsiębiorcy zlecający przelewy w systemie podzielonej płatności powinni zwracać szczególną uwagą na wpisanie odpowiednich kwot. Wpłata większej wartości podatku VAT w systemie split payment niż to wynika z faktury nie ma wpływu na uszczuplenie podatkowe, podatnikowi nie grożą zatem sankcje karno-skarbowe z tego tytułu.

Zwrot środków z konta VAT jest możliwy jedynie w przypadku, gdy zapłacona kwota jest prawidłowa, a do faktury została wystawiona faktura korygująca. Sprzedawca ma wówczas prawo zastosowania split payment przy zwrocie pieniędzy – zamiast NIP-u dostawcy należy wpisać NIP nabywcy i zlecić płatność w mechanizmie podzielonej płatności.

Zapłata na rachunek VAT błędnej kwoty i inne błędy formalne

Trzeba mieć na uwadze, że banki nie mają możliwości sprawdzenia prawidłowości zawartych przez podatnika kwot w komunikacie przelewu, co oznacza, że wpisanie błędnej kwoty w zleceniu przelewu implikuje zrealizowanie płatności we wskazanej kwocie. Jeżeli zatem nadawca popełni błąd i wskaże błędną kwotę brutto, inną niż ta wynikająca z faktury, to w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem wydaje się zwrot przelewu z adnotacją o niepoprawnych wartościach przez sprzedawcę i wystąpienie z prośbą do kontrahenta o zlecenie kolejnego, prawidłowego przelewu środków.

Przepisy o split payment w żaden sposób nie odnoszą się do błędów formalnych popełnionych przez nadawców, takich jak np. numer faktury czy NIP sprzedawcy. Z uwagi na brak regulacji prawnych o ewentualnych sankcjach za zawarcie nieprawidłowych danych formalnych w komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności, nie przewiduje się żadnych prawnych konsekwencji z tego tytułu.

Błędy w przelewach split payment - płatność na konto innego podatnika

W przypadku, gdy na nasze konto firmowe przez pomyłkę wpłyną środki, które powinny zostać przelane na inne konto bankowe niż konto odbiorcy, mamy obowiązek zwrócić przelew nadawcy lub przelać środki pieniężne do właściwego odbiorcy (o ile jest nam znany). W razie zlecenia przelewu na rachunek innej firmy niż wskazana na fakturze należy zwrócić się z prośbą o zwrot pieniędzy do podmiotu, który otrzymał przelew. Jeżeli podatnik nie dokona zwrotu środków, staje się odpowiedzialny solidarnie za nienależnie otrzymany podatek VAT, a wartość ewentualnej sankcji zależy od wysokości kwoty podatku VAT, który w wyniku błędu wpłynął na konto przedsiębiorcy i nie został zwrócony nadawcy. Płatność przy zastosowaniu mechanizmu split payment zrealizowana na rzecz innego podatnika niż ten wskazany na fakturze oznacza odpowiedzialność solidarną podatnika, który otrzymał nienależny mu przelew środków oraz dostawcy towarów lub usługodawcy.Art. 108a ust. 5 i 6 ustawy o VAT
„W przypadku gdy płatność zostanie dokonana w sposób określony w ust. 2 na rzecz podatnika innego niż wskazany na fakturze, o której mowa w ust. 3 pkt 3, podatnik, na rzecz którego dokonano tej płatności, odpowiada solidarnie wraz z dostawcą tych towarów lub usługodawcą za nierozliczony przez dostawcę towarów lub usługodawcę podatek wynikający z tej dostawy towarów lub tego świadczenia usług do wysokości kwoty otrzymanej na rachunek VAT.
Odpowiedzialność solidarna podatnika, o którym mowa w ust. 5, jest wyłączona w przypadku dokonania przez tego podatnika płatności na rachunek VAT dostawcy towarów lub usługodawcy wskazanego na fakturze, o której mowa w ust. 3 pkt 3, albo zwrotu otrzymanej płatności na rachunek VAT podatnika, od którego otrzymano tę płatność, niezwłocznie po powzięciu informacji o jej otrzymaniu, w kwocie otrzymanej na rachunek VAT”.

Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności a prywatny rachunek bankowy

Przedsiębiorcy nie mają możliwości zrealizowania przelewu w systemie split payment na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (ROR). Jeśli nabywca zleci przelew w systemie podzielonej płatności na prywatny rachunek bankowy sprzedawcy, płatność nie zostanie zrealizowana, a środki w całości wrócą do nadawcy.

Przelew na konto VAT – czy to możliwe?

Płatności nie dokonuje się bezpośrednio na subkonto VAT. Taki przelew zostanie odrzucony przez bank. Oznacza to, że zapłata w systemie podzielonej płatności powinna zostać zrealizowana z wykorzystaniem specjalnie przygotowanego do tego celu przez bank komunikatu przelewu.